浅谈如何加强医院办公室公文管理工作

彭美玲 朱江 石旦 蒋淑君

【摘要】“办文”是办公室业务的重要内容之一，网络化、信息化的时代背景下，对公文管理提出了更高的要求。医院公文是从事医疗活动的准绳，体现医院行政机关的管理水平，在医疗卫生事业环境下，医院公文具有特殊性，也存在一定的问题和挑战。本文结合医院公文的特点和公文管理工作中存在的问题，提出相应的对策和建议。

【关键词】医院管理;公文;办公室

一、医院公文的特点

（一）专业性更强。医院任何活动都围绕着“医”字，医院公文也不例外，作为指导各项医疗工作的载体，涉及的内容与医疗业务密切相关，医院公文会有大量专业名词和术语，对医院公文的撰写、阅读、处理都需要具备一定专业背景才能更好完成。

（二）时效性更强。医院公文是伴随医疗活动产生的，目的是满足医疗活动、规范医疗行为。医院医疗活动全天候全年无休，任何时间都为诊治病人服务，不受节假日影响，突发事件较多，意外因素较多，公文要求实时、动态，才能积极响应，满足不断变化的因素。

（三）综合多样性。医院的各项工作，既需要接收国家、省、市各级医疗卫生行政主管部门的下行文，也需要向主管部门报送总结、请示、报告等上行文，既有院内各科室、部门之间的内部行文，也有与院外其他单位、机构的公文交换。所以，医院使用到的文种非常繁杂，常见的有决定、通知、请示、批复、函、报告、会议纪要等，覆盖大多数公文文种。

二、公文管理存在的问题

（一）公文管理重视度不够。医院一切以医疗业务为主，受医院主体业务地位的影响，领导对于公文管理重视度较低，认识不到公文工作的重要作用和意义，不会把公文管理作为医院管理提质增效的突破口。从科室、部门层面上来说，往往只对涉及到自己科室、部门利益的公文给予重视，对与自己科室、部门利益关系较远的公文处理欠规范，重视度不够。

（二）制度需要健全和更新。现有的公文管理制度年代较远，没有及时更新，文件流转传阅缺乏监控，会出现文件处理延迟，涉及到多部门处理的公文，会出现权责不清、扯皮现象，影响公文处理效率。

（三）信息化程度不高。大多数公文处理模式属于“半电子公文化模式”，实行电子公文和纸质公文同时运行的传阅方式。优点是利用了网络传阅电子文件快捷的特点，满足了部分领导习惯阅读纸质文件的需求。缺点是纸质公文的处理过程，都是依靠人员在传递传阅，耗费人力与物力，重复劳动，易出错，办公效率低，在传阅过程中有损坏或遗失风险。纸质文件不能及时有效保存和检索，且文件查询流程繁琐。

（四）档案衔接不到位。公文管理是一个完整周期，包括公文的形成、运转、传递、存贮、归档或销毁。公文与档案是文件不同阶段的表现形式，归档为了便于日后的检索和查阅。在实际工作中公文处理与档案管理的工作人员不同，会出现文件归档与查询口径不一致、滞后性等问题，一般第二年的年初归档前一年的文件，归档时间上的滞后性，导致文件查询不便。若遇到紧急查询的文件，需要从当年大量的纸质文件中翻找，浪费大量时间和精力，文件利用效率低下。

（五）公文管理设备陈旧。首先，公文管理设备落后陈旧，跟不上信息化发展步伐。其次，公文管理系统滞后，软件不完善，满足不了现有公文管理的需求。再次，放置公文档案的基础设施不能满足公文存贮的环境要求，对公文档案的完整、有效保存不利。

三、做好医院公文管理的建议

网络化、信息化的时代背景下，公文管理需要不断完善以适应时代要求，在新形势下需要建立医院公文办公管理平台，提高公文处理工作的质量和效率。以公文管理工作实际要求和传统公文管理方式中人工傳递流程为基础，需要根据国家对公文处理的要求，结合医院自身实际，开发医院公文管理系统，明确发文流程（拟稿、核稿、会签、审批），统一公文处理流程，实时监控文件处理过程（流转、审批、催办、督办等），公文的传递传阅过程更加规范、高效，实现公文自动归档、统计，为日后公文的检索查询提供便利。具体从以下几个方面着手。

（一）提升全体职工对公文管理的重视程度。医院具有医、教、研、防多种职能，承担任务非常艰巨，增强公文处理能力，可以优化办公流程，规范办文程序，提高医院整体行政办公效率，从而节约医疗资源，进一步改善医疗服务，为广大患者服务。首先，加强对办公室公文管理工作的重视尤为重要，从领导到普通职工都应该树立公文管理的意识，真正提高医院办公室公文管理的水平，最终服务于医院。其次，每个部门设医学专业背景的公文管理人员，细化分工，使工作人员认识到公文的重要性，将公文管理工作由被动转化为主动，保证每一项具体工作涉及到的相关公文管理落到实处。最后，医院可加大宣传力度，通过宣传、培训会、讲解等多种方式，扩大公文管理的普及面，增强全院职工公文管理的意识和能力。

（二）建立完善的公文管理制度。随着社会的发展，医院公文管理应与时俱进以适应时代和医院快速发展的需要，完善的公文管理制度能够为医院公文管理的进一步规范提供制度保障，公文管理的规范化、制度化、标准化，进而推动各项工作高效运转。完善公文管理制度需要考虑的因素：首先，科学合理，医院要根据自身发展实际，因地制宜制定公文管理规则，有针对性地开展公文管理工作。其次，医院在制定公文管理规则时，要充分注意到与其他工作、各个部门的协调配合，使制定的规则具有较强的灵活性和可操作性。

（三）公文管理设施和设备及时更新。及时更新公文管理设施和设备，为公文管理的规范化提供物质保障。引进一些操作便捷的先进设备、计算机辅助系统，建立良好的公文处理系统，及时淘汰旧的公文设备，提高行政办公效率。

（四）公文管理信息化。建立计算机检索公文系统，医院办公室公文的数量众多，类别繁杂，尤其在年底寻找当年还未归档的文件，如果想从繁多的文件中找到某一公文犹如大海捞针，十分困难。而利用计算机检索可发挥计算机管理优势，提高办文效率，依靠网络和信息化，实现从公文信息建立、流转、管理到检索的一体化，在保证保密原则的前提下，兼顾信息资源共享。通过信息化技术，可以全程记录公文流转过程，包括建立时间、签批内容，对公文起草过程的修改痕迹、领导的审批意见、部门的承办记录，都能够全部保存并自动备份，还原公文档案的形成过程、保证客观、准确，进一步实现公文同步存档、同步整理、同步查询。

（五）加强对科室公文的监督管理。在部门（科室）发文之前最大程度加强对科室公文的监督，在发文前重点审核的是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等。医院公文在加盖印章前，院办公室应对文件内容及格式进行检查，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。在收文上，督促部门（科室）将收到的上级文件及时交院办公室，保证公文传递传阅的时效和及时归档。

【基金项目：2018江苏现代医院管理研究中心指导性课题（JSY-3-2018-074）】

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