办公室文书档案收集与归档工作研究

张成丽

【摘要】办公室文书档案收集与归档工作属于企事业单位管理中的重要内容，可以为后续工作提供依据，做到有据可依，有据可查，这既是一种记录和回忆，也是一种资源和信息，可以基于此进行相关策略的制定。但是，在实践过程中，这一工作存在一定的问题，影响实际工作效果，具体表现为重视程度不够、管理方法落后、管理制度不健全三个方面。下面笔者将结合档案管理的理论知识和现状，提出相应的问题解决对策，提高办公室文书档案收集与归档工作水平。

【关键词】档案管理;收集;归档

通常情况下，企事业单位档案包括文件、通告、请示、批复、公告、通知、会议记录、简报、计划、总结等等，种类繁杂，尤其是一些大型单位，有关方面档案数量巨大，且需要长期保存，为实际管理工作带来一定难度。但是，档案可以为后续工作开展提供服务，因此，解决档案管理工作中的问题势在必行。在这一过程中，必须遵循档案管理的相关规定，使用现代化手段，保证档案管理全面、真实、安全，还要注重档案管理的全过程化，有效落实管理工作，增强管理效果。

一、办公室文书档案收集与归档依据

国家在办公室文书档案管理方面制定了相应的法律法规，且高校也设置了文书档案搜集与管理方面的专业课，提升办公室文书档案管理质量。与此同时，在实践过程中，为了减轻文书档案管理带来的工作压力，国家在办公室文书档案管理方面，明确了需要归档的文件，确定了判断标准，规避盲目归档带来的管理压力。具体的判定依据如下：

（一）文书档案必须在办理完毕之后才能搜集并归档。对于正处于办理过程中的文书档案需要及时查询和出示，归档之后会为实际工作开展带来麻烦，取阅不便，因此，无需归档。比如发文，只有在登记发出之后，才可以认定为办理完毕，履行归档程序。具体归档过程中，需要将相关文件资料整理齐备，避免遗漏，按照要求归档保存。

（二）文书档案需具有保存价值才需要归档保存。对于一些不存在保存价值的文书档案无需归档，有关保存价值的判定，主要依据文书档案是否对实际工作具有理论指导、实践依据、行为印证、处理证据等方面的作用。对于一些临时性文件、事务性文件以及一些与单位无关的文件，则无需归档。

（三）经过系统整理的文件。主要是指一些需要归档的文件，归档之前必须进行整理编目和规范立卷等处理，不能随意归档保存，没有进行处理的一些文件，不能被判定为档案，只能以积存文件的“身份”保留。

总而言之，办公室文书档案只有满足以上三条标准才能够归档保存，如果不符合要求，无需进行归档管理。

二、辦公室文书档案收集与归档原则

办公室文书档案收集与管理应该遵循相应的原则，按照原则指导实践管理工作。经过研究和总结，主要原则有以下几点：

（一）规范性。所有需要归档留存的文书档案需要按照档案管理的要求进行整理，档案的内容、编码、类别、形式等都必须符合国家相关的法律法规，保证其价值性，避免一些档案混乱、不真实、不全面等带来的负面影响，从而使档案失效，管理工作徒增辛苦。

（二）安全性。档案管理工作必须做到安全可靠，保证档案资料在取用时清晰、完整，做好存储场所的防火、防盗、防潮等工作。

（三）真实性。办公室文书档案必须要体现真实性，对其进行归档前的处理，只是一种形式上的处理，是为了便于管理和查阅，对于相关的内容不允许随意更改，否则将会失去档案的本质价值。

（四）专业性。作为具体的文书档案搜集与管理工作人员，应该掌握相关方面的专业知识，了解相关的法律法规，按照程序和规定执行具体管理职责，规避人为因素导致的档案受损、丢失等情况发生。

三、办公室文书档案收集与归档工作中的问题

（一）管理工作重视程度不够。在实践过程中，档案收集与归档是为后续工作提供服务，属于辅助性工作，对于工作业绩影响较小，大多数企事业单位领导者认为这是一种成本支出，且并没有明显的实际收益，因此，对这一工作不够重视，相关方面的人力、物力、财力等投入不足，致使档案管理工作人员态度散漫，档案管理过程存在漏洞。例如，曾经有新闻报道，某医院一位后勤员工，将医院档案室的档案作为废纸，出售给废品收购人员，牟取利益，为医院带来巨大损失和隐患。由此可见，档案管理并没有深入人心，领导和员工在这一过程中均负有一定责任，如果管理意识缺失，重视不够，难以做到安全可靠。

（二）管理方法落后。文书档案收集与归档管理工作需要有效的方法提高效率和质量，然而，在实践过程中，一些企事业单位在有关方面的管理方法滞后，仍然采用的是分类、排列、编号、编目、装盒等流程，具体由人工操作完成，质量和效率都相对低下。关于信息化技术、物联网技术等使用较少，尤其是当前一些档案已经实现电子版模式，原有的管理方法难以实现动态管理，不利于及时了解档案借阅现状、档案现有情况，需要改进和创新。除此以外，一些档案收集与归档工作方面的具体执行人员对管理方法创新缺少积极性，导致其在工作过程中思想固化，对一些新的理念、设备、方法等接受较慢，不利于档案管理水平的提升。

（三）管理制度不健全。管理制度的建立属于整个管理工作开展的依据和前提，文书档案收集与归档管理也需要相应制度。然而，一些企事业单位有关方面制度建立不健全，最明显的表现为缺少文书档案收集与归档工作的检查制度、监督制度和奖惩制度，影响管理效果。有关检察制度方面，领导和相关部门只是对文书档案进行收集和归档，并没有对其进行定期检查和维管，没有及时发现问题，及时解决问题。在监督方面，对于具体工作人员缺少工作过程的监督和指导，对一些档案收集和归档管理中的不规范操作没有做到及时制止和改进，滋生了一些工作人员尸位素餐的心理。除此以外，奖惩制度建立弱化，对于档案管理方面的具体工作人员、使用档案的人员以及一些对档案收集与归档造成影响的人员如何进行处罚方面，缺少相应制度，不利于档案管理方面积极心理的形成。

四、办公室文书档案收集与归档工作策略

（一）提高重视，加强全员档案收集与归档工作意识。首先，企事业单位领导对这一工作应该提高意识，加强重视，并起到带头和模范作用，从而形成良好的管理氛围，带动员工积极开展档案管理工作。为了实现这一目标，政府部门需要加强投入，由当地的档案管理单位，定期举行档案管理方面的座谈会，邀请企事业单位工作人员参加，讲解档案管理的重要性、相关法律法规以及管理要点，并从法制化的角度深入分析档案管理对企事业单位、个人发展的影响，对问题解决的重要性，提高其管理意识。其次，企事业单位需要加强文书档案收集与归档工作方面的投入。在人员方面，需对现有人员进行专业管理知识培训，并通过实操演练，提升工作人员实践能力。在财力投入方面，应该加强文书档案收集与归档工作的预算支出，将相应设备的购置、存储场所维护、环境改善等等纳入其中，保证档案管理安全。在物力方面，需要引进先进的设备和系统，实现文书档案收集与归档管理工作的自动化、智能化和信息化，比如档案管理软件系统，多功能查询系统等等。

（二）使用物联网模式，创新管理方法。在信息化时代，物联网技术被广泛应用于资产管理当中，实现了固定资产管理的动态化和全程化。借鉴有关方面工作经验，结合文书档案搜集与归档工作的特点，引进这一技术，提高管理水平。首先，购置相应的计算机、设计软件系统、通信系统等等，形成良好的管理服务平台，作为这一技术应用的基础。其次，使用相应软件，将档案的相关信息准确输入到系统中，进行文书档案的自动分类、排列、编号、编目，形成档案的电子信息数据库。再次，设置档案管理和维护系统，对于档案存储相关信息、借阅相关信息进行准确登记，包括时间、内容、具体责任人、归还日期等等，需要詳细记录。最后，要设置相应的报警系统、提示系统，对于文书档案收集与管理中的问题进行提示。在使用以上系统之后，可以通过操作平台查阅档案管理情况，方便快捷。

（三）健全文书档案收集与归档工作制度。第一，检查制度建立。企事业单位需要定期对文书档案收集与归档工作进行检查，包括现存的档案数量、状态等等，对一些未及时归还、遗漏、丢失等情况进行分析和处理，查明原因，追求责任，并采取补救措施。第二，监督制度建立。鼓励全员参与，全员监督，对于员工反映的一些档案管理方面的漏洞、问题、违规行为等及时处理，并给予相应的反馈人员奖励，作为参与档案管理的激励手段。第三，奖惩制度建立。文书档案收集与归档管理工作可以依据国家相应的法律法规具体实施，但是，规定中的内容多数为专业性操作方面的内容，对于一些人员违法违规操作带来的损失、影响等缺少行政处罚方面的规定，因此，需要在有关方面完善法律体系。除此以外，企事业单位也可以根据实际情况，将这一工作与绩效考核结合在一起，进行奖惩，提高管理意识，规范管理行为。

五、结束语

综上所述，办公室文书档案收集与归档工作应该加强对有关方面工作的投入，使用现代化管理方法，实现动态化、专业化和规范化，并且需要建立针对性的管理制度，作为实际管理的依据，从人员、设备、模式等多方面提高管理水平。除此以外，还要加强档案管理的专业知识学习，提高管理意识，为档案管理整体水平提升奠定基础。

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