工程设计企业数字档案管理系统的设计与应用

亓彩群

摘 要：随着工程设计企业现代化的发展和档案管理信息的不断推进，对传统的工程设计档案管理提出了新的要求。运用先进的信息技术来建立数字档案管理系统，开展数字档案管理，是适应现代企业发展和档案信息化建设需要的必然选择。本文以某工程设计企业为例，介绍了数字档案管理系统设计的原则、功能模块，并总结了系统推广应用的成效和经验，为类似企业档案管理提供借鉴。

关键词：工程设计;工程设计档案;档案管理系统;系统设计

近年来，工程设计企业的现代化发展对档案管理工作提出了新的要求，要求档案管理从纸质载体管理向数字载体管理转变，从文件管理向信息资源管理和知识管理转变，从以管理档案为主向以提供档案服务为主转变。因此，档案部门必须转变传统观念，善于运用先进的信息技术来建立档案管理系统，开展数字档案管理，以适应现代企业发展和档案信息化建设的需求。

本文以某工程设计企业数字档案管理系统为例，探索分析其数字档案系统设计与应用的经验，以望能为类似实践提供参考与借鉴。近年来，某工程设计企业的档案部门开展了数字档案管理系统的研发和设计，该系统具有“归档、编目、检索查阅、自动统计”等基本功能，能为工程设计企业的数字档案管理和利用服务提供智能化的平台。

一、系统设计的原则

1.安全性原则

工程设计企业的档案信息资源不仅记录了一个企业发展的历史，还是一个企业科技研发过程、科技成果的最直接体现，涉及到企业的核心技术机密和商业秘密。因此，工程设计企业的档案信息一旦被非法窃取，或将影响企业的核心技术，导致企业竞争失利。尤其在当前各种数字网络环境下，各种信息资源以数字形式，容易遭遇网络技术攻击，这就要求系统的设计要以安全为前提，采取有效措施确保信息资源的安全。

2.全程在线

随着某工程设计企业的快速壮大发展，该企业在不同地区设立了众多分公司，如何让不在总部的员工在借阅利用档案时免受奔波之苦，节省利用的时间和精力成本，是系统设计的关键之一，也是当前数字环境和档案工作发展的客观要求。“全程在线”具体而言就是：企业设计人员通过网络可随时随地将形成的设计文件、图纸等档案传输至数字档案管理系统，并通过网络在线利用档案;档案部门工作人员通过网络在线对设计人员提交的档案进行鉴定、编目、著录标引等管理。

3.易用性原则

工程设计企业的设计人员因其工作强度大、工作时间紧、业务繁忙，没有过多时间去学习掌握较为复杂的档案管理系统。因此，在开展系统设计时，应注重系统的智能易用性，提升系统的可操作性和简化档案归档提交、检索和借阅等工作的复杂性，降低设计人员学习运用的成本。

4.兼容性原则

任何系统都不是孤立存在的，而是与其他系统相关联的。系统在设计之初，应统筹考虑数字档案管理系统与企业整体信息系统的协调性与连贯性。因此，该系统设计除了要体现档案管理的功能和特征外，还应考虑与企业其他系统的兼容性。

二、系统的功能设计

1.归档接收

某工程设计企业为全体设计人员开发了数字档案管理系统客户端。设计人员完成设计后，只需在自己电脑的客户端提交文件，系统首先会根据预先设置的标准自动检查文件中使用的标准图签。如果符合，系统自动将DWG文件与生成的PLT文件进行绑定，以确保系统收集的DWG文件与打印出来的纸质文件一致，否则系统将拒绝生成PLT文件。

通过系统客户端检测的设计文件，系统会进行自动签名，然后传输至数字档案管理系统中，等待档案工作人员的签收，至此完成了设计文件的正式归档。某工程设计企业的数字档案系统上线实施至今，通过系统收集346351张电子图纸，186532册电子文本，电子档案归档率和完整率均达到100%。

2.分类編目

档案管理人员将设计人员上传的设计文件点击确认“接收”后，就可以对设计档案进行管理。通过该系统，档案工作人员按照一定的标准，对设计档案进行分类，一般是按照“国家—地区—工程—阶段—图纸/文本”方式进行分类，以便于对数字档案进行后续管理。分类完成后，档案工作人员还将按照一定的原则，对归档上传的档案数据进行元数据标引、著录和编目，即标注档案的各项属性信息（如工程名称、工程编号、分类号、存放位置、编制时间、图纸页数等），使其变得组织有序，可供查询利用。

3.检索利用

该系统提供了“查询图纸”“查询文档”“查询卷册”“查询项目”等多种查询方式。用户点击相应的查询方式，输入相应的字段，如项目名称、项目编号、分类号、图纸编号等，即可查询所需档案。一旦查到所需档案，点击“预览图纸”或“预览文档”，即可在线阅览，而不需要到档案库房调阅实体档案。

4.自动统计

该系统还具有自动统计功能，按照时间段来自动统计档案浏览、下载的频次，并自动生成导出统计数据和热点图，为档案的利用服务提供数据支撑，同时避免了档案部门的手动统计，降低了档案工作人员的工作强度，提高了工作效率。

三、系统的推广应用

1.系统的推广

当前，该系统研发成果已得到广泛认可，并获国家版权局颁发的《计算机软件著作权登记证书》。同时，在该企业领导的大力支持下和各分公司的配合下，按照“统一标准、统一规划、统一实施”的原则，该系统已在该企业全部下属企业中完成部署并投入使用，并根据实际情况进行不断调整和完善。目前，该系统运转良好，在工程设计行业的档案管理工作中应用较为成熟。

2.系统的应用成效

（1）适应了企业发展，为企业发展提供了档案信息支撑

当前该系统的设计完成和推广应用，意味着企业设计人员对档案资源的查阅不再受时间和空间的限制，只要通过网络便可以便捷地利用档案资源。企业人员只需在办公室电脑前轻轻动一下鼠标，就可以立即获得所需的档案信息，而不需要到档案库房奔波和借阅纸质档案，节约了时间和精力，提高了工作效率。实施至今，每年电子档案的利用率在逐年上升。根据2019年4月的档案统计年报数据，2018年度档案部门接待前来借阅纸质档案达1889人次，2017年为4088人次，2016年为5476人次，实地借阅查询的频次降幅明显。而通过浏览、下载电子文件利用档案2018年底达到22021次，这与2017年利用8743次相比，数字档案利用率增长也较为明显。此外，借助数字档案管理系统，可对档案信息进行最大程度的编辑、整理、集成和检索，满足各种形式的档案资源开发，同时也大大提高了开发的广度和深度。

（2）提升了档案管理水平，降低了企业成本

将传统纸质档案通过数字化、智能化的档案系统进行管理，简化、优化了档案管理的立卷、编目、检索等诸多环节，将档案人员从传统繁琐复杂的手工工作中解放出来，从而将工作重心转向档案资源的利用和开发，不仅降低了劳动强度和人力成本，也提高了档案管理效率和工作水平;同时，系统的应用有助于将纸质档案转化成数字档案，一方面，减少了不必要的纸质档案的输出;另一方面，可将已数字化的历史档案进行下架，并转移到郊区库房，降低了库房空间的压力，避免了库房扩建带来的巨额投入，节约了企业档案保管的成本。此外，系统的研发应用，使企业可以通过系统对企业的项目信息尤其是海量的项目信息进行方便快捷的检索集成和挖掘，为企业领导决策和企业市场拓展提供强大的支撑，具有良好的经济效益和社会效益。

四、系统设计和应用的经验

1.强化组织，领导支持

该企业领导对系统研发高度重视。由公司主要领导牵头组织相关部门人员进行调研，在此基础上企业领导高瞻远瞩，决定开展数字档案管理系统的建设，逐步实现档案管理“以纸质为重心向数字为重心”的转变。在研发过程中，企业领导一直关心系统建设的进度，并为系统建设提供资金、人员和政策支持。可以说，如果没有企业领导的重视和支持，该系统建设将难以完成。

2.加强协作，借助外力

该系统建设过程中，企业相关单位和部门密切配合，加强协作，为项目建设奠定了基础，同时有效借助外部专业团队的力量，为项目建设提供了有力保障。尤其是借助外部专业团队的力量，以外包的形式大力开展系统的研发设计。

3.围绕核心业务，以利用服务为目标

一旦脱离企业业务需要和员工利用需求，数字档案系统的建设将毫无意义。因此，该系统建设之初就确立了“以企业业务为核心，以利用服务为目标”的理念，并在建设中加以落实。尤其是在研发过程中，为与企业的设计、出图工作对接，该系统设计了“打印图纸”模块和功能，设计人员应用该系统可以简单快捷的打印图纸。2018年，该系统增加启用了“咨询项目档案”模块，对该企业近年来新拓展领域形成的档案进行数字化管理和利用，不断满足员工新的需求。

五、结语

由于系统应用还处于前期阶段，某工程设计企业的数字档案管理系统设计的个别细节难免存在不完善的地方，尤其在设计的整体性、兼容性方面，个别模块的衔接还不够顺畅。此外，该系统还只能实现录入字段的检索，还无法实现对电子图纸、电子文本中的内容的检索，因此，该系统还需进一步强化检索功能。

当前，开展数字档案管理系统建设是顺应企业现代化建设和企业业务发展的必然，有助于满足企业不断增长的全方位的档案信息资源需求，并能够为企业的业务发展提供便利快捷的數字档案信息资源支撑，同时也能大大提升企业档案管理的水平，某工程设计企业的数字档案管理系统的设计与应用值得工程设计企业参考和借鉴。