学校实物档案数字化方法、利用与管理

虞吉芬

摘 要：随着信息技术、计算机技术与通讯技术的不断发展，为学校的实物档案管理注入活力，传统的纸质档案不仅受到时间与环境的影响，在很大程度上还影响了信息的查阅与管理。实物档案的数字化可以提升学校档案管理的标准性、准确性与时效性，促进档案管理的数字化，使其在学校得到的更好的应用与推广，符合时代发展的要求，也是促进学校发展的重要途径。实物档案往往具有多样性，是学校成果与成就的主要体现，无论是保存价值还是对学生的教育意义都不容忽视.本文展开对学校实物档案数字化管理与利用的分析，可以提升对实物档案的管理水平，促进对实物档案的保护，发挥数字化管理的优势。

关键词：高中;实物档案;数字化;管理与应用

引言

科技的进步促进了各行各业的发展，信息技术提升了各行各业的管理水平。学校实物档案的数字化对学校档案室的建设而言至关重要，通过实物档案的数字化，可以促进信息资源的共享，降低信息的检索难度，实现档案信息的快速识别、查询与利用。数字化档案管理建立在信息技术之上，具有存储容量大，方便检索;利于档案的及时处理;传输效率高与交互能力强等优点。对当前实物档案数字化管理现状进行分析，对提升学校档案的管理水平，促进实物档案数字化管理方式的推广意义深远。

一、学校实物档案的划分

学校的事物档案种类繁多，构成形式也多种多样，按其实际组成进行划分，实物档案包含：荣誉档案，包含学校获得的锦旗、荣誉证书、奖杯与奖牌等形式;印章信物等档案，由于学校往往历史悠久，名称与部门的变迁难免发生，这些变更中产生的印章等信物也是实物档案的构成;实体成果与技術资料档案，学校的发展过程中出现的一些团体类竞赛作品、专利成果与技术资料等;捐赠实物，有关领导、名人与单位组织对学校的发展进行肯定时，捐赠的贺词、字画与工艺品等;纪念品实物，学校为纪念重大活动或外交过程中产生的纪念物等;其他有重要价值的实物，如学校往年的牌、匾等。

二、学校实物档案数字化的必要性

学校的实物档案对学校而言往往意义重大，是学校在往年取得重大成果或发生重大变动时产生的，具有直接或间接保存价值的原始记录。实物档案管理部门是学校的重要机构，实行实物档案的数字化可以实现：

1.满足发展要求。随着学校的不断发展，学校的实物档案越来越多，并呈现出上升的趋势，这就增加了实物档案管理工作的难度。科技的进步，信息技术的应用，大大减轻了档案管理工作，提升了实物档案的管理水平。而且随着社会的不断进步，许多档案资料已经摆脱了传统的纸张、相片等形式，逐渐转变为容易保存与管理的电子文件与电子制品形式，这就增加了档案馆藏的多样性，在这种新形势下，传统的档案管理模式逐渐暴露出弊端，伴随着无纸化办公口号的不断落实，实物档案的数字化管理呼之欲出。

2.满足使用要求。传统的实物档案通常只有一份原稿，在传阅与管理中极易出现损坏，而且难以恢复，大大限制了实物档案的使用范围。信息技术的出现，使实物档案数字化，增加了档案信息查阅的方便性，实现了档案信息的实时共享，满足人们的各类需求。

3.满足储存要求。实物档案的管理往往对环境要求较高，一旦环境中水分与温度异常时，会大大降低实物档案的使用寿命，特别是纸质档案，一旦损害难以复原。实物档案的数字化可以提高档案的利用次数，避免实物原稿在多次使用后出现损坏。

因此实现学校实物档案的数字化，既方便了对实物档案的整理、保护、收集与传阅，又可以节省实物档案的检索时间，节约人力物力，提高学校档案室的管理水平，充分发挥档案管理对学校发展的促进作用。

三、实物档案数字化的方法

1.通过扫描、拍摄进行处理。学校的实物档案不同于其他企业类型的档案，需要做到档案的及时整理与归类。虽然实物档案的载体千差万别，但是数字化的方式却大同小异。对于证书等纸质载体的档案，往往数字化的方式为扫描。实物档案的规格存在很大差异，所以在数字化过程中应有针对性的选择扫描设备。对于规格大的纸质档案可以采用大型数码平台扫描或者采用小型数码平台扫描后拼接保存。纸质档案存在色彩等特别要求时，应选用具有彩色模式的扫描设备进行处理，有污损的纸张应采用去污模式进行处理。非纸质的实物档案如奖杯等不能用扫描进行处理，则需要通过拍摄的手段实现数字化。拍摄用的数码相机应满足一定的像素要求，理论上应大于300万像素，并且具备彩色拍摄模式。拍摄过程要做到：包含整个实物档案的形状，采用无时间水印的模板，降低后期处理难度，拍摄中应根据实物档案的具体特征，选择合适的拍摄方式，此外拍摄人员应满足一定的拍摄水平。

2.图像的整理归纳。学校的实物档案在拍摄、扫描之后就要进行整理存储，这也是实物档案数字化的必要过程。在图像的整理存储过程中，应做到：区分图像的格式，由于不同的数码设备默认的拍摄格式或扫描格式较多，因此形成的数字化档案往往以JPG、JPEG、TIF与PDF等形式存在，所以在电子文件的整理过程中应首先进行格式的划分。在图像文件整理分类后，要进行文件的命令，实物档案为单页时直接命名为实物档案名即可;如果实物档案扫描后是多页，则应根据拍摄顺序进行命名，文件命名为档案名加页数的形式。

3.图像的处理。实物档案在拍摄、扫描后往往要进行图像的处理。只有图像的质量满足要求，才能保证实物档案的价值，因此图像的处理需要借助专门软件或扫描处理程序进行处理。图像的处理往往包含去污、拼接与纠偏等过程，去污是为了去除图像中影响质量的黑边、黑点或其他杂质，处理过程要应遵循实物档案的原貌，以还原为主要目的。图像拼接主要针对那些大规格的实物档案，为了保证档案的整体性，需对分开扫描的图像进行拼接处理。纠偏主要针对拍摄过程中由于水平限制或其他因素造成图像偏斜的情况，这类图像需进行旋转处理进行还原纠偏，使其满足阅读的要求。

4.数字化数据的质量检测。实物档案在拍摄或扫描后要进行检查，避免出现偏斜与失真等情况，对不满足要求的图像应重新拍摄或扫描;对漏拍、漏扫的进行及时补救;顺序不一致时进行及时调整。

5.数字化数据的链接与备份。图像进行存储归档后应进行与数据库条目的一一校验，通过对数据库档案号的唯一性与数字化数据文件进行关联，实现数据库与图像文件的链接。检验合格的图像文件应及时备份，保障数字化数据的安全，备份应采取在线、离线与组合等多种形式，提升数据信息的完整性与准确性。

四、学校实物档案数字化的利用

1.增加服务形式。学校实物档案的数字化往往依托于先进的管理手段，因此自动化与数字化程度较高，通过数字化手段增加了实物档案的生动性与直观性，便于在线检索，提升了档案的服务水平。

2.方便展览。实物档案采取数字化手段处理后，便于分门别类的进行展览，通过照片、图形等形式进行直观的展示，突出实物档案的教育价值，同时也是学校对外扩展知名度，提高学校形象的一个途径。

3.进行网络的互动。随着信息技术的发展，各种虚拟技术逐渐出现在人们的视野。依托于信息技术实现实物档案的三维动态显示，可以提高档案的交互能力，降低档案的展示成本，進而更有效的利用实物档案。

五、学校实物档案数字化管理与利用的落实

1.提升学校档案管理的数字化意识。随着科技的不断进步，信息技术逐渐融入到档案的数字化管理中，提升了档案管理工作的成效。档案管理的数字化不只是降低管理工作量，更重要的是实现数字化与档案管理的结合。数字化档案管理模式不仅实现了由人工到计算机的转变，还提升了学校的档案管理水平，因此学校的档案管理应首先转变观念，提升对学校档案管理数字化的认识，摆脱传统的管理模式，主动学习先进的管理知识，实现工作重心从整理档案到提升服务上来。

2.提升数字化档案管理的安全意识。信息技术为档案管理带来了诸多好处，加快了信息的传递，提升了工作效率，但同样又使得档案信息的安全性受到威胁。如果学校档案管理信息的安全意识不足，就会引起信息的泄漏与遗失，造成档案信息的损坏。不仅如此，数字化档案信息容易受到文件版本与软件更新的影响，导致文件资料的不兼容或不识别，影响档案信息的稳定性。因此在数字化档案管理中应加强对信息资料的加密与保护，对不同等级的数据设置不同的查阅编辑权限，使档案资料的使用与安全得到保证。同时电子档案容易受环境的影响，要求档案管理人员加强对信息的管理保护，及时的对档案信息进行维护与备份，提升数字化档案信息的安全性。

3.提高档案管理人员技能水平与素质。基础设备为实物档案的数字化管理与利用提供了物资保障，但直接决定档案管理工作成效的是管理人员。作为档案管理的直接参与者，档案管理人员在很大程度上决定了档案的管理水平，因此需要提升管理人员的素质，提升档案管理的技能水平，保证档案管理数字化的落实。随着实物档案数字化程度的不断深度，对工作人员的要求也越来越高，学校要保证档案管理工作的成效，就应加强对工作人员的培训教育，提升相关人员的分析能力、技能水平与服务意识。

六、结束语

本文通过分析学校实物档案的特点，结合档案数字化的要求，提出了实物档案数字化的意义所在。之后对实物档案数字化管理与利用的现状进行分析，找出当前档案数字化管理中存在的不足之处。最后结合学校的实际情况进行总结，提出当前实物档案数字化管理与利用工作中应注意与完善的地方，对推动档案管理的数字化意义重大。

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