高职院校二级学院教学资料档案化管理探析

王丹萍

[摘要]教学资料作为专业建设和二级学院决策的重要参考依据，实现教学资料的档案化管理是极具现实意义的。因而本文梳理了实际工作中高職院校二级学院的日常教学资料，将其归档，根据重要程度设置相应保管期限，并针对归档工作提出几项落实的举措。

[关键词]教学资料;档案化管理;二级学院

[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2019）04-0040-03

doi：10.3969/j.issn.1671-5918.2019.04.018 [本刊网址]http：//www.hbxb.net

一、引言

教学资料是指在教学实践和教学管理工作中形成的有价值的图表、方案和声像等各种材料。教学资料体现的是教学实践活动和教学管理相关工作的真实记录，因此教学资料管理水平也体现了院校教学管理水平，直观地呈现了教学质量。此外，教学资料作为专业建设和二级学院决策的重要参考依据，实现教学资料的档案化管理是极具现实意义的。

笔者将实际工作中高职院校二级学院所涉及的教学资料进行梳理，将日常的具体工作纳入各类目归档范围，并根据资料的重要程度确定其保管期限。

二、二级学院教学资料分类

目前，在许多二级学院中，科研与社会服务工作也归属于教学线进行管理。因此，本文将二级学院教学资料的一级类目首先分成教学工作和科学研究两大类，再将教学工作细分为学院工作、专业建设、课程建设、师资队伍和学生发展五个的二级类目;科学研究细化为科研及社会服务。在每个二级类目下，笔者将日常工作进行整理，将其列入具体的归档范围，并根据资料的重要程度，确定相应的保管期限。

保管期限是指根据文件的保存价值确定其保存的年限。教学资料归档整理后，根据其重要程度将其保管年限分为永久、定期两种。永久保存是指无限期地尽可能长远地保存下去。定期保存又将保管期限具体分为30年、10年和3年。

（一）教学工作类

1.学院工作

根据具体工作内容，笔者将以下内容归档人学院工作类目下：（1）学院实训设备的综合性统计、台账、清查等材料。因涉及实训设备等固定资产，其保管期限为永久。（2）上级下达的有关教学工作的文件材料，保管期限30年。（3）国际会议与论坛相关材料，保管期限30年。（4）学院有关实训设备申请、启用、维修、处置、移交、分配等材料，保管期限30年。（5）开展教学检查相关材料、评估材料（含教学督导组工作材料），保管期限10年。（6）数据采集等统计材料，保管期限10年。（7）学院工作计划与总结材料，保管期限10年。（8）考试与监考安排（含期末考试、补考、社会监考），保管期限10年。（9）学院与教研室考核等材料，保管期限10年。（10）教学进程表，保管期限3年。（11）3+2专升本材料保管期限3年。

2.专业建设

专业建设类目的归档范围如下：（1）优势专业、特色专业建设材料，保管期限为永久。（2）专业人才培养方案（专业教学计划、专业标准），保管期限为永久。（3）实验室论证、申报与建设材料，保管期限为永久。（4）校企合作相关材料，保管期限为30年。（5）国际交流合作相关材料（含学生出国交流材料），保管期限为30年。（6）社会服务材料，保管期限为30年。（7）教研室活动与专业教学评估材料，保管期限为30年。（8）学院技能运动会材料，保管期限为10年。（9）顶岗实习材料，保管期限为10年。（10）职业技能鉴定材料，保管期限为10年。（11）专业开课计划、教材征订、课程调整申请材料，保管期限为10年。（12）专业实习计划与总结及有关材料，保管期限为10年。（13）教研室会议记录，保管期限为10年。（14）期末试卷审批表，保管期限为10年。

3.课程建设

课程建设材料归档范围如下：（1）课程教学大纲，保管期限为30年。（2）校企合作共同授课材料，保管期限为30年。（3）专业课程试题库，保管期限为30年。（4）在线课程建设材料，保管期限为10年。（5）双语课程建设材料，保管期限为10年。（6）公选课申请材料，保管期限为10年。（7）课程标准材料，保管期限为10年。

4.师资队伍

师资队伍材料归档范围如下：（1）教师课表保管期限为30年。（2）教学技能比赛获奖证书，保管期限为30年。（3）课堂教学材料、授课日志、学期授课计划、实践教学进度表，保管期限为10年。（4）教改结题证书，保管期限为10年。（5）教学工作量核算、登记材料保管期限为10年。（6）实践实施计划、总结、实践周课程材料，保管期限为10年。（7）外聘教师聘任工作相关材料，保管期限为10年。（8）教师听课记录本，保管期限为3年。（9）试卷批改、课程成绩登记、试卷装订等相关材料，保管期限为3年。

5.学生发展

学生发展材料归档范围如下：（1）学生学籍卡片，保管期限为30年。（2）学生学籍变更文件材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学），保管期限为30年。（3）毕业综合实践环节材料，保管期限为3年。（4）学生一类、二类竞赛结果汇总、获奖证书，保管期限为3年。（5）学生注册统计表，保管期限为3年。（6）等级考试承诺书、确认表，保管期限为3年。

（二）科学研究类

1.科研与社会服务

科研与社会服务材料归档范围如下：（1）专利学期汇总表、申请书或证书扫描件，保管期限为永久。（2）上级有关科研工作的文件材料，保管期限为30年。（3）科研项目学期汇总表、结题证书扫描件，保管期限为30年。（4）科研论文学期汇总表，保管期限为30年。（5）著作（含教材）学期汇总表、原件，保管期限为30年。（6）科研成果获奖学期汇总表、获奖证书复扫描件，保管期限为30年。（7）开展各类培训的材料，保管期限为30年。（8）科研学术交流活动材料，保管期限为10年。

三、二级学院教学资料管理现状

（一）主管领导重视度不高，管理人员专业知识有限

教学资料的收集、整理与归档是一项基础而又常规性的工作，相比其他重点工作，这项工作很容易被忽视，认为教学资料的管理没必要投入大量人力与物力，领导不重视，势必造成工作人员对该项工作的懈怠，政策和经费不到位势必难以建立资料储存室和相关制度。基础设施跟不上，教师便不愿将自己的成果送上来统一保存，这便影响了教学资料档案化管理的连续性和完整性，影响教学资料的利用率。

目前，教学资料的管理都是由学院教科办行政人员负责，他们大多没有经过档案管理的相关培训，在档案管理意识方面存在不足，也缺少专业知识和档案整理的技能，这也是影响二级学院教学资料管理工作的重要因素。

（二）管理体制有待完善，基础设备亟待建设

管理体制是影响工作效率的重要因素。目前，大多数高职院校采用的是高度集中的管理体制，二级学院往往习惯于根据学校的指示按部就班地安排与开展工作，在一定程度上缺乏积极性和主动性，在教学资料管理方面也是如此，一方面，缺乏有效的制度保障，另一方面，又缺少专业的管理人员，档案工作平时无人问津，只有到相关部门检查考核时才忙于制作迎检材料。对二级学院负责档案管理的人员的岗位职责未作出清晰明确的规定，这就极易导致管理混乱现象出现。

目前，二级学院大多为设置专门的档案室，资料储存的设备不齐全，这势必造成教学资料随意存放的现象，完全无法顾及防火、防潮、防盗、防尘、防虫、防霉菌等档案室几个基本要求。

（三）管理标准不规范，管理模式落后

目前，很多二级学院在管理教学资料时，通常是借鉴其他院校的经验或者干脆直接照搬照抄其他院校的管理办法，学院内办公室和教研室的资料收集整理缺少统一的标准，有的即使有標准，却流于形式，档案归档不到位，检索利用，资源共享更是无从谈起。

随着科技的发展，档案管理也日渐智能化、电子化，电子档案的管理模式如今已成为档案工作的创新点。然而，在很多高职院校的工作中，依旧根据传统的手工归档管理模式，收集整理纸质档案，并未实现档案的电子化管理。

四、二级学院教学资料档案化管理的策略

（一）建立系统地教学资料档案化管理体系

教学资料档案化管理最终落实点是相关的负责人，因此确定各层级负责人是建立该管理核心。学院主管教学的领导应主持教学资料档案化管理工作，由教科办承担学院工作、师资队伍、学生发展和科研及社会服务模块的资料收集，由教研室承担专业建设和课程建设相关资料收集工作。另外，二级学院还要制定与教学资料档案化管理相关的具体制度，包括资料的上交时间、归档格式、查阅制度等。

（二）对资料管理人员进行业务培训

目前二级学院的资料管理者通常不是专业的档案管理人员，通常是由教科办工作人员见人，他们对资料归档通常缺乏专业的管理知识和业务技术，而档案资料的管理涉及档案编码等专业的技术，因此，对档案资料管理的人员进行专业的指导与培训是实现教学资料档案化管理的基础条件之一。

（三）增强资料归档意识，新增教学资料管理考核机制

教学资料的归档归根结底是要落实到人。一方面我们需要强调增强教学资料归档的意识，分管领导需要意识到资料归档的重要性，由上而下地强调该项工作。这样才能够让资料管理人员重视归档工作，让资料生成人员能够主动自觉地保留自己的资料档案。另一方面，将教学资料归档工作纳人督导检查和教学考核工作中，定期检查教学资料归档工作，细化考核标准，对优秀者予以加分，对不足者相应减分，并强调及时整改。只有从两处下手才能够确保教学资料归档工作持续健康地发展。

（四）以优质高职考核为契机，简化支撑材料的制作

在建设优质高职的过程中，其考核通常是学校工作的重点，在整理归档教学资料时可以标记是否为优质高职检查材料，平时做好积累，不再专门为了考核制作材料，只需要根据考核类目提供相应的目录即可。

二级学院的教学资料真实地记载了学院在教学、科研、社会服务、专业建设、学生管理等方面的成果，其收集、整理与归档是一项系统的工程，档案化管理后的教学资料势必能够加大其利用率，提高学院管理水平，从而提升学院整体教学水平，也有助于各项检查的开展，对优质校建设大有助益。二级学院领导应重视并强调教学资料的档案化管理，完善相关制度，加强管理人员的培训指导。教科办管理人员和教研室管理人员都应不断提升自身素质，将专业的知识与技术运用到档案管理中，逐步提升管理水平，使教学资料管理更规范。另外，在实际管理过程中，教科办管理人员和教研室管理人员应各司其职，做好及时的交流与沟通，使教学资料收集更全面，使之能够更好地服务于教学管理，推进学院各项工作开展，为广大师生提供便利。