互联网+背景下档案信息化建设研究

刘忠华

摘 要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着科技水平的蓬勃发展，信息技术已经在各个行业都得到了普遍的应用，档案管理也步入了新的征程。档案不仅是数据的集合，也充分的反映了社会发展的历程，是社会发展的缩影。必须通过科学的方法来加强对这些档案的收集、管理和开发利用，确保这些档案能够更好的发挥其自身的价值。本文就互联网+背景下档案信息化建设展开探讨。

关键词：“互联网+”;档案信息化;建设体系

信息技术发展，互联网+时代到来。对于事业单位而言，档案管理是重要的内容，其涉及到的内容多，在信息化建设领域中也获得了一定的成就，但是由于各种因素的影响，档案信息化建设还不是很成熟，存在诸多需要改进和优化的地方。互联网+背景下，事业单位的档案信息化建设有了好的发展机遇，同时也面临着更大的挑战，为此必须要从多个方面入手，提高档案信息化建设的质量水平，为事业单位以及社会发展提供动力支持。

1 档案信息化的意义

1.1 提升相关部门的业务能力

档案管理对于某个组织内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总，信息化能有效帮助各类组织人事部门的相关工作，对人员调整有着十分积极的作用。档案信息化对于相关人员的业务实操也有着至关重要的作用。政府制定政策最直接的参考依据就是历史档案，通过档案里的案例，了解社会的变迁以及各类政策的优劣，能有效的协助当下进行决策。因此，档案信息化能大大缩减政府人员查询历史档案的时间，更重要的是，能做到案例重现和不断积累，对政府的业务水平提升有着不可替代的作用。

1.2 提高档案利用率

档案信息化将档案管理方式从档案的保管和利用转变成档案的信息化采集、管理和服务，档案信息得到了科学的配置，进而使档案信息可以进行多地方、多层次的利用，让档案信息得到充分的利用，实现档案工作为企业生产、经营和管理提供优质高效利用服务，助力企业成长的目的。

1.3 节约成本且安全

档案信息化节省了大量的空间，也节约了大量的人力和物力资源。这些资源的节省将成本大大地削弱，能够将更多的资金用于基础建设。此外，纸质档案的记载及保存都受到相关人员以及物理条件的制约，试想，若有一场大火发生，纸质档案的损失之大，而档案信息化则在一定程度上避免了这些危险事故的影响。

2 互联网+背景下事业单位档案信息化建设策略

2.1 建立档案资源服务体系

在互联网环境中，档案信息化建设体系的实现要建立档案资源服务体系，重新定位自身职能。一方面档案管理部门的传统业务模式要围绕新时期进行数字化需求快速转型，运用信息技术打造全新的档案管理服务机制，例如，开放性的资源数据库、移动客户端等。另一方面，档案管理要结合元数据规范对档案资源深度开发，基于用户需求进行构建档案资源服务体系，形成特色化服务模式。在档案资源服务体系建设过程中，要考虑不同使用者的档案资源需求，促进档案管理与使用者成良好、开放的互动生态。

2.2 优化软件配置，完善硬件设施

要确保高效地促进档案信息化建设，除了对档案人员与制度等方面的要求外，还要对软、硬件设备的质量有较高的要求。信息化建设需要配置稳定性、可升级性以及强大的检索功能先进的软件系统，来实现信息资料的多条件搜索。目前，可以通过购买正规的软件产品，也可以根据自身需要进行独立开发或者业务外包。档案数字化管理中的硬件设施主要是高性能的计算机，其存储量和保存稳定性必须要有保证。还应当根据国家对电子档案的格式和保存方式发布的统一规范，购置硬件设备，以免造成软、硬件的冲突。

2.3 实现档案网络化建设

在互联网+的推动和影响下，档案信息化建设还需要具备良好的网络信息共享模式，利用网络以及技术手段整合共享数据资源，建立整体、系统、完善的档案信息资源模式，整合相关资源，提高档案信息的共享性，逐步实现其整体化、网络化的发展建设。建立全国性的网络模式共享事业单位的资源。当前社会中，互联网+是发展的必然趋势，在档案信息化建设中要保证网络技术手段的有效应用，同时拓宽档案工作的覆盖面，扩大其影响力，使档案信息化建设的质量水平得到提升。加强事业单位中不同部门的合作，顺利构建互联网+平台，对信息化建设系统进行规范，创新管理模式与手段，促使档案信息化建设工作有序开展。

2.4 档案信息化建设的评价

档案信息化建设是一项长期的系统工程，需要大量的人力、物力、财力等方面的投入，开展档案信息化建设综合评价的主要目的在于，发现其在实际应用过程中存在的缺陷和问题，对服务质量、结果、用户体验和评价等方面进行综合分析，建立档案信息化建设评价标准体系，逐步完善信息化建设，推动档案事业高质量发展。

2.5 加大资金投入

良好的档案管理设备是把该项工作落实好的基础条件。第一，提升档案管理工作的经费，严禁挪用。档案信息化管理虽然被归为档案管理部门的职责，但这并不意味着这项工作不需要其他部门的支持。应当加大经费投入，及时更新档案管理设备，以促进档案管理部门不断完善自己、提高自身的服务水平，提高工作质量与效率。第二，深入挖掘档案的价值。档案并不是数据的堆砌，作为记载相关资料的重要文献，档案从侧面反映了社会的发展，本身具有重大的应用价值，只是人们忽略了其作用，没有发现而已，因此，档案管理部门要深入挖掘档案的价值，促进档案资料发挥更大的作用。

3 结语

总之，档案信息化建设是新时代对档案工作的挑战，也给档案管理人员带来了机遇。越来越多的在线工具和存储软件的应用，让档案库房环境变得绿色、健康，让档案工作能发光发热，让档案事业更有影响力。然而档案信息化管理并不能完全代替传统的档案管理模式，面对档案信息化這一新鲜事物，其发展还不是很成熟，一旦计算机、网络出现漏洞，后果将是无法估计的。纸质档案已经经历了上千年的考验，而信息化档案还没有经历百年以上的考验。因此，传统档案和信息化档案在当前应相辅相成、取长补短、长期并存，才能确保档案工作持续发展，更好地服务于社会。

参考文献

[1]刘蓓.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理，2017（3）：45-18.

[2]徐丽伟.档案信息化管理的优势及安全问题[J].黑龙江科技信息，2017（15）：256.