加强水务项目档案管理工作的具体建议

杨玮 潘明睿

摘 要：在工程建设过程中，档案资料用于记录工程建设前、建设中、建设后等一系列环节的真实信息，为工程的检查、维修、管理、使用、改建和扩建等提供重要的参考与借鉴。水务系统工程作为一项关系到人民生活与社会发展的重点项目，其档案资料也极其珍贵，需要采用科学的管理方法以保证其被合理利用。有鉴于此，本文针对水务项目档案管理工作进行分析，总结出加强档案管理的有效建议。

关键词：水務项目 档案管理工作

无论是社会的快速发展还是人们生活水平的显著提高，背后都少不了水务系统的支撑。作为一项利国利民的重大工程，水务系统工程建设受到越来越多的关注，这一过程中产生的工程项目资料也具有不可估量的价值。为了保存和管理好这些档案资料以促进其被合理使用，必须要加强水务项目档案管理工作，从管理制度、管理思想、管理细则等多方面进行优化，实现高效的档案管理。

一、水务项目档案管理工作的重要性分析

在现代社会体系中，通常将城市作为一定区域范围内经济、文化、物流、信息等中心聚集地，对社会的正常运行以及人们的日常生活都造成直接影响。而在城市管理中，一般会对道路网、电力网、水网和信息网等进行统一管理，这些网络也是城市里极为重要的基础设施以及现代化的重要标志。城市中的水资源开发、利用、治理、配置、节约和保护等工作需要水务系统工程负责，同时它还在水源开发、防洪、供水、排水、污水处理等方面发挥着难以替代的作用。从某种意义上说，水务系统工程是城市建设与发展的重要前提，也是现代化城市管理中的重要组成部分。有鉴于此，做好城市水务项目档案管理工作是提供稳定水资源、保障生态环境、促进城市可持续发展的一大助力，也是传统水务向现代化水务转型的必然要求，对现代化社会的发展具有深远的意义。

二、水务项目档案管理工作的原则和目的

首先，应明确档案管理工作的基本原则。《中华人民共和国档案法》对档案管理工作提出了明确的规定，要求遵循“统一领导、分级管理”的原则，采用科学的手段维护档案管理工作的完整性与安全性，以便于档案资料被社会各界有效利用。在水务系统工程的建设过程中，各个相关档案一般都设有内部的档案管理机构，负责对本工程的档案信息进行记录和保存。根据上述规定，应将这些档案资料进行统一归纳整理，并建立统一的档案管理制度以实现对各个分级机构的统一领导与综合管理。为了保证水务档案资料的完整性和安全性，需要从这几方面予以保证：第一，要从数量上保证水务系统工程建设档案的内容全面;第二，要从质量上保证水务系统工程建设档案内部之间的有机联系;第三，要从范围上涵盖水务系统工程的所有生产活动涉及的各种门类以及各种形式的档案资料;第四，要尽可能地运用科学管理方法以保证档案资料的安全性，避免其遭受破坏并延长其使用寿命;第五，从制度上对档案管理工作的保密性进行强化，防止档案资料的丢失、被窃、泄密现象等发生，尤其对于关系到知识产权或者企业权益的重点涉密事项进行针对性保护。综合而言，水务系统工程建设档案管理工作的出发点是保证档案资料的完整性和安全性，目的是为了使这些档案资料被合理地利用。

其次，应进一步促进档案资料的开发与利用，发挥档案资料的价值功能。参与水务系统工程建设的各个分级单位应及时保存第一手资料，确保资料的准确完整和连续性。而档案管理机构除了将这些分散的水务档案资料进行收集整理和归纳汇总后，还要对其进行深入研究与合理分类，便于有需要的个人或组织随时调用。

三、水务项目档案管理工作存在的问题

作为水务一体化的产物，水务系统工程的建设以往会由相关市政部门负责，现阶段则统一由水务局进行管理。考虑到以往参与水利系统工程的相关企业和个人对于水务档案资料没有统一的要求，且在城市化进程加快的背景下，水务系统工程建设也逐年递增，这些因素都导致了当前的水务项目档案管理工作存在一些棘手的问题。

1.项目法人不重视水务项目档案管理工作

项目法人是指由水务行政主管部门组建的，按照水务系统工程的规模、内容、标准等组织工程建设，且对整个工程项目的建设标准、建设计划、建设工期以及工程质量等负责的专门人员，并且会设置一系列科室进行专门管理。然而在实际工作中，项目法人缺乏专业的档案管理知识，在对水务项目档案资料进行管理时难以保证规范性，使得档案管理工作的工程被无形中弱化。

2.缺乏健全的资料收集整理归档制度

水务项目档案资料来源于水务系统工程建设的各个阶段，不论是资料的收集整理还是立卷归档都贯穿于整个工程建设，因此，对每个阶段的档案资料进行及时准确地收集整理是档案管理人员的分内职责。为了保证这一目标的实现，通常需要健全的档案管理制度。从实际情况来看，对于水务系统工程档案管理工作涉及的各参建单位以及项目法人，往往会发生关系理不顺、责任不明确等现象，导致档案资料难以及时、完整地被收集整理和归档。究其原因，就在于缺乏健全的档案资料收集整理归档制度。

3.水务档案资料整理工作缺少统一指导

水务行政主观部门主要参与工程的建设和管理，尽管其内部也设有档案管理室，但只负责整理部门内部的档案资料，没有权利和义务对整个水务系统工程的档案资料进行指导和监督，同时上级主管部门也没有对这些地方政府水务项目的管辖权。种种因素导致水务档案资料整理工作缺少统一的指导、协调和验收，严重影响了档案管理工作的价值。

四、加强水务项目档案管理工作的有效对策

1.从思想上予以重视

首先，考虑到水务系统工程是国民经济的重要基础设施之一，较高的行业技术含量以及严格的质量要求等，都是对广大人民群众生命财产安全的有力保障，因此相关人员必须从思想上提高认识。另一方面，水务系统工程有不同于其他工程项目的特点，大部分设施属于地下隐蔽工程，不论是建设管理还是检查维修都极为困难，因此水务项目档案资料不仅珍贵，更需要加强管理以发挥真正的价值。

2.从制度上予以健全

可以明确的是，健全的档案管理机制是水务系统工程档案资料进行整理归档的重要前提。因此，水务项目的档案管理工作除了要根据国家档案法律法规所提出的要求外，还应结合水务行政主管部门以及同级政府档案管理部门的需求进行管理。所以，水务项目档案管理部门应与其他组织和部门积极沟通协调，深入学习不同部门的档案管理规范和要求，同时结合水务系统工程的特点，制定出健全的档案管理规章制度，做到对管理任务和要求的明确。

3.从管理上予以强化

为了对水务项目档案管理过程进行加强，应在项目法人成立之初就设立专门的档案资料科，负责对水务项目档案资料进行收集、整理、归档，并指导、监督、协调各参建单位的档案资料归档工作。项目法人应秉承科学的法制观念，合理运用奖惩制度，推动水务项目档案管理工作的规范化实施。同时，可以将档案管理工作纳入合同管理中以作为工程款支付的前提条件之一，从而促使各参建单位自觉重视档案资料的收集和归档。长此以往，可以形成依法治档、依法管档、依法用档的良好氛围。

4.从责任上予以落实

水务系统工程档案管理工作涉及到一系列单位和人员，因此需要项目法人提早做到责任落实，以保证档案资料归档工作的有序进行。在水务系统工程建设过程中，项目法人应对包括勘察设计、施工、监理等在内的单位的档案资料收集工作进行强力约束和监督，保证资料的及时性、完整性和有效性，为后续的项目工程改建、扩建、维修等提供参考和借鉴。监理单位则应在控制好工程質量、进度、投资等基础上，做好监理资料的收集归档工作，确保水务项目档案资料的高质量。

5.从细节上予以完善

根据《水利工程建设项目档案管理规定》，对于单位工程和分部工程的等级评定以及包括单位工程与阶段和竣工等的验收工作，需要同时对归档文件资料的完整性和质量进行验收，并在验收通过后及时整理归档。因此，水务项目档案管理工作也应参照这一规定，由水务行政主管部门将水务系统工程与档案资料进行同时管理、同时验收并同时提交，做到有始有终、善始善终，从而保证水务系统工程效益的长久性以及档案资料的有效性。

6.从发展上予以补充

随着时代的发展，不断进步的现代化信息技术对档案资料管理工作产生了巨大的冲击，档案资料信息化正是目前档案管理工作的必然趋势。因此，相关部门应充分利用计算机和互联网建立完善的水务项目档案管理系统，用程序化、科学化、规范化管理来实现水务项目档案资料的快速、有效、自动存储以及修改、查找和处理的高效便捷，从而促进档案资料可以被更好地利用。

五、总结

在水务一体化背景下，水务项目档案管理工作需要采取新思路、新措施来保证其科学高效性。为了加强水务项目档案管理工作的效率和质量，应做到思想上的重视、制度上的健全、管理上的强化、责任上的落实、细节上的完善和发展上的补充，这样才能促进水务系统工程的建设。

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