浅谈医院档案管理分类工作的体会

蔡青 迟菲菲

摘 要：本文结合本单位档案分类的具体情况，分别从分类意义、分类原则、分类方案、分类创新等四个方面阐述了医院档案管理分类工作，得出档案分类对于档案管理以及提高医院管理层次具有十分重要的作用的結论。

关键词：医院;档案管理;医院档案

档案管理是医院管理的重要基础，做好档案管理的分类工作，对于提高医院管理层次和社会效益具有十分重要的作用。

1 医院档案分类意义

档案分类是一项极其重要的工作，是档案管理的核心、利用档案的前提以及提高行政工作效率的一种手段。

医院中以医疗工作为中心任务开展的一系列职能活动，具有其特定的工作内容和工作范围，这使得医院的档案形成过程具有较大的差异性。在立足医院职能、内部各系统及传统分类的基础上，设置相应数量的一级类目，比较符合医院档案的形成特点和形成规律，以此进行分类，将会使医院的档案分类更加科学，也更具实用性，对整个档案整理工作的组织和质量有重要的意义。档案的价值在于利用，只有对档案进行分类，才能体现出一个全宗档案之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。而且，就档案整理工作的程序而言，分类是首要任务，否则立卷、排列和编目等许多工作就难以进行。因此，做好科学的分类，无论对立卷归档，还是对档案室的案卷排放、档案的利用都有着直接的关系。

2 医院档案分类原则

保持档案间的内在联系是档案分类的基本原则，既有利于反映机关活动的历史过程，也易于档案的保管和利用。

根据《医药卫生档案管理暂行办法》《卫生档案管理暂行规定》《中华人民共和国档案法》等相关规定，医院档案的分类原则总体上要坚持组织、系统和历史分类原则。一方面，档案的分类要突出医院工作和医疗行业的活动特点，要把以医院的工作职能为纲作为医院档案分类的标准和依据，要结合档案形成的系统性、规律性和历史发展脉络，设置科学合理的类目体系。另一方面，通过档案分类展现出医院在档案形成之时的医院内外部组织关系、组织原则，系统地展现出医院医疗、行政管理等各项活动的真实历史面貌。档案分类的全貌有利于确保医院档案的完整性、系统性，便于后期的高效管理和档案信息资源的开发利用。

3 医院档案分类方案

我院以医院全部档案实体作为分类对象，依据医院工作职能，结合档案构成的内容、特点进行统一分类，确定六个大类，即文书档案、科技档案、特殊载体档案、会计档案、病历档案、人事档案。二级类目则依据同样的标准进行划分。

3.1 文书档案

本院在各项医疗业务活动、职能管理中形成的、具有查考使用价值的、集中保管的各种纸质文件材料，是反映单位履行医院基本职责情况和历史面貌的真实记录。按各部门工作职能细分为党群类、行政类、业务类等。

3.2 科技档案

本院在科研、教育、医学工程、基础建设等工作过程中形成的，对医院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件、原始记录材料。又细分为科研项目、论文汇编、设备档案、基建档案等。

3.3 特种载体档案

医院或个人在社会活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录。由于载体的特殊性，虽然与相关主题内容的纸质档案密不可分，但在整理时为了便于保管和利用，应当单独进行分类整理和组成保管单位。根据制成材料的不同，又细分为声像档案（又分照片、磁介质、光盘档案等）、实物档案（又分奖牌、证书等）。

3.4 会计档案

医院在财务活动中形成的会计报表、会计账簿、会计凭证及其他会计资料。又划分为财务会计、基建会计、工会会计等。

3.5病历档案

医院形成的各种疾病的诊治记录。它体现医院的总体医疗水平，在医疗统计、科学研究、处理医疗纠纷等方面都起着重要的作用。病历以一个病人为单位构成保管单位，主要包括病史和诊断治疗记录、体格检查记录、检验科检查、中心实验室检查记录、护理记录及各种证明文件等材料。

3.6 人事档案

主要指医院干部职工及合同制职工档案，其工作程序按照人力资源保障部门的有关要求执行。

4 医院档案分类创新

随着医院每年的新计划、新任务的提出和完成，医院档案分类工作除了要不断进行修改、完善，还应继续不断创新。一是创新分类档案管理模式。不能止步于档案分类、收集、保管，而是要将各类档案资料按照相关专题进行编研，充分发挥价值内涵，为医院持续发展提供支持和保障。二是创新分类档案服务手段。随着多媒体、互联网、物联网技术的应用，医院档案分类日益表现出数字信息化的发展趋势。这就需要善于利用先进的信息化技术手段，将各个类别的传统档案材料转化为视频、音频或图像等，让档案以多样化的形式呈现在档案利用者面前，为档案利用者提供更优质的服务。

档案分类工作不仅是档案实体管理的一项重要内容，而且也是档案内容管理的一项关键性内容，直接关系到档案内容的组织质量和品质，关系到对相关人员业务活动规律和特征体系，以及档案资源中各种记录之间内在历史联系和逻辑关系的有效呈现。可以说，高质量的档案分类，是高品质的档案资源体系建设的必要保障，也是对档案内容中有价值的数据、信息、知识等进行顺利开发利用的必要前提。

参考文献

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