从决算审计角度看加强医院基建档案的管理

朱小青

摘 要：医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，不仅涉及到建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，还涉及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录等。它是工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建的重要依据。但是在当今医院基建档案管理过程中存在不少问题。本文通过对现在存在问题的分析，提出了一些解决方案。

关键词：基建档案；管理意识；管理程序；管理素质

1 医院基建档案的管理存在的问题

我院2号病房楼从2012年6月26日正式投入使用，截至今日在长达6年多的时间里，由于种种原因，始终没有进行竣工决算。今年下半年，经过领导同意，决定委托社会第三方审计机构对此工程项目进行决算。根据审计程序要求，首先要求施工单位报送与决算有关的所有资料，它包括该项目在立项审批、勘察设计、招投标、施工监管、竣工验收等各个环节以不同载体呈现的声像、图文等形式的资料信息。经过多次催促，我院基建处始终没有能够提供完整的基建资料，竣工验收资料不齐全，变更签证以及招投标资料也无法提供。当时成立的项目部管理人员由于是临时从其他部门抽调组建，项目结束之后，有的几经变换工作部门，有些已经退休，所经手资料无法查证，给决算审计带来极大的麻烦，也为后期这个建筑的整改整修带来巨大的损失。同时这些情况也充分暴露出医院在基建档案管理方面存在的一些问题。具体分析，基建档案管理方面存在如下问题：

1.1 档案管理意识不强

档案管理意识不强，领导和档案人员对基建档案重要性的思想认识不够。在项目建设中，医院领导对基建项目的目标是加强对工程建设的管理，保证工程的质量并在规定的工期内完成，尽早建成投入使用，早出效益。对于基建档案管理来说，工作人员大多是临时组成的，其部门也是根据工程需要临时建立，管理层对其并不重视，认为在档案管理上花钱、花时间没必要。有些甚至根本不重视资料的收集，哪里用完哪里丢； 有的项目管理人员甚至将自己所负责部分的资料当作个人的私有财产，自己保管，有的甚至退休之后还把资料带到家里，為医院后期的改建扩建寻找资料造成了很大的不便，严重影响了档案资料的利用价值，造成的损失是无法弥补的。同时建设过程中工程队伍流动性大，会造成基建档案管理工作脱节严重的现象，相关部门缺乏沟通交流，使得档案记录缺乏准确性与实时性。

1.2 档案管理人员素质差

医院缺少相应的综合型管理人才。基建工程项目的档案管理人员大多属于临时抽调或者兼职，没有经过档案管理的系统性培训，普遍缺少档案专业知识，不熟悉业务，对档案工作处于应付状态，用时才慌忙翻寻，不能规范的进行档案的收集、归类、整理、保管。建设单位缺乏既懂档案专业知识又熟悉工程管理的人才，具备档案专业知识的人员在档案管理岗位由于种种原因不能长期干下去。另外，也由于基建工程项目和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建工程项目档案的收集、整理和归档不及时、规范。

1.3 硬件措施不到位

建设单位、监理单位、施工单位往往将资料室设于工地现场临时用房内，一是为了方便施工资料的及时归档，二是为了能及时查阅所需文件。同时也造成了一定的弊端，首先是临时用房牢固性、安全性差，一旦遇上像大风、大雪之类的恶劣天气，造成临时用房倒塌，将会导致基建资料毁坏。再次是临时用房防虫、防潮效果差，不利于基建档案的存放。

1.4 档案管理流程不规范，档案移交不及时

项目竣工后，科室为方便自己使用、查找，往往不及时主动移交资料，部分工程人员对檔案管理工作的重视度不高、延期归档工作等原因会导致基建项目部分环节资料整理出现纰漏，另一方基础项目工程建设由于搬迁、改建等不可抗因素导致部分环节档案资料缺失。部分档案管理人员只注重中后期施工监管与竣工验收时期的数据资料整理，而忽视了前期设计勘察、投标立项时的文件资料搜集，因此导致资料搜集不完善，前期资料缺失。

2 加强医院基建档案管理的措施

针对上述情况，我认为应该从下列几个方面入手：

2.1 增强基建档案管理意识

加强宣传，利用会议及举办学习班向全体工作人员宣传基建档案的重要性，由领导牵头带领大家学习《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，使他们认识到档案的重要性和潜在价值，充分认识到基建档案不仅见证了医院的历史，记录了医院的发展历程，而且基建档案中投资预算的数据与施工过程中设计变更认量、经济签证，投标过程中投标价格、合同、洽商记录、竣工图等一系列资料以及总决算的数据又是后期审计部门审查的重要依据，是控制经济流失、打击贪污受贿、加强廉政建设的第一手资料，使加强档案管理的观念深入人心。

2.2 完善基建档案管理制度，培养高素质档案管理人员

现在医院缺少既懂基建又懂档案管理的综合型管理人才，要想真正管理好医院基建档案，医院领导必须下定决心重视档案人员的素质培养，根据基建档案管理要求与基建工程项目特点，应设立相应的档案管理部门，派遣专业的管理人员，明确各自职责，深化职能改革，加强各部门间的档案管理人员与工程人员的沟通与交流，建立健全基建档案管理网络体系。要将基建项目的档案管理工作与项目建设进程同步纳入项目建设管理程序。通过宣传、培训等多种形式，广泛宣传党和国家有关档案工作的法律、法规和制度。同时选派档案管理人员参加档案员岗位培训班学习，参加各种档案及基建学术交流会，多渠道提高档案管理人员综合水平，促使其转变观念，不断更新知识，改善知识结构，开阔视野，成为高素质的复合型档案管理人才。

2.3 改善硬件设施

医院基建档案的储存条件是基建档案管理的必备条件之一，硬件设施的好坏直接影响档案的质量。因此医院领导应该加强对基建档案储存用房的投入力度，建立固定的储存场所，避免因基建档案资料的来回挪动，致使项目结束档案资料也因此损坏丢失严重的结果发生。再次是医院要为基建档案室配备一套完整的档案装具以及电脑、复印机等。同时医院对档案库房要做好防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，保证档案实体和信息的安全。

2.4 健全档案管理的流程规范

基建档案是由施工文件、监理记录、基建档案、竣工图纸等资料组成的，做好基建档案资料的搜集、归档与验收工作十分重要。工程人员应按照基建档案管理流程进行整理工作，确保归档及时、搜集完备、保管安全、整理规范。基建档案从整理、组卷、编目到保管、利用都有其既定的规律，各参建单位要严格遵守操作规程履行各自的职责，统一基建档案管理标准和操作方法，同时保持档案资料有机联系，使其形成一个系统的、分类明确的整体。基建项目各环节的档案资料应按照不同类型进行搜集归类，严格按照档案管理的流程要求完成归档工作，对于工程周期较长的基建项目，应保证分段跟进档案管理工作。

参考文献

[1]关明杰.基建工程档案管理存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬），2015，（23）：227.

[2]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地，2012（8）：49-50.