高校财务实行网约报销的优势、衍生的问题及对策

陈 琳

随着教育经费加大投入、科研经费加速增长、日常管理多校区运行，高校财务报销业务量也日益增大。传统模式下报销人员在报销大厅排队等待接单，前台审核人员接单后既要审核原始票据，又要审核审批手续，手工录入相关信息编制记账凭证后报销人员才能离开，事后复核人员如果发现其他不合规的问题还要报销人员来回往返修改。一方面报销人员排队等候时间长、满意度低，另一方面财务人员工作量大、效率低。在互联网发展和财务信息化变革的新形势下，部分高校开始改变财务传统报销模式开始实行网上预约报销系统；网约报销逐渐成为全面各地高校财务报销的主流趋势，并逐步替换传统窗口现场报销得到全面应用推广。

一、南京工业大学全面网约报销模式

南京工业大学通过多年的窗口排队报销模式后，于2016 年5 月推行网上预约“无等候”报销模式，并在2018 年4 月1 日起全面实行网上预约报销模式。全面网约后开设3 个网约接单窗口，专门安排4 个制单人员在后台做账，对无法网约的内部转账、退押金、借住院费等特殊业务可在任何一个窗口快速办理2018 年年底日接单量最高达1500 笔，在实行全面网约过渡期还保留1 个窗口排队现场审核制单。报销人员将报销单提交接单窗口初审后即可离开，制单人员在后台做账后出纳直接将钱支付给预约的银行账户，单据处理的速度和准确性极大的提升。相对每天限号200 号并叫号排队报销的模式，减少了报销大厅的人流量，缩短了报销人员排队等候的时间，提高了财务人员的接单和制单效率。

南京工业大学依托由财务查询系统、网约报账系统、网约授权系统、物流管理系统、财务管理系统、酬金管理系统、无现金支付系统和国库支付系统构成的财务信息化平台，全面实行网上预约报销模式。第一，高级财务平台。针对报销人员的开放的系统，由财务查询、网约报账、网约授权系统组成。主要功能包括网上填报、修改、撤销和打印报销单，查看明细信息、查看报销物流，管理员授权无限额经办人和限额经办人网约报销，查询项目到款、酬金、项目余额等。第二，物流管理系统。主要功能是通过扫描单据条形码进行报销单接收、分配、退回和查询。第三，财务管理系统，主要功能是报销单转入、酬金转入后自动录入凭证，修改、查询和复核凭证，付款信息输出至无现金支付系统和匹配国库支付系统，项目查询和管理等。第四，酬金管理系统。主要功能是对劳务酬金报销单进行酬金审核、删除，酬金输出至无现金支付系统，对人员酬金信息进行查询等。第五，无现金支付系统。主要功能是银校直联按凭证付款和酬金批量支付，银行收支明细查询、支付失败处理、账户管理等。第六，国库支付系统。主要功能是在下达的项目中申请用款计划、在用款计划额度内申请支付，生成支付凭证并提交银行，查询付款信息，打印国库付款回单等。

财务信息化管理下全面网约报销实现了基础数据采集信息化、单据流转系统化、会计核算智能化、资金结算电子化。网上预约具体报销模式：报销人员整理好票据后登录网约报销系统→申请报销单→填写相关信息并提交→选择预约时间地点→打印报销单→报销单签字盖章→报销单投递报销窗口→接单人员初审→通过物流管理系统接单并分配→制单人员通过酬金管理系统转入酬金、通过财务管理系统导入单据并制单→审核人员复核凭证→出纳人员通过无现金系统和国库系统进行付款（具体报销流程见图1）。

图1 南京工业大学网上预约报销流程图

二、高校财务实行网约报销模式的优势

（一）单据填写、票据递交更简便

网约报销系统中设置了“日常报销”、“国内旅费业务”、“暂借款业务”、“劳务酬金及奖助业务”四个业务大类，报销人员可以随时登录系统按票据类型申请报销单。每个费用项都有详细说明和报销要求，报销人员只需按照票据类型填入金额，通过录入工号或姓名自动匹配银行卡号，如有未冲销的借款，在申请报销时系统还能自动提示，这使报销人员填写单据更为简单明了。票据递交也更为方便，不需要报销人员排队等候。打印出来的报销单签字盖章审批后与原始票据一起递交财务接单窗口初审扫描后报销人员即可离开，报销大厅人流量减少，报销速度和服务满意度大幅度提高。

（二）项目使用、资金结算更安全

网约报销模式下项目经费预算同步控制，项目负责人或被授权网约人员能够在可用余额和费用项额度内随时进行预约，预约后资金实时冻结，避免了报销制单时项目余额不足的问题。项目负责人能全面监管经费，可以实时查询可用余额、冻结情况、往来情况，授权网约经办人等。项目使用必须由项目负责人或者被授权的经办人操作，能够有效避免项目经费报销他人冒领冒用的现象。网约报销后现金网上预约报账系统与财务管理系统、无现金和国库支付系统进行了连接，报销单转入通过制单和复核后，资金直接支付给网约的银行卡中，有效避免了资金漏付、重付、错付的风险。

（三）会计核算、内部管理更高效

网约报销模式下费用项目、摘要、金额和银行账户等信息由报销人员在网上自主录入，在制单时能根据报销人员填报的报销单转入自动生成记账凭证。报销单由接单窗口统一接单、平均分配、后台集中做账，报销业务实现流水化作业。涉及国库资金的经费制单时能直接匹配国库系统的对应项目，出纳人员不需选择录入相关信息，只需要进行核对后进行提交，提高了会计核算的效率和准确度。通过物流系统扫描条码接单和分配报销单，实时跟踪报销单的进度，报销人员在网上系统中能随时查询接单、分配、复核、支付等步骤。项目经费的开支明细、资金流向全程电子化，为项目结算、财务审计、决算提供了基础，也提升了财务内部管理水平。

三、高校财务实行网约报销衍生的问题

（一）系统设计不完善，更新维护不及时

首先，网约系统申请报销单时，不同项目号必须分开预约，同一个项目号的不同业务大类如日常报销、暂借款不能同时预约，对私支付和对公支付的单据也不能同时预约，增加了网约填单的时间和难度。其次，修改报销单或更改预约时间会产生新的预约号替换掉原来的预约号，必须重新打印报销单递交财务，报销人员往往容易遗忘。最后，实行新的政府会计制度后财务管理系统设置了收支类型和经济科目，网约系统模板内容的更新和维护不及时，报销单转入后无法自动生成正确的凭证，报账人员在网约时往往对“办公费”、“材料费”、“设备费”等费用项区分不准确，制单人员需要大量修正，这样反而增加了工作量、降低了业务处理的效率。

（二）报销单发现问题滞后，增加退单风险

实行网约报销后，接单窗口对报销单的经费使用范围、审批签字和发票现场进行初审，但是对发票的金额不进行计算核对。报销金额与发票金额不一致、电子发票未签字承诺、材料发票未附明细、住宿费超标等问题往往传递到制单或复核人员时才被发现，发现问题滞后导致接单人员需要通过电话重新联系报销人员修改，整个单据的报销时间就延长了。对于无法报销的票据要退回报销人员，物流系统要进行退单操作，报销人员如果没有及时去报销大厅将其领回，退单过程中存在票据丢失的风险，进一步引发财务人员和报销人员之间的矛盾。

（三）财务报销存在淡旺季，不能体现网约报销的优势

高校财务一般每学期开学前以及寒暑假财务报销人流量少，处于报销淡季；全面网约过渡期保留的1 个非网约报销窗口和网约报销窗口的业务量差别较小，非网约报销窗口不需排队可以直接现场做账后付款，而网约报销的单据需要报销人员在网上录入信息由接单人员分配后做账，付款时间也相应靠后。每年年底12 月份和1 月份，财务关账前、开账后报销处于旺季；随着全面网约的推行，网约报销的人数增加，网约报销窗口也需要进行排队，排队时间有可能超过非网约窗口。相比之下，不能体现网约报销的优势，降低报销人员网上预约积极性。

（四）签字审批没有电子化，延误报销时间

项目经费的报销，需要相关学院（部门）负责人签字审批、项目负责人签字、经办人签字，部分经费报销需要多个部门的领导签字审批、学院院长和副院长双签审批。签字审批过程会耗费报销人员大量的时间和精力，网约模式下报销人员还是和传统报销一样，报销人员无法在报账大厅现场预约后交单，需要将打印出来的报销单及所附的发票拿去找相关人员签字。如果其中一个人出差在外报销过程就会中断，必须等其回来签完字报销单才能递交到财务，可能延误报销时间，“签字难”的问题使得网约报销“无等候”的优势没有充分发挥出来。

四、高校财务网约报销的优化对策

（一）及时进行系统更新升级，提高系统安全性和稳定性

随着政府会计制度和个人所得税制度改革，高校财务管理系统的项目经费、经济科目等都进行了重新设置，对接的网约报销系统、酬金管理系统也需要进行更新升级。高校的财务系统一般是委托外部单位开发，在实际操作中遇到的新问题需要及时反馈给开发商，以便进一步修改程序，完善系统业务功能。同时，随着网约报销的全面推广，使用网约报销系统的教职员工也会越来越多，在相对集中的时间同时访问网约报销系统，需要强大的服务器准确进行存储、计算和传输财务数据。此外，通过下发详细的系统操作指南，安排专人进行系统的维护，加强项目授权用户权限管理控制，提高系统在使用过程中的安全性与稳定性。

（二）完善网上签字审批功能，实现经费审批电子化

为了解决网约报销“签字难”的问题，可以开发网约手机微信客户端，在系统中增加网上手写板签字审批功能。报销人员在网约系统中申请报销单、上传原始单据电子照片作为附件、选择审批人后，系统自动向审批人发出微信提醒。审批人不受时间和空间限制，随时登录系统可以查看相关的详细信息并进行电子签字和审批，线上和线下签字同样有效，对于紧急业务也能快速签批。票据电子化，系统中存储的报销单和原始发票扫描件等信息可以存入系统数据库作为电子档案进行保存，便于今后档案的查阅。经费审批电子化，能有效解决报销人员签字难的问题，节约了工作时间，提高了工作效率。

（三）加强财务报销知识宣传，全面推行网约报销

利用信息化手段加强财务报销知识宣传力度，通过学校财务网站、QQ 群、微信群、微信公众号等网络平台及时发布网约报销业务指南和新的规章制度等。成立“财务宣讲团”走进每一个学院开展报销宣传讲座活动，详细介绍常见经费科目报销和网上预约操作过程中的要点，对网约报销实际操作过程中的问题进行答疑。推行“学生报账员”和“科研财务助理”，对项目授权网约报销，协助科研老师办理科研经费报销工作，定期进行财务报销知识培训，提高了全校师生的网约报销普及率。采用倒逼机制不再开设传统排队报销窗口，进一步完善网约报销系统的业务功能，使其除了能预约日常报销外还可以预约校内转账、领取私托费等业务，加强接单窗口初审降低退单率，开发短信平台报销状态能及时通知报销人员，更好的推行全面网约报销。