高校档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设的再思考

谢晖

摘 要：应我国近几年的发展需求，通过对我国国情的分析和高校档案信息与图书馆信息资源的发展规律，对高校档案馆与图书馆信息资源嵌入式整合建设提出了相应的观点。

关键词：高校;档案信息;图书馆信息;嵌入;整合建设

对高校档案馆与图书馆信息资源嵌入式整合建设问题的研究，国内和国外都已经是一个比较活跃的话题。但就目前的研究成果和内容上看，有相当一部分停留在它的可行性和优越性的研究，对与一些实质的内容还没有开发出来。不过在我国高校档案和图书馆信息资源整合共享的实施已经有了一定的成效，不过还处在这种理论大于实践的现状中，不利于对他们整合发展，更不利于科技和社会的发展。因为长期以来高校档案信息和图书馆信息的差别管理方式，使档案信息与图书馆信息分立而制，加上档案信息的保密性，很多档案信息一直处于闲置状态，这样就谈不上信息的共享和开发。因此对高校档案和图书馆信息的整合工件研究应该列为档案学理论的重中之重。

一、高校档案信息资源的特点和存在的问题

需要准备建立档案文件的领域有很多种，如行政类、教学类、产品类、文化传播类等等，都是有独立档案资料的部门。高等学校档案的保存方式有纸质型和电子型，档案信息是高校里面重要的信息资源，他能最真实的反应每个部门在教学、研究和管理上面的发展历程，也能更好的反应出学校的发展过程和历史。档案管是高校里面重要的科学文化单位，它主要负责档案信息的永久保存和给学校提供资料，是信息资源保存与利用的中心单位，是进行爱国宣传的重要基地。

在对高校档案资源建设上，目前还存在着许多的问题，（1）对档案管理的不注重，许多高校的领导和部分图书馆的管理人员对档案重要性没有充分重视，不注意日常的管理和对细节的把控。（2）档案管理制度不够健全，许多高校没有建立关于管理档案的主要流程，就使得许多档案资料残缺不全，没有一套齐全有层次和分类的档案资料管理体系，严重影响了档案资料的使用。（3）档案收藏的方式比较单一，现在很多高校对于档案资料的存储方式还是纸质保存，使用多媒体电子形式的保存方式很少。（4）對档案的价值缺少分类，在档案的分类中，开放性的档案资料还是占有很大比例的，有些档案具有很强的时效性，作用也有大小之分，这就要求在存储和管理中要能进行个别的分类，但在实际实施过程中，很多高校不管档案资料的来源、价值等，直接存放在一起，这就严重造成了对档案管理和利用的困难，也不能完全发挥出档案资料的价值。（5）缺乏档案资源和图书馆资源的共享，使用的方式比较单一，两者同为高校的资源信息点，但是两者是完全独立的存在，大多数高校里面是有网络和网页的，而档案馆里面很少有的，两者之间更是很少连接。（6）档案管理的信息化低，由于现在很多高校里面存储档案的方式采用纸质的，电子形式的很少，并且建立网站的部门不多，就算有的建立在网站上面，也是只提供简要的内容，并不能全部查阅，有的就直接是禁止访问或者网站无法打开。（7）工作者缺乏竞争和对职业的追求，管理者专业素质低，业务技能低，只是满足在基本最低的水平服务，缺乏进取心和竞争意识。这些都是高校档案资源管理所存在的问题。

二、高校档案信息与图书馆信息资源的整合考虑

信息资源的整合就是将一定范围内的内容，按照互补互赢的原则进行协调，共同纳入到一个新的信息结构里面，使这个结构里面的信息能更好的被使用者来利用和共享。它用最低的成本提供更多的、更有用、更简明的信息，最大可能的来满足一切需求者。在这信息时代，高校档案信息和图书馆信息的共建与共享是一个时代工程，两者之间信息资源共建的目的是实现高校内外档案，图书馆信息有各自为王的状态转变成整合利用的状态，并最终实现资源信息共享，一切的协作共建都要和实现信息共享的目标结合起来开展。

实现信息资源嵌入式整合的过程

实现信息资源嵌入式整合建设中，建立资源共享体系是需要一个漫长的过程。因此每个高校要通过自身的实际情况，一步一个脚印的，实事求是的进行开展，想要实现资源信息的共享就要有发展模式：（1）一体化的发展模式，这里说的一体化模式，是说档案馆和图书馆应该尽量的集中在一个建筑里面，这样不仅可以收藏档案也可以收藏图书。这样就能很好的形成沟通和协调的机制，加大了他们之间的合作，更大程度的实现了信息资源、公共设施和人力资源的共建和共享，也达到了互补方便和节约成本的目的。另外这里讲的一体化模式，只是实现了档案馆和图书馆建筑的一体化，不是说它们合并，形成一个新的管理体系，目的只是方便它们之间的交流沟通，合作配合，并各自实现他们的价值，最大限度的满足需求者的要求。两者之间都有着不同的社会作用，他们还是以独立的个体存在。当然，有优点就有缺点了，这样的一体化模式，要求建筑的规模大，牵涉的范围大，在传统观念的影响下，人们一时还是难以接受的。不过好在现在高校由于招生规模的增加，都有建设新的校区来满足需求，那一体化的建设规模也就成了很好的选择。（2）联合体信息中心模式，也就是说档案馆和图书馆在原有的机制上统一存储模式和服务模式，组成一个新的联合体就是信息中心。将原有的封闭性和独立性改为开放性的网络结构，对服务对象形成一个资源的合理性。信息管理的领导可以按照“全局集中、局部分散、通用集中、专用分散”的原则，建立纵横交错的多功能和高效的立体管理体系。对档案馆和图书馆进行科学和合理的分配信息管理，改变各自为政的现状，达到系统能够整体的发展。信息中心还要负责检查，分类，建档服务，负责协调档案馆和图书馆的关系制定合理的技术分配，组织具有高效率的开发部门，进行整体科学的综合信息资源。按照这样的发展，不但增强两者的互补性，为高校节省经济开出，为使用者提供方便，而且也不会影响到他们内部的管理。这样既达到了共建的目的，也满足了他们能保持各自特色的独立。信息中心模式的缺点就是不能实现档案馆和图书馆公共设施的公用，它需要重复建设。（3）策略联盟的模式，这个模式是具有两个有优势团队之间具有策略性的合作关系，就它的特点而言，它是一种合作关系，不是联合更不是合并，它的合作所达到的效果是大于两个团体能力的总合。而相对于档案馆和图书馆的合作来说，就能够型形成一个长期稳定的合作关系，实现双赢的目的。它是一种合作关系，目的不仅仅是为了获得对方的信息资源来扩大自己的资源，而是更加注重发现两者信息的关联，并且可以利用这个信息，来扩展更多方面的内容。由此可见，档案馆和图书馆信息的联盟，可以对他们共享的资源信息进行深层的整理和延伸的重要作用。（4）第三方整合信息模式，这种模式就比较简单，档案馆和图书馆把各自收藏的一些信息资源交由第三方进行整合，比如利用网络，这样使用者就可以通过一方的资源了解到另外一方的信息。其他的就不去互相干涉和影响。这样的模式有利于高校内部信息的共享，更有利于高校之间的信息共享服务。第三方整合模式的缺点就是对档案馆和图书馆没有一定的约束，结构也不牢固，也没有更好的保障，他不能解决关于信息重复性和遗漏，不能节约信息资源建设的成本，更不能解决在当前信息更新很快的社会形式下的收藏能力。

三、信息资源嵌入的最终目的

共同建立高校档案资源和图书馆信息资源的共享体系，主要表现在共同的建设，发展和提高的方面。这就要求高校档案资源管理部门和图书馆管理部门能放弃封闭、各自单独存在的管理模式，走上融合和开放的模式。以高校里面的用户为对象，用先进的管理理念，采用最新的计算机技术，全自动化的系统技术对高校里面档案资源和图书馆资源采用一体化的分化，分析和管理。通过这样的融合和统一的管理，可以在校园内到更大规模的资源共享。其实最终的目的也就是通过高校档案资源和图书馆资源的共享，甚至是学校与学校之间的相互协作的整体作用来提高信息资源保证的综合能力，提高能完全利用共享资源的实力和提高对信息资源可知能力。对高校档案信息资源和图书馆信息资源嵌入型整合建设的最终目的就是能全面管理，信息资源的有效利用，和更多资源能共享。

四、结束语

没有档案馆，就没有了人类发展的记忆和跟现代发展的对比，它代表着一个高校甚至一个地区的文化发展历程和文化。因此把高校档案信息和图书馆资源信息通过现代计算机技术相结合起来，建立一个新的信息资源，就能有效的提供更多的信息让人们熟悉社会的发展，这是一个发展历程中一个重要的成绩。

参考文献：

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