我国中小学人事档案管理中存在的问题及对策

摘 要：人事档案是中小学教职工人力资源管理中的一个重要环节。人事档案是用人单位在管理人力资源的过程中形成的人事记录，可以较为全面的反映教职工的工作能力、工作表现以及个人品德等等方面的状况。人事档案管理水平的高低直接体现着人力资源管理能力的好壞，目前我国中小学人事档案的管理存在着一些问题，比如：法制化水平不高、技术手段落后、学校领导不重视等。这些问题都严重影响我国的中小学人力资源的充分利用，一定程度上造成人力资源的浪费，所以要迫切的加强中小学人事档案管理，进行制度创新，加强人才队伍建设。本文主要是研究当前我国中小学人事档案管理中存在的问题，以及提出一些建设性的建议和对策，以促进我国中小学人事档案管理事业的健康发展，为我国的中小学人事工作作出贡献。

关键词：中小学;人事档案;档案管理;解决对策

党的十八大以来突出强调组织人事工作在国家事业单位的突出主体地位，人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。其中，人事档案能够为用人单位提供较为完整地人才信息，方便领导作出用人决策，更好的发挥人力资源的作用。人事档案管理工作的好坏，会直接的影响到用人单位的工作效率，直接影响到每个人的切身利益。只有管理好人事档案，发挥档案的最佳作用，充分挖掘人力资源的潜力，才能最大程度上保证整个单位的正常运行。如何高效的管理人事档案是本文研究的主旨，希望提出的一些借鉴性的建议能够为推进管理工作而做出贡献，能够更好的为党和群众服务。

一、中小学人事档案管理中存在的主要问题

通过人事档案我们可以清楚的了解人才的信息，方便学校做出正确的人才决策。高效的人事资源的管理对于学校人才的持续开发也起着举足轻重的作用。近些年，由于就业信息的不对等，很多优秀的人才很难找到称心如意的工作，用人单位也难以招聘到合适的人才，才会出现“就业难”和“用工荒”并存的情况。这使得我国中小学的人事档案管理一度十分缺乏，人才的流动性十分大，对于学校人事档案管理提出了巨大的难题，影响了日常档案的管理工作。主要有以下表现：

1.工作人员对档案管理重视不够

人事档案是一份默默无闻的幕后工作，甚至有些简单枯燥，很容易让档案管理人员产生厌烦的情绪。一般情况下，我们都会误以为人事档案管理不重要，也很难体现出工作的价值。长此以往的话，会影响到档案管理人员的工作积极性，认为这份工作就是一些简单地记录和资料保管的工作，对学校领导来说没有什么重要性，导致在工作当中的懈怠。这样错误的思想不利于人事档案管理水平的提高，工作人员也不会主动思考这份工作的责任和意义，不利于人事档案管理人员队伍的建设。

2.学校档案管理软硬件设施配备不齐全

因为现在的大部分学校都没有认识到人事档案管理的重要性，对于人事档案管理的资金投入就不够多，导致人事档案管理的硬件和软件水平就存在一定的欠缺。人才培养的制度不健全，档案管理人员在专业技能上也存在一定的缺陷。有的管理档案的人员是临时招聘的，并不会对这个岗位和职务有更深层次的思考，缺乏对档案管理的重视，对于收档、装档、存档的流程不熟悉，造成对于人事管理的混乱，阻碍了人事档案管理的进程。而且，在硬件方面，部分档案管理的设备十分陈旧，对于档案的归档十分杂乱，造成在调档时查找十分困难，影响工作效率的提高。设备的陈旧、设施的简陋，一些线路的老化常年失修，配套的防火防盗的设备跟不上，对于档案管理的安全是一个很大的威胁。

3.学校档案信息化管理程度不高

随着科学技术和信息技术的飞速发展，为档案管理的信息化提供了重要的契机。但是目前人事档案信息化管理的程度却并不高，很多地方对于人事档案的管理都是靠传统的人力，严重影响了工作的效率。如果加强信息化建设，通过计算机的检索，将档案的信息输入计算机中，就可以实时的显示人事档案的状况，做到信息化和智能化，这对于传统的手工翻阅和查找将是一个重大的突破。

4.学校档案管理的内容不规范

目前，对于档案管理可行的规章制度还是挺少的，加上有些档案管理的部门没有严格的执行这些制度，造成现如今人事档案管理混乱的局面。比如：档案用纸的统一性、档案的格式要求、档案卷宗不美观整洁等等.这些不规范的行为就会加大人事档案管理的难度，也会严重的影响我国人事档案不断改革的进程。

二、中小学人事档案管理工作的几点建议

学校人事档案管理的过程中不乏会出现一些问题，但是只要积极地寻找解决的措施，不断地改进，人事档案管理的水平一定会更上一个台阶。

1.提高认识，加强领导

很多单位都对人事档案管理都不是十分的重视，这也是为什么我国人事档案管理整体水平上不去的一个重要原因。只有把人事档案管理的工作提上日程，从上到下都要引起高度的重视，才能很好的推进人事档案管理的进程。所以，要设立一个专门管理人事档案的部门，加强人事档案人才的培养和储备，定期对档案管理工作进行检查，及时的发现问题，对于一些突出的问题，及时的整理和反馈。同时要加强人事档案管理的制度规范建设，将人事档案管理纳入规范化的轨道，进一步推进人事档案管理的科学化开展。领导要充分发挥总指挥的作用，高度重视，加强人才的培养。同时要加大资金的投入，改善硬件设施，对于一些老化的和陈旧的设备要及时的更换，做好防火、防盗、防潮的工作，保证档案室的干净整洁。

2.加强培训，强化队伍

档案管理人员的素质会直接影响档案管理工作水平的高低。因为管理人员主要是经常和档案打交道，对于档案管理的流程不熟悉的话，就会造成档案的混乱。人事档案是人才信息最重要的载体，通过人事档案我们可以清楚的看到个人的基本信息、求职经历以及社会关系等等各个方面，也是用人单位作出用人决策的重要依据，由此可见人事档案的重要性。如果由于管理人员的工作意识淡薄，会给整个单位造成很大的损失。只有加强了人事档案管理人员的素质，在进行档案管理的环节才能更有保证，才能使得这项工作更加有效地开展。线管的部门要将强人才的重视和培养，对于管理基层的人员，要加大培训的力度，提高他们专业素养的同时，还要让他们重视这份工作，认识到档案管理的重要性。主动地向优秀的单位学习先进的经验和方法，提高对档案工作的服务质量和水平，做好档案管理基础工作。

3.运行整章建制，规范

一切按照规矩来办事就会简单很多，凡事有规矩可循，在奖惩方面就会有一定的依据，也能保证整个工作的规范运行。所以相关部门要进行人事档案管理制度的建设，对于原有的不符合实际的情况要进行舍弃，并且根据实际情况进行改进。当合理的制度建立起来就好严格的按照规章制度来执行，使得人事档案管理朝着更加规范的科学化的方向发展。

4.引入技术，建设信息化

将现代的科学技术引进人事档案管理，将纸质的档案转化为图片和文档，不仅查阅方便，而且还可以长期保存，纸质人事档案与数据档案并存，而且还增加了人事档案管理的保险系数，实现了档案资源的共享，极大地提高了档案的利用效率。

5.建立制度，做好档案管理工作的安全保障

制度建设是人事档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法做好档案工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。首先，要建立健全分管领导、部门负责人、档案管理员岗位责任制，吧档案材料的形成、积累、整理、归档等各项制度都落到实处，分工负责，责任到人，加强各部門各类档案的监督与管理，其次，要指定完善的人事档案管理制度、利用制度、保密制度、鉴定销毁等制度，严格按照规章办事，确保档案资料保管安全无隐患。

三、结语

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。信息时代飞速发展，人力资源越来越成为一种不可忽视的力量，只有在不断地重视人才和人事档案的管理，才能更好地将人才为我所用。虽然，现在我国人事档案管理的工作有一定的不完善的地方，但是发现问题才能更好地解决问题。只要档案管理人员重视档案管理的重要性，在制度上进行创新，在设备更新上跟上步伐，积极地态度解决当前遇到的问题，我国中小学人事档案管理机会获得长足的发展，为我国的教育事业发展提供更多的人才支持。

参考文献：

[1]莫若琦，杨 力.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J]经济与社会发展，2007（05）

[2]吴莹莹.当前基层事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].城市建设理论研究（电子版），2012（03）

[3]孙丽媛.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].管理观察，2015（34）

作者简介：罗许慧（1985-），女，硕士研究生，中级馆员，人事劳资和人事档案管理。