高职院校文书档案标准化建设分析

刘洋

摘要：文书档案管理工作一直以来都可以被看作是高职院校在日常运作和发展过程中非常重要的一部分。本文针对高职院校文书档案标准化的建设进行分析，为推动高职院校的未来可持续发展打下良好基础。

关键词：高职院校;文书档案;标准化建设

高职院校在日常运作和发展过程中，档案工作一直以来都是其中非常重要的一部分。在档案管理工作的具体开展过程中，文书档案在其中所占据的地位非常重要。特别是在当前我国近年来职业技术教育的整体发展势头越来越迅猛，发展速度也越来越快。所以无论是对于一些新组建而成的院校或者是正在发展中的职业技术院校而言，在自身发展的同时，更多的是要意识到档案管理在高职院校日常运作过程中的重要性。高职院校要想实现规模化的发展，就必须要保证文书档案的建设具有标准化和规范化的特征，这样才能够满足当前高职院校在日常运作时对文書档案的标准化建设要求。

1通过制度对公文制发进行规范

高职院校在日常运作和发展过程中，文书档案管理工作在其中的重要性不言而喻。文书档案管理工作的有序开展，不仅可以保证高职院校在日常管理过程中的高效性，而且还可以保证各项院校工作的顺利开展。特别是在现代社会的发展背景下，高职院校在制定和落实文书档案标准化建设方案时，要与实际情况进行结合，这样才能够在实践中积极采取有针对性的措施，实现文书档案标准化的建设。为了保证文书档案建设的标准化和规范化，在具体建设过程中，要将文书档案的产生作为出发点。在这一基础上，要结合实际情况，将“国家行政机关公文处理办法”作为基础，这样有利于制定和落实符合高职院校的规章制度。在针对规章制度进行制定和具体落实时，要与实际情况进行结合，对公文用纸质量的幄面尺寸进行明确的规定。通常情况下，在具体操作过程中，都会选择利用国际通用标准型A4型的纸张，在排版时要尽可能利用横写横排的方式，同时需要在左侧位置进行装订处理。在针对公文进行制发时，为了保证签发手续的履行，必须要结合实际情况，构建和落实符合实际要求的审批权限。除此之外，还需要注意的一点就是，在针对公文标题进行制定和落实时，要保证标题的准确性和有效性。另外，主送单位和抄送单位都要确定下来，要保证落款与公文的一致性，对日期还要确定。在公文上所有的文字描述都必须要保证清晰和牢固，无论是草拟的公文内容，或者是各种不同类型的记录，报表等。无论以任何一种形式呈现出的公文内容，都必须要保证公文的清晰度和准确性。

在各种不同类型的公文处理过程中，无论是在上面的批注或者是其他的文字，切忌不可以使用一些容易褪色的笔、墨、纸，这样做的根本目的是为了最大限度保证公文内容的字迹具有鲜明的特征，同时还方便日后的保存和利用。与此同时，在针对文书档案标准化建设时，还要对各种不同文种的使用情况进行科学合理的判断和分析。在具体操作过程中，不仅要保证格式在拟定和落实时的规范化和标准化，而且还要避免利用一些不规范的文字，这样可以促使标准化、现代化的检索方式可以在实践中得到合理利用。由此可以看出，对于公文的制发而言，只有通过制度的制定和落实，才能够为公文的质量提供有效保障。其实对于文书档案而言，公文可以看作是文书档案的前身，文书档案这一理念的提出以及在实践中的落实，其实大多数情况下，是在经过不断的演变之后，从公文的角度出发，逐渐演变成当前的文书档案。所以公文的制发效果，将会直接对文书档案的质量产生影响，所以在针对公文进行处理时，要保证制度化的标准，这也是实现文书档案标准化建设的必要前提条件。

2通过制度对公文管理进行确定

高职院校在日常运作和发展过程中，要意识到文书档案在其中的重要性。文书档案的标准化建设，将会直接影响到院校各项工作的开展情况。所以对于管理者而言，要结合实际情况，采取有针对性的措施，实现文书档案的标准化建设。在具体操作过程中，为了保证公文管理水平的有效提升，应当制定和落实符合实际要求的立卷档案制度。在该制定的制定过程中，要将教学、科研等各种不同类型的活动全部都纳入其中，同时，还要将这些活动转变成为具有保存价值的文件材料，这些材料将会被直接存放到文书档案管理中，这样方便后续的调取和利用。所以在具体操作过程中，要结合实际情况，构建和落实立卷归档分工，学员内部的分管档案管理工作要落实到实处，该其纳入到领导和管理者的责任范围之内。与此同时，学院的档案馆长在日常工作时，与其相对应的职责大多数情况下，都是档案职员的基本职责范围之内，在保证各个部门责任落实到实处的基础上，要保证分工明确，相互之间还要目前建立良好的配合关系。立卷归档制度在制定和落实过程中，应当对文书档案的质量给予足够的关注和重视，特别是在实践中要保证文书案卷在编制和落实过程中的有效性，同时还要形成规律。这样不仅可以保证相互之间的有机联系，而且还可以对各种不同类型文书案卷的价值进行正确客观的判断，同时为后续的保存和利用可以提供方便快捷的方式。

3通过制度对立卷方法、案卷装订进行处理

在高职院校文书档案标准化建设过程中，其根本目的是为了保证文书档案相关管理工作在开展过程中，可以保证一定的标准化和规范化，这样对高职院校内部各项工作的开展而言，具有非常重要的影响和作用。在实践中，结合实际情况，对工作实践证明进行不断深化处理，同时还要保证立卷方法和案卷装订的质量可以得到有效提升，这样才能够避免对档案工作的标准化质量产生影响。所以在文书档案工作标准化建设的整体实施过程中，必须要按照规定的要求和制度来进行，这样不仅可以保证分类、检索工作的有序开展，而且还能够保证档案标准化的建设和管理。

4结束语

高职院校在日常运作过程中，要意识到文书档案标准化建设在其中的重要性。在具体实施过程中，要通过标准化制度的构建和落实，保证文书档案管理的相关工作可以真正有效的落实到实处，这样对高职院校各项工作的顺利开展而言，具有实质性意义。