办公自动化环境下医院档案管理研究

计晓丽

[摘 要]当前社会经济的发展非常迅速，各行各业的档案管理工作也逐渐趋向于自动化。这种管理模式提高了档案管理工作的效率，而且在进行管理的过程中，还可以对各项问题进行更好的解决。当前医院进行档案管理工作时，也开始根据时代的要求，对管理工作进行了相应的改变，因为医院的档案管理工作对于医院的日常经营活动有着非常重要的意义，在进行日常经营的过程中，提高对医院档案管理工作的重视程度，可以提高医院自身的管理水平和工作效率。文章就办公自动化环境下医院档案管理进行相关的分析和研究。

[关键词]办公自动化 医院 档案管理 分析

中图分类号：G271；R197.3 文献标志码：A

现代科技的不断发展，对社会各行各业都产生了一定的影响，尤其是计算机技术和互联网技术已经广泛应用到人民群众的日常生产生活中，创建了办公自动化环境。医院在进行档案管理的过程中，应用自动化管理模式，可以提高档案管理工作的效率，也可以更加方便地进行档案查找，进而提高医院的运行效率。但是因为办公自動化环境的建设还存在一定的问题，医院在进行档案管理的过程中存在一定的不足，需要对管理过程中的问题进行深入的分析，并且采取有效的措施来解决这些问题[1]。

一、医院档案管理工作的重要性

（一）提高医院运行效率

医院在运行的过程中，档案管理工作是非常重要的，其可以提高医院的运行效率，因为对于医院的日常医疗活动来说，很多医疗活动都需要通过档案管理工作的支持来进行，甚至有些重要的资料都存在档案中。档案的有效利用可以使医院在进行各项医疗活动的过程中更加准确，在进行一些重大疾病诊断时，更加快速，可以为患者带来更加优质的服务[2]。

（二）提高档案查找率

在进行档案管理的过程中，由于很多档案都是以纸质的方式存在的，所以查找档案时面临一定的困难。在现代科技的发展下，医院在进行档案管理工作时，可以应用现代化技术，来查找这些档案，还可以将纸质的档案材料转换为电子模式，让档案查找更加准确快速，而且在数据查找的过程中，还可以扩大搜索范围，使得档案的价值提高，日常经营活动更加便利[3]。

（三）提高档案管理工作的安全性

医院在进行档案管理工作时，应用自动化管理模式，可以提高档案管理工作的安全性。因为在进行档案管理的过程中，需要建立一个综合的系统，通过系统对各项档案进行管理，而且可以对档案进行备份，使得各项档案材料更加安全，避免因为一些意外导致材料的丢失，而且备份还可以对档案进行双重保障，能够延长管理寿命[4]。

二、我国医院档案管理工作现状

（一）管理人员能力不足

当前很多医院管理人员自身的能力不足，而且综合素质比较低。在进行档案管理工作的过程中，档案管理人员是非常重要的，但是有些医院在选用档案管理工作人员时，为了降低自身的成本，选用一些其他人员来兼职档案管理工作，这就导致档案管理工作的有效性大大降低。而且医院的领导层认为档案管理工作并不需要技术含量，在进行管理的过程中，仅仅是保证材料的安全就可以，并没有认识到档案管理工作的重要性。在办公自动化环境下，一些管理人员自身并不具备相应的专业知识，也不具备操作计算机的能力，无法做好档案管理工作[5]。

（二）缺乏完善的管理制度

当前医院在进行档案管理工作时，因为并没有重视这项工作，所以也没有建立一个完善的管理制度，导致各项管理工作比较混乱，在进行管理的过程中，无法发挥档案的有效作用。实际上，医院的档案管理工作比较复杂，会涉及各项内容，在进行管理的过程中，资料的数量也比较大，类型比较多，管理起来难度也比较大，很多资料都比较混乱，在进行资料查找的过程中，会耗费大量的时间和人力，因此降低了档案管理工作的工作效率，使得档案管理工作水平下降，严重影响了医院的日常经营活动[6]。

（三）管理工作技术水平比较低

当前很多医院在进行档案管理工作时，并没有融入现代科技，也没有进行信息化建设，很多医院的档案管理工作技术水平都比较低，无法实现信息化管理。实际上，自从办公自动化技术出现以来，档案管理已经进行了信息化建设，但是因为部分医院自身发展水平不足，在进行档案管理的过程中，对于信息化的认知程度不足，也没有进行相应的技术研发和设备选购，在进行管理的过程中会面临更大的困难。甚至在进行档案管理信息化建设时，无法提供相应的设备和技术，在建设的过程中会面临更大的困难，也无法达到预期的建设效果，这是制约医院档案管理发展的一个重要因素[7]。

三、办公自动化环境下医院档案管理措施

（一）加强对档案管理人员的培养，建立专业的管理团队

当前医院在进行档案管理工作的过程中，应该加强对管理人员的培养。首先要根据办公自动化建设需求来选用相应的管理人员，还需要对管理人员进行岗前培训，确保管理人员具备相应的管理知识和实践操作能力。因为在进行医院档案管理的过程中，涉及的内容比较繁杂，如果管理人员自身能力无法满足建设需求，就会影响档案管理工作水平。在进行人员培训的过程中，还需要提高管理人员的综合素质，需要培养管理人员的管理意识，建立一个科学有效的档案管理体系，对管理人员的行为进行约束。在进行人员选择的过程中，应该选择一些责任心比较强、学习能力比较好的人员，确保这些人员在进行管理的过程中能够不断地提升自己，能够根据时代的要求，更好地进行档案管理工作。其次，建立一支专业的管理团队，才能促进管理工作更好地发展，并且对管理过程中存在的各种问题更好地进行解决[8]。

（二）建立完善的档案管理制度

医院在进行档案管理工作的过程中，还需要建立一个完善的档案管理制度。首先，要提高对这项工作的重视程度，结合国内外的先进管理经验，根据实际管理情况，建立一个符合医院运行情况的档案管理制度，对管理人员的行为进行约束和管理，确保管理人员能够严格按照制度的要求来进行各项操作，才能更好地进行档案管理工作。其次，在进行制度建设的过程中，还需要进行标准化管理，确保管理人员的各项操作能够更加有序，在进行管理工作时，能够对各项业务进行规范化操作，还需要充分了解一些先进的技术，在进行管理的过程中，如果出现了突发情况，能够及时进行解决[9]。

（三）进行档案管理信息化建设

医院在进行档案管理的过程中，需要融入现代的一些科技，并且购买一些自动化办公设施，使其在进行管理的过程中能够发挥更大的作用。另外，还需要建立一个专业的管理部门以及一个综合系统，才能对档案进行更好的管理，并且充分发挥档案材料的价值，促进医院更好地发展。在进行档案管理的过程中，需要对一些重要的材料进行识别，并且将其進行共享，使其能够发挥更大的价值[10]。

四、结语

办公自动化环境下的医院档案管理工作必须改变传统的管理模式，对管理工作进行相应的变革和创新，并且根据时代的要求，对管理内容进行相应的改变。医院需要融入现代科技，建立自动化办公系统，在应用系统的过程中，还需要对各项问题进行优化和解决，才能促进档案管理工作更好地发展，并且为医院的医疗服务提供一个更好的支持。在进行档案管理的过程中，还需要对各项工作进行规范，使得档案管理工作能够趋向标准化。

参考文献：

[1]张晓燕.办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性[J].信息记录材料，2019，20（4）：175- 176.

[2]陆春娜.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性分析[J].办公室业务，2019（1）：121- 124.

[3]陈晓玉.浅谈办公自动化环境下档案管理的必要性与可行性[J].办公室业务，2018（21）：172.

[4]李颖.办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性分析[J].办公室业务，2018（13）：133.

[5]刘浩然.办公自动化环境下医院档案管理风险管控体系研究[J].办公室业务，2018（9）：182.

[6]吕琳琳.基于办公自动化环境下医院档案管理的研究[J].办公室业务，2018（6）：162.

[7]于丽.办公自动化环境下医院档案管理工作的相关要点探讨[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（100）：188.

[8]李晖华.办公自动化环境下医院档案管理的必要性及可行性分析[J].办公室业务，2018（5）：123.

[9]郭蕊.基于办公自动化分析医院档案管理工作的改革途径[J].办公室业务，2017（23）：143.

[10]潘湛晖.办公自动化环境下医院档案管理存在的不足及完善的策略[J].医疗装备，2017，30（22）：71- 72.