SL超市存货内部控制存在问题及解决对策

张阳

[摘 要]存货的内部控制在企业的经营过程中十分重要，直接影响企业的盈利能力和资金的使用率，因此本文从SL超市的存货订货、验收、仓储等环节着手，分析其存货内部控制存在的问题，并提出了相关的优化建议，为其他超市的内部控制建设提供一定的借鉴。

[关键词]存货;内部控制;SL超市

[中图分类号]F715.51 [文献标识码]A

近年来，我国经济飞速发展，人民生活水平不断提高，消费需求主要表现在质量和数量两个方面，超市作为零售业的典型代表，在此期間也得到了快速发展，尤其是我国加入WTO以来，连锁经营的概念被提出，并获得迅速的传播发展，使其成为超市行业的主力军，这类超市通常具有规模大、配货迅速、管理规范等特点，对当地一些中小型超市带来了较大的竞争压力。因此，以SL超市为代表的众多中小型超市如何快速提高自身的核心竞争力，从而对抗大型连锁超市的竞争压力成为了当前急需解决的问题。而存货内部控制作为决定竞争力的关键环节，如何加强内部控制，降低存货成本，成为了目前SL超市这种中小型超市急需解决的重要问题。

1 SL超市基本概况

SL超市成立于1998年8月，是西安市最大的超市之一，注册资金500万，从业人数610余人，经营范围包括百货、针棉纺织品、副食、水果、金银首饰、五金交电、服装、农副产品、肉类、日用化妆品等，包括社区超市和校园超市两类业态。

根据SL超市所处的行业特征， 其门店存货业务流程主要涉及以下几个环节：

2 SL超市存货内部控制存在的问题

2.1 订货及入库环节

在订货环节，主要有供应商把控不严和单品参数维护有误两大影响因素。供应商的引进审核流程较为繁琐，只流于形式，增加了很多的人力成本，也缺少一定的监督环节。在对供应商所提供的单品质量验收则仅限于对产品保质期的查看，对单品的成分是否符合国家相关标准则一无所知，这有可能使一些不合格产品流入仓库，严重时会导致企业声誉及利益受损。而单品的参数存在维护不及时或者人为失误等问题，使得部分货物长期库存囤积，这不仅使得仓库的利用率降低，更占用了大量资金，最终商品损毁率升高，并对企业造成不必要的损失。

在入库环节，存在验收流程不够完善等问题。各部门职责分工不明确，没有工作目标，在收货量较大时，验收现场混乱，仅限于核对数量，很难发现质量问题，当后期发现质量问题再退货时，不仅增加了工作量，还阻碍了销售的进度。

2.2 仓储环节

各仓库由于位置、存储能力差异较大，加上配货时往往先对中心地区或者销量高的门店送货，导致偏远地区部分门店多次下单后，货品积累到一定的数量才能到货，从而导致缺货和爆仓现象的发生，严重影响销售。

在仓库为SL超市各个门店配送时，为了节约时间，货物通常不进行开箱验收，这导致门店的收货量与大仓的出货量出现一定的差异。据调查，各门店每月有近10万元的差异，这导致门店的库存信息出现偏差，不能反映真实的库存情况。

2.3 出库环节

该环节所存在的问题主要体现在出库制度的不完善及部门协调的不一致。SL超市缺少货物流转记录，对于出库产品缺少相关记录，对于已经上架又撤回仓库的商品缺少检查程序，使得实际可售卖数与库存数出现偏差;对于店购商品的提货，存在先提货后签字的现象，这使得库存信息不够准确，影响商品的正常售卖与管理;在店间调拨时，SL超市存在部门内信息不对称的现象，导致一些已调拨商品的参数未及时修改，甚至已出售。

2.4 退回环节

在商品退回环节，有些员工为了节省工作量，对退回商品的质量未按照规定认真检查，直接按报损处理，最终导致一些正常商品被当做废品处理，影响销售毛利。这些问题都体现了售出退回商品流程的不完善。

对于未出售的商品，退货制度缺乏监督。一些员工为了缩减工作量，提高所谓的工作效率，经常先退货给供应商，后补相关手续，致使库存得不到真实体现。这会造成实际库存与理论库存产生差异，甚至库存丢失，给企业带来不必要的损失。

3 SL超市存货内部控制改进策略

3.1 订货入库环节

首先，在订货环节，要综合产品质量、供货速度、产品销量等因素综合评价供应商，与优质供应商建立长期合作关系;同时对供应商进行区分，对于业务量小的供应商可由系统自动生成购销合同，这样不仅节约了时间，还可以快速引进新商品，吸引消费者，增加销售。

其次，在收货入库环节，要维护收货秩序，规范收货流程;确保收货数量和商品品质良好;另外，还要提高对商品品质的重视。对系统内所有商品都进行检测，看其是否符合国家食品安全法，坚决不售卖虚假、有害的商品;对库存商品不定期抽查，严把产品质量关。

最后，要加大对订货参数和商品验收的监管力度。对于单品参数要及时更新维护，减少出错率。对于大仓单品要做到既使封膜完整也要开箱验收，对每一个入库产品都做到100%全覆盖式检查。

3.2 仓储环节

仓储环节的管控必须从存货的盘点流程、防损控制及保管制度三方面进行。

首先，要完善存货的盘点流程。在卖场盘点开始前，对库房进行整理，避免重复计数或遗漏，每天营业结束，对卖场商品统一摆放，以方便盘点人员统计;在盘点时，需要由部门员工进行初盘和复盘两道工序，并由监督人员随机抽查;在盘点结束后，对比实际库存和理论库存的差异，经批准后，进行相应调整。

其次，要加强存货防损的控制。在收货区全覆盖式安装摄像头，且记录保存至少1个月，对于重量达100kg的散装商品，应直接打印收货质量;仓库应配备两把钥匙并由专人分别管理;针对报损商品，要固定报损时间，报损时必须各方签字，且全程监控;报损商品应全部销毁。

最后，要完善存货保管制度，提高仓储管理水平。仓库中商品要按照商品属性和存储条件分类摆放，方便管理;存货的入库、盘点及出库，要严格执行相关流程，做好记录，保证账实相符;定期盘点必须生成盘点报告，找出理论库存与实际盘点数目的差异，并分析原因，及时更新库存信息，防止信息不对称导致的决策失误，确保存货始终处于最佳状态。

3.3 出库环节

出库环节如果把控不严，会导致物资外流，对企业造成经济损失，因此，必须建立完善的出库流程，并严格监管存货出库。

首先，严格执行先签字后提取商品的流程要求，出库单必须连续编号，并由经办人、库管负责人等签字审核。货品出库后，相关人员应及时并认真更新系统中的存货信息，存货出库登记台账也应同时进行，以提供准确的信息。其次，要根据卖场货架的大小，分配出库数量，防止卖场大量货物堆放，对于商品的位置调换等，必须有相关文字记录。最后，要加强各运营部门之间的沟通，例如，在店间调拨时，应及时告知上级部门，并及时通知部门员工，提前准备相应的货物，以便调拨。

3.4 存货售出退回环节

要完善存货售出退回制度与流程。首先，服务中心要仔细核对退货诉求是否属实，是否符合退货条件，并对退回货品进行查验;其次，按照公司业务流程，保证退货申请表上各负责人签字齐全。若退回商品质量存在问题，应及时报损，减少存货浪费;最后，按照与供应商制定的退货计划协商退货，清点货品数量，打印退货报告，且各方负责人应签字齐全、监督到位。

4 结论

零售企业的存货业务较为灵活，其内部控制的难度也比较高，因此，要保证良好的发展和运营，SL超市必须加强对存货的重视，完善相关制度，建立良好的存货管理机制，以便提高企业资金的利用率，确保企业的可持续发展。

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