计算机技术在办公自动化中的应用

杨乔琳

摘要：近年来，计算机技术发展最快，计算机技术在一些领域的发展日益成熟，这使得计算机在许多领域得到了应用和发展。计算机已经在办公领域得到了很好的应用，计算机技术作为实现办公自动化的重要技术，发挥着重要的作用。本文简单介绍了计算机技术和办公自动化的概念、意义及其应用，以供借鉴。

关键词：计算机技术;办公自动化;应用

1办公自动化及计算机技术概念

1.1办公自动化概念

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

由上可知：办公自动化是指在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

1.2计算机技术概念

计算机技术是研究计算机的设计与制造，利用计算机进行信息获取、表示、存储、处理、控制等的理论、原则、方法。

计算机技术侧重于研制计算机和研究使用计算机进行信息处理的方法和技术手段。

2计算机技术应用于办公自动化的意义

2.1提高工作效率

企业运用计算机技术，能准确、及时的收集和处理各种信息，只有准确、快速的获取市场信息，企业才能掌握先机，及时做出反应，提高企业的综合竞争力。以计算机技术为核心，办公自动化采用现代化的网络通信技术以及多种办公设备，快速、全面、广泛的使用、存储、加工、整理各种信息资源，构建企业内部的办公自动化信息系统，实现企业内部资源的共享，提高办公效率。

2.2有效节约企业成本

计算机技术在办公自动化中的合理应用可以为社会节约大量的办公成本和资源。在传统的办公室工作中，文件办理都是以纸质形式进行流转办理，借助计算机设备资源的共享和维护，实现无纸化办公，使用计算机技术搭建的办公自动化信息系统，有效提高了办公人员的工作质量，有效节约人力资源成本，更好地避免人为失误造成的不必要经济损失。

2.3加强内外联系

在计算机出现以前，公司各下属单位、部门想要实现沟通交流比较困难，受到办公工作区域限制，想要实现工作之间的交流需要经过一系列流程才能够达到。而将计算机技术例如电子邮件、QQ、微信等即时通信、文件共享、OA协同平台和手机APP等，应用到办公中，公司各下属单位、各部门之间的交流实现了及时与快捷，随时随地都能够进行业务学习与交流。

3计算机技术在办公自动化中的应用

3.1深化资源设备

办公自动化的主要工作是对信息资源进行使用、存储、加工、整理，而计算机技术的使用是配合开展工作的关键。使用一系列的服务器、存储和网络产品，构成公司办公自动化协同平台系统的硬件环境，再购买知名厂家的办公软件，搭建成一个独立完整的办公自动化协同系统，更好地为公司办公自动化提供服务。

3.2实现文档管理的自动化

文档管理是企业办公过程中的一个重要事项，所以在办公自动化的实现过程中首先需要在文档管理方面实现自动化。而文档管理自动化水平的提升与计算机技术的应用以及优化存在着密不可分的关系，只有在计算机技术的应用和支撑之下才可以为文档管理自动化实现提供辅助工具。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。

办公人员在接收到文件之后，在经过一系列办公流程处理之后原始文件会形成电子信息，并完成文档归档。归档文件录入档案系统后，设置不同级别用户的查询权限。这样的方法能够在一定程度上提高办公的安全性，同时还可以最大化地发挥计算机技术在办公自动化中的应用价值。

3.3构建信息平台，实现自动化工作流程

目前，许多企业已经利用计算机技术建立信息交流和发布平台，我们生活中常见的有电子公告、电子论坛、电子出版物等，企业可以发布规章制度、通知公告等，在信息平臺上，使企业员工能够随时了解企业的情况。通过该信息平台，还可以为员工提供公司文件制度和人员电话号码等信息查询，实现企业内部信息资源的共享。

计算机技术在办公自动化中的应用还可以实时监控整个办公过程，协调部门之间的工作内容，从而提高企业人力、物力和财力的利用率。企业将会有很多工作流程，如文档报告、文档审批等，这些都是固定的工作流程。通过计算机技术，可以实现自动化工作流程，优化资源配置。在企业系统平台上，还可以设置会议管理、物品管理和车辆管理等，实现事务自动化管理。

4结束语

计算机技术在办公自动化中的应用，改变了传统的办公工作模式，提高了工作人员的办公效率，极大节约了企业成本。随着科学技术的不断发展，计算机技术将会在办公自动化方面发挥更加重要的作用，为企业获取更多的经济效益和社会效益。