关于企业管理中降低可控办公费用的研究

郭晓峰

[摘 要] 企业办公费是指为保障日常办公需要而产生的办公用品、设备、耗材等购置与支出的费用，是企业管理费用中的一部分，会直接冲抵企业的经营利润。因此，需要对办公费用进行有效的管控，从而促进企业经营利润的最大化，提高其经济效益。本文通过对目前企业办公费用管理现状的分析，探讨出相关的降低可控办公费用的有效措施，进而降低可控的办公费用，有效提升企业的经营和管理水平。

[关键词] 经济发展 企业管理 办公费用 精益管控

中图分类号：F279.23 文献标志码：A

随着我国现阶段经济的发展逐步进入新常态，面对外来市场形式的竞争力和内部经营的压力，很多企业逐渐意识到在进行转型升级过程中，对于成本管控的重要性。但在实际的办公费用管理过程中，仍然缺乏科学性和合理性。对办公费用的控制和管理，一般都是由办公室统一进行预算管理，其余部门及其下属单位按需进行申购，再交由办公室以统一结算的方式对办公用品进行采购和管理。在这个过程中，总量能够得到控制，也能够满足企业对于办公用品的需求。但是近几年，办公费用呈现逐年递增的趋势，需要从事办公费用预算和办公用品采购的相关工作人员采取有效的措施，将办公费用控制在一定数额内，进而促使企业的资源利用达到最大化，提高企业的经济效益。

一、企业办公费用管理现状

（一）缺乏科学的办公费用管理意识

一直以来，企业对于精细管理都局限于生产和经营当中，缺乏对于生产成本的控制和办公费用的管理认识，认为办公费用相对于生产成本来说只是无足轻重的一小部分，无法对企业的生产和经营产生直观、可见的经济价值。另外，相关人员对于办公费用的支出缺乏实际的管控，使企业内部各部门对办公经费和办公用品支出的随意性较大，没有形成节约办公资源的意识，对办公资源的不合理利用造成了不必要的浪费[1]。

（二）缺乏规范的办公费用管理制度

在经济的新常态下，企业面临更多的挑战和风险，需要不断探索出新的生产和经营模式，尤其是在办公费用管理方面，相关制度还不够完善。企业内部的各个部门之间缺乏交流与互动，造成在办公费用核算过程中缺乏财务部门的参与和监督，导致预算数据更新不及时，进而使财务部门的预算数据与实际的数据不相符合，实际的办公费用支出不能在财务报表上体现出来。企业的经营管理者不能精确掌握实际的办公费用支出情况，进而不能对企业的成本进行精益管控。目前，我国在企业的办公费用管理上还缺乏整体的规划，没有建立起与企业实际发展相适应的具有规范性的管理制度。

（三）缺乏有效的办公费用支出监管

目前，很多企业都在市场经济的发展下，获得了很大的经济收益，但是在办公费用的管理上没有实行精益化管理，导致企业内部的各个部门在办公费用支出上具有较大的随意性。有些部门为了自己团体的私利，将办公费用挪作他用，主要原因是对于办公费用的管理还缺乏有效的监督，在对办公费用进行核算时，财务部门不能清晰地了解每笔支出的来龙去脉。由于对办公费用管理缺乏有效的监管，不能保证办公费用的支出都进行了合理的利用。

二、降低可控办公费用的有效措施

（一）提高相关人员对管理的自觉性

办公费用的精益化管理，是关乎企业的成本控制和实现利益最大化的重要一环。管理过程中需要各个部门和管理人员的积极参与，提高成本意识、提升节能降耗的自觉性，杜绝对办公资源的不合理利用和浪费。通过召开宣讲会、道德讲堂、职业操守教育等形式，增强员工的节约意识和主人翁意识。通过宣传教育深化全员、全过程、全方位的精益管理，让相关人员能在这种主题宣传活动中逐步形成对办公费用管理的自觉性。同时，还需要在日常的办公费用支出上制定相关的规则，对有效减少办公费用支出的部门给予奖励，对查实到不必要办公费用支出的部门给予一定的处罚，通过奖惩制度有效约束部门的办公费用支出情况。从而，能够逐步形成对办公经费的有效管控，提高员工与部门的主人翁意识和自觉性[2]。

（二）通过全面预算管理降低办公费用

全面预算管理是现代化管理中的关键环节之一，在管理中占据着重要的位置。一个好的预算方案能够帮助企业在管理中实现对财务方面的有效管控，可以在一定程度上节约企业的生产经营成本。预算管理是一项具有系统性和复杂性的管理工作，要想实现对办公费用的预算管理，需要结合企业的生产和经营的实际情况，对预算管理的相关工作进行综合分析。同时，主管部门还需要及时掌握企业内部各个部门办公费用的使用情况，以及办公费的实际支出状况，从源头上进行适时调控和管控。主管部门要全程参与到预算管理的监督工作中，与财务部门、内部办公费用的使用部门形成协助机制，对预算数据进行及时更新，从而使精益管理充分融入办公费用管理的全部过程中。进行全面预算管理，是对企业资金进行良好规划的有效手段，是保证办公费用高效、合理利用的根本保证。

最后，在科学地制订好预算方案以后，还需要加强对预算项目的落实。加强企业内部各个部门之间的合作，使各部门能够按照预算方案的要求科学地安排好预算费用，使企业的办公成本能够控制在合理的范围内，避免由人为因素造成办公费用的浪费。

（三）强化流程审批，降低办公费用

当下，在企业办公费用审批过程中，常常会出现先使用、后办手续的现象。这种现象的产生对办公费用审批的严肃性影响很大，造成审批流程的形式化，不能完全发挥审批流程的有效作用[3]。因此，为强化流程审批对于办公费用管理的约束作用，需要建立行“管部门申请—办公室进行标准审核和预算—分管领导进行审批确认—办公室按照申请单购买物资—部门验收—办公室完成登记、报账并进行公示”这一系列完整的审批流程，从而降低无序申请和采购所造成的资源浪费，使财务报销流程逐步明朗化。另外，由于在这个过程中供应商起着传递物资和单据的作用，整个采购流程并不会因此环节而降低效率。

三、加强财务的监督作用

企业在管理中降低可控办公费用的有效措施离不开资金监管，保障资金的监督作用。加强办公费用的财务监督，需要从以下三个方面入手：

（1）加强财务部门和办公费用管理，审计部门不仅要对企业内部的各个部门的办公费用日常支出情况进行监督，还需要对财务管理的各项工作进行有效的监督，从而强化审计部门的监督作用，强化内部审核的作用，使财务部门的各项工作具有合法性。及时查处企业内部的挪用办公费用的违纪行为，进行事前预防，用行政的手段加强对办公费用的有效管理。

（2）在加强财务监督的基础上，企业还需要采取相关的措施有效避免铺张浪费的现象。办公费用的管理部门应针对办公费用的日常支出情况进行分析，强化预算管理的严肃性，对一些部门不严格按照办公费用预算执行的将给予一定的处罚，严禁公司内部的某些部门将不是办公费用的项目也挪进办公费用当中。

（3）企业需要对办公用品的领取进行规范，制定领取标准，严格按照科学的管理办法，实现对办公费用的支出全程可控，减少办公资源的浪费。在每月月底，对办公费用的支出进行分析和梳理，对不必要的支出进行公示，提醒相关部门在今后的费用支出上尽量减少不必要的开支。通过财务部门的监督和管理，能够有效查找企业办公费用支出方面不必要的支出，并对其进行改善，从而建立起一套合理的办公费用管理体系。

四、结语

总的来说，针对企业的办公费用管控不合理的情况，需要企业的管理人员根据企业的实际情况采取一系列有效的对策，尽可能地降低企业可控的办公费用。当然，必须在保证所采取的措施合理、系统、多维的前提下，通過提高相关人员对管理的自觉性，采取全面预算管理、强化流程审批、强化财务部门的监督等措施，进而能够有效降低办公费用的支出和办公资源的浪费，从而实现企业的经营目标，提高企业的经济效益。

参考文献：

[1]李欣.国企办公室费用的精益管理[J].北方经贸，2015（7）：246，248.

[2]黄家嘉.全面预算管理模式下的行政办公费用精益化管控方法[J].经济管理（文摘版），2015（10）.

[3]张丽荣.浅谈企业办公费用精益管控[J].现代经济信息，2017（06）：281，284.