档案管理工作中存在的问题与解决措施

有小楣

摘 要：档案资料是企业、事业单位、机关单位的重要信息资源，它记录了企事业单位与机关单位的成长，是各单位经营发展的重要参考资料。各单位将档案信息管理到位可以提升单位的竞争力，进而促进单位朝着体制健全、管理有善的方向发展。调查研究发现当前我国档案管理工作中存在着较多的问题，比如档案管理人员专业能力低下，档案管理技术落后以及档案管理制度不完善等。这些问题的存在给各单位的管理带来巨大障碍，制约着各单位的进步和发展。为此，本文立足单位档案管理工作，分析当前档案管理工作存在的问题，并根据存在的问题提出解决问题的措施，以期提高单位档案管理工作的能力，促进单位的进步和发展。

关键词：档案管理工作;管理能力;管理制度

1 档案管理工作中存在的问题

档案信息资料是单位发展过程中需要的资源，一个单位有了档案信息其才能发掘经营过程中存在的问题，从而能够及时解决存在的问题。调查研究发现各单位档案管理工作存在的问题主要有以下几点：

1.1 档案管理人员综合素质低下

随着社会经济的发展以及多媒体技术的不断提高，各单位档案管理已进入信息化时代，传统的档案管理方式已逐渐被淘汰。然而各单位的档案管理人员综合素质低下，专业能力弱，不能使用信息化的方式和手段进行档案管理，进而导致单位档案管理工作不能得到有效提高。调查研究发现有的单位由于管理人员稀缺，负责档案管理的工作人员并不是管理专业出身，他们仅了解档案管理的一些基本问题，对于档案管理过程中产生的其他问题不能有效解决。管理人员专业能力低下给单位档案管理带来诸多问题，影响了单位档案管理的效果。此外，单位档案管理人员信息专业能力欠缺，不会使用信息化手段管理档案，对于电子档案的收集、整理以及归档等都不了解，进而加大了单位档案管理的难度。

1.2 档案管理技术较为落后

新时代多媒体信息技术发展迅速，互联网多媒體已走进工作的各个方面，改变了人们工作的方式，当然对于档案信息管理工作也不例外。当前各单位档案信息管理方式方法较为落后，依然采用传统的档案管理方式，没有充分的借助互联网多媒体技术。档案管理方式方法的落后造成了单位工作效率的低下，不能满足单位未来的发展和进步。为此，在今后的发展过程中单位一定要不断优化档案管理方式方法，借助多媒体技术管理档案信息。

1.3 档案管理制度不完善

大部分的单位档案信息仅用于保存而没有得到充分、有效地利用，使档案信息不能发挥自身的作用和价值。档案管理人员在管理的过程中出现了管理不当，造成了档案记录不准确，归档不规范，收集不完整，借阅没有记录以及管理不严格等问题，这些问题的存在极大地影响了档案管理的有效性，使档案信息资源不能充分地发挥自身作用和价值。单位档案管理出现的问题归根在于单位没有健全的档案管理制度，或者是虽然出台实施了相关的档案管理制度但是制度没有得以落实，进而导致档案管理工作人员不能有序地开展相关工作。

2. 提升档案管理工作的方法措施

通过上文叙述可知，当前我国部分单位的档案管理存在诸多问题，问题的存在影响了单位的经营和发展，为此根据存在的问题提出相应的解决方法和措施。

2.1 提升档案管理人员的综合素质

鉴于单位档案管理存在问题，要想提升单位档案管理能力和水平就必须提升档案管理人员的综合素质。作为一名单位的档案管理人员要积极地进行学习，学习新的管理方法，新的档案管理思想。单位要定时的开展管理人员职业培训，将信息化的档案管理方式方法及时传达给管理人员，让档案管理人员能够利用信息化方式开展档案管理工作，进而提升档案管理的工作效率。其次，单位应当认识到档案管理工作的重要性，要让专业性的管理人员进行档案管理。专业化的档案管理人员负责档案管理能够使档案管理工作更加规范化，遇到专业性的问题能够及时的解答，提升档案管理的效率，使档案信息能够发挥自身的作用和价值。

2.2 创新档案管理的方式方法

当前互联网多媒体技术发展迅速，各个领域都充分利用先进的科学技术来提升工作的效率，当然单位要想提升档案管理的能力和水平也需要充分利用互联网多媒体技术，使档案管理更加科技化、信息化和智能化。首先，单位应当树立信息化档案管理的理念，在档案管理的过程中积极使用多媒体信息技术，将新型媒体利用到档案管理中。比如，单位可以建立档案信息库，将单位的档案材料根据材料的内容、作用以及应用领域分门别类，节省档案提取的时间。单位应该积极提倡档案电子存储模式，打破传统纸质存储的方式。电子存储不仅可以节省单位的资源，在一定程度上可以提升档案管理的工作效率，规范档案管理的方式方法，进而充分发挥档案的作用和价值，让档案信息资源能够促进单位的进步和发展。

2.3 推进信息档案管理的制度建设

单位档案管理是一项极为复杂的工作，它涉及的内容较多，关涉的部门较广，因此档案管理需要一套完善的制度来推进档案信息的管理。单位在推进档案管理制度建设的过程中应当立足单位自身的实际情况，根据自身的发展来推进制度建设。档案管理制度应当明确档案的整理方式方法，档案的管理要求，档案的借阅流程，档案的记录形式等，通过制定档案管理制度来规范档案的管理方式方法，使单位的档案管理更加规范化，进而使档案能够充分发挥作用和价值，对单位的进步和发展作出贡献。此外，单位也应当建立档案管理督查制度，对于一些违反档案管理的人员进行相应的处罚，进而规范档案管理人员的行为，提升档案管理工作的有效性。

3 结语

单位档案是单位经营发展过程中的重要内容，它对于单位的进步和发展至关重要。通过查阅档案可以了解单位的具体情况，也便于单位查阅信息。但是我国当前部分单位在档案信息管理方面存在一定的问题，档案管理人员综合素质低下，档案管理方式方法落后，档案管理制度不健全等，这些问题的存在制约着单位的档案管理。为此，立足档案管理存在的问题，提出解决问题的方式方法，促进单位的进步和发展。

参考文献

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[2]宋斌玉，崔敏，马中青.浅谈档案管理工作中存在的问题与对策[J].现代国企研究，2016（04）.

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