文书档案数字化管理的策略探究

韩娟

摘 要：文书档案的归类、整理，在档案管理工作中起着举足轻重的作用。文书档案是单位重要信息资源之一，这些信息资源不仅完整地记录了单位过去的发展历史，同时对指导单位后续发展也具有重要的意义。随着社会的发展，采用传统的纸质档案模式已难以满足现阶段的文书档案管理需求，为此，还需积极构建文书档案数字化管理模式，以满足现代信息化发展和人们对文书档案信息便捷检索的需求，从而不断提高文书档案利用和管理效率。本文主要分析了建立文书档案数字化管理的优越性、文书档案数字化管理现状，并探究了几点构建文书档案数字化管理模式的策略，以期能推动我国文书档案数字化管理建设取得良好的发展。

关键词：文书档案;数字化管理;策略

随着我国信息技术的不断发展和在各领域的广泛应用，愈发凸显传统纸质文书档案管理的缺陷，因其经历较长时间后易发生页面破碎、字迹模糊等现象，从而影响档案信息的利用，同时还需耗费大量的人力和时间进行管理，且整体管理效率不高。面对这种现象，就需改变文书档案管理模式，积极构建文书档案数字化管理模式，借助于计算机网络技术形成归档文件的目录和全文的数据库，便能快速地对所需信息进行管理和利用，从而提高其管理效率，且还能保证信息的准确性，因此，各单位均需不断加强文书档案数字化管理建设，才能全面提升其文书档案管理质量和水平。

一、建立文书档案数字化管理的优越性

数字化管理指的是利用计算机、网络、通信等现代化技术，通过对技术量化管理对象和管理行为进行统计，研发出一种具备高效协调、组织、生产和服务的管理活动或方法，将该种管理模式应用于文书档案管理工作中，具有众多的优势。

1.使文书档案编辑更加灵活

对文书档案进行数字化管理就是对其进行录入、扫描、挂接、校对、数据刻录备份等操作，从而转变成能被计算机识别的数字信息或光盘、磁带、磁盘等载体，这样便能促进相关人员在实践应用文书档案的过程中，能够快速地对其需要的信息进行查询、编辑和应用，从而使文书档案应用和处理变得更加灵活。

2.使文书档案检索变得更加便捷

过去，对文书档案的编制多为纸质档案，这种纸质档案编制完成后，在利用、查阅相关信息时需要耗费大量的人力和时间，从而导致文书档案利用效率低下且准确率不高，而建立文书档案数字化管理模式后，利用相关档案管理软件和计算机网络技术可构建以全文检索为基础构造的检索系统，这种检索系统通过设置条件、逻辑计算、属性检索和模糊记忆等，只需输入关键词，便能快速在海量的存储信息中找到人们所需的档案信息，从而实现了文书档案信息的高效利用。另外，传统的文书档案在经过长时间的利用后，会出现档案信息字迹较模糊、页面破碎等现象，从而对档案利用造成不良影响，采用文书档案数字化管理便能有效避免这些问题发生。

3.实现文书档案利用的共享化

建立文书档案数字化管理模式后，还能促进文书档案信息资源在利用、传输过程中突破时空的限制，实现文书档案信息在不同区域、行业以及国家之间的即时共享，这也是实现现代信息资源共享和共建发展的潮流与趋势。

二、文书档案数字化管理现状分析

虽然，数字化管理已成为文书档案管理的必然趋势，但是，在实际管理过程中，受不少单位对文书档案数字化管理重视度不足、专业数字化管理人才缺乏、管理标准不统一等因素的影响，仍难以完成文书档案管理的数字化进程，从而导致一部分文书档案存在的形式仍为纸质档案。一部分文书档案虽以数字化形式存在着，比如，电子档案、文书档案数据库等，但这些信息均不是完整的，从而也会影响文书档案的利用效率和准确率。可见，我国文书档案数字化管理现状并不乐观，因此，就需要各单位不断转变自身档案管理理念和积极探寻构建文书档案数字化管理模式的策略，才能建设完整的文书档案数字化管理系统，从而实现文书档案信息的高效利用与管理，这对于档案信息管理人员和利用者双方都是有利的。一方面，能减轻档案信息管理人员管理的工作量。另一方面，还能提高利用者对档案信息的利用效率。

三、构建文书档案数字化管理模式的策略

1.积蓄人才，提高文书档案人员的素质

文书档案人员在构建文书档案数字化管理模式过程中能起到关键性的作用，也是开展文书档案数字化管理的主力军，然而，在我国现有的不少基层文书档案管理工作中，有不少管理人员并非档案管理专业出身，还有一些档案管理人员的年龄偏大，这些问题均会给构建文书档案数字化管理模式带来一定的困难，因此，就需要各单位积极引进一批综合素质高、懂数字化管理技术的专业化档案管理人才。当然，同时兼具专业化档案管理和数字化管理的人才并不多，为此，还需要单位在引进人才后，需加大对积蓄人才和在职管理人员的培训力度，可按照具体岗位进行分类轮训，采取各种手段和方式对其进行实习培训，邀请专家进行专题讲座等，以保证档案管理人员均能学习到各种新的文书档案管理知识和新型的数字化管理技术。另外，各单位还需积极构建新的人才管理制度，调动一些积极因素，促进文书档案管理人员数字化管理的自觉性，提高素质，可将档案数字化管理能力与其工资、职位晋升挂钩或建立规范的奖励机制，这样才能促进全体档案管理人员积极地投入到文书档案数字化管理模式建设中。

2.统一标准，完善文书档案信息存储

为保证文书档案数字化管理建设工作有序进行，各单位还需制定出详细的档案数字化建设规划和标准，构建合理的信息数据库，标准化文书档案数字化著錄。

（1）构建合理的信息数据库

构建文书档案信息数据库需建立全文数据库和目录数据库，且需保证两者之间的数据信息兼容性良好，才能实现档案信息的高效利用。这两种数据库的建设模式是不同的，一般来说，可采用综合档案管理软件系统建设文书档案目录数据库，其能实现信息的条目级直接著录，不仅易于管理，且能提高信息应用便捷程度。构建全文数据库则需采用ACDsee等共享应用软件或专业的档案数字化管理软件进行，通过对著录格式进行统一和及时将文书档案信息存储在数据库中，再对数据信息进行结构化处理，便能有效提高档案信息的管理和利用效率。另外，我国国家档案局在2015年还颁布了《纸质档案数字化技术规范》，该规范为文书档案数字化管理提供了良好的制度保障和技术支持，各单位在构建文书档案数据库时，也可结合自身实际和参照该技术规范完成文书档案数字化管理操作，亦能促进其文书档案数字化管理水平提升。

（2）标准化文书档案数字化著录

文书档案数字化著录工作需要从标准化和字段内容两个方面来做好，在标准化方面，应采用统一的著录标准进行文书档案数字化管理，不仅要使用规范的著录符号，还需保证著录项内容的完整性。比如，采用“？”作为无法识别的标识或文字，用“[]”作为自拟文件标题，录入多文号、多责任者的文书档案时，还需先对选录标准进行确定，确保责任者和文件编号对应。

3.进行文书档案数字化扫描

上面已说到，扫描、语音识别、键盘录入均是实现文书档案数字化管理的重要方法，其中，使用作为广泛和效率最高的方法为扫描，而要进行文书档案数字化扫描，首先，需配置扫描设备，配置幅面、分辨率、颜色等均符合的扫描仪。其次，还需按照严格的扫描流程和方法进行文书档案扫描，扫描流程为准备扫描仪，并对扫描仪设置值进行检查，然后对文书档案进行定位和选择文书档案类型，再选定扫描方式进行预扫描，通过预扫描对预览文档进行调整，并设置扫描仪分辨率和对其色调进行调整，再开始正式扫描。最后，保存文档和进行文字识别、校对等。具体的扫描方法为将原始文书档案放置在扫描仪平板上，通过扫描设备将文书档案转换为数字图形，并输入到计算机中，通过计算机的文字识别、校对后，便能使文书档案变成可编辑的数字化档案，因计算机文字识别转换的信息无法保证100%的准确率，因此，转换后还需进行人工校对、修改。

4.积极构建文书档案管理数字化平台

为全面提升文书档案数字化管理效率，还需积极构建文书档案管理数字化、网络化平台，对文书档案数字化工作模式进行优化调整，对文书档案管理工作的内部环节进行细化，才能促进文书档案管理工作得到高效的开展。另外，还需相关管理部门之间加强沟通和交流，对文书档案的使用和阅读方式进行优化，优化配置与合理利用档案管理部门内部资源，积极构建相对可靠且完善的网络信息化系统。一方面，能确保文书档案数字化管理的有效性;另一方面，还需努力实现信息的共享，实现雨文书档案远程检索与传播，才能促进文书档案数字化管理模式的应用效果全面提升。

四、结语

相比于传统的纸质文书档案，数字化文书档案具有众多优势，可使文书档案编辑更加灵活、文书档案检索变得更加便捷以及能够实现文书档案利用的共享化，但是，因我国文书档案数字化管理起步较晚，其发展现状并不容乐观，主要表现为专业數字化管理人才缺乏、管理标准不统一等，为此，就需要各单位积蓄人才，提高文书档案人员的素质，统一标准，完善文书档案信息存储（包含构建合理的信息数据库和标准化文书档案数字化著录），进行文书档案数字化扫描以及积极构建文书档案管理数字化平台，通过这些措施，才能构建相对完善的文书档案数字化管理体系，从而不断提高文书档案管理水平。

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