加强档案管理工作的有效措施

颜英梅

摘 要：档案是政府、企业等单位的重要资源化信息，对查证、考究、科学研究以及利用有重要的现实意义。而当前我国档案管理工作面临一些问题，使其无法满足新时期的要求。为此，本文将从档案管理工作存在的问题入手，并以某地方档案管理细则为例，探究加强档案管理工作的方法，为档案管理工作提供更多的参考资料。

关键词：加强；档案管理；措施

档案管理工作主要将对档案、文本等进行整理、分类、编号以及保存等作为工作内容。从而实现对档案或文本的查证及再利用。而新时期下档案管理工作亦包括对档案的采集工作，且当前档案管理工作面临着思想观念陈旧、管理人才匮乏、管理工作不规范、对管理工作不重视等亟待解决的问题。使其无法适应新时期下档案管理工作的需求，为此需要不断改进档案管理工作的水平，创新管理思维，切实提高档案管理工作的现代化水平。

1 档案管理工作存在的问题

1.1 管理工作不够规范

我国档案管理工作存在着不够规范的问题，主要体现在权利与责任分配、组织规划等方面。且部分机构的档案管理工作过程较为混乱，索引、目录等未能进行及时的更新与完善，并且对于档案的分类也十分混乱，对其的编码也较为随意。另有部分机构在对档案进行整理与收集时，未能将其按照类别进行归档，工作不够严谨。最终导致档案查询、整合等工作不够顺利，亦会为工作人员带来不良影响，可能会导致其工作热情衰退，迟到、早退现象比比皆是。此外，新时期下档案管理工作的现代化程度较差。随着信息技术的不断发展，无纸化办公的形式也逐渐趋于成熟，并得到各地区的广泛应用。但档案管理工作并未紧跟时代潮流，现代化管理机制仍为得到有效创新，这便导致档案管理工作位于传统与现代化管理之间，管理过程无法达到其中某个阶段的标准，将会对档案管理工作带来不良影响。工作效率无法提升，查阅工作亦有较多不便。

1.2 思想观念较为陈旧

我国档案管理工作由于一直受到传统思想的牵制与影响，使其处于一个封闭的环境下，久而久之，部分档案管理工作人员将不够了解当前社会形势的发展与变化，并因此缺乏对新时期的客观认识，思想观念过于滞后。此外，由于思想观念的陈旧，部分工作人员仅将档案保存作为管理工作的重点，而忽视了档案应用的要求，认为只要将档案有效接收与保管，并对内部工作人员开放便可以，但没有进一步对档案资源进行分析，亦不了解其内外价值，导致档案资源没有全面利用，长此以往，档案管理工作的发展将会产生阻滞。

1.3 管理人才较为匮乏

档案管理人员是档案管理工作中的实施者，其专业度的高低关系着档案管理工作能否有效实施与进行。但新时期下，大多数档案管理人员的专业度并不高，专业知识的掌握也不过硬。且随着时代的推移，现代化进程的不断深入，政府所关注的事情逐渐增多，对档案管理的需求持续增加，档案管理人员的专业度无法满足工作的需求。

2 加强档案管理工作的有效措施

2.1 创新档案管理手段

在档案管理工作中，档案的转接与涉密档案的管理最为重要，因此创新档案管理手段具有十分重要的现实意义。档案管理工作具有延续性特征，主要體现在档案的交接与转接层面。以往的档案管理工作出现了很多不及时转接、不细致转接等问题。为此在档案管理工作中，首先要提高保管条件，将不同类别的档案进行区分，并切实保障档案的安全性。其次，在管理工作中严格遵循规章制度，制定领导人审批机制，做好等级与签字，管理人员对档案亦要即时检查与归档。

2.2 提高管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2.3 加强档案管理工作重视度

档案管理工作的好坏与各成员对其重视程度的高低有着紧密的联系。但部分工作人员对档案管理工作存在一定的误区，没有深入理解工作重点与工作目标，因此，加强档案管理工作首先要加强工作人员对其的重视程度，尤其要加强领导对档案管理工作的意识。为了加强领导工作，健全工作组织，可成立相关档案管理工作领导班子，形成小组，从而为档案管理工作奠定基础并提供强有力的保障。同时，还需将档案管理工作纳入工作目标管理机制中，明确其责任与权利，并要去其他工作一般进行部署、检查以及考核，使档案管理工作落实。此外，领导人员不仅要从思想上对管理工作进行重视，还需将其落实入行动中，保持人力、物力的实用性。而普通工作人员在工作时不仅要严格遵循领导人员的分配，还需自我形成档案管理责任感，切实提高对管理工作的重视程度，为未来工作提供保障。

2.4 利用现有资源，整理档案

档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

2.5 提高管理人员综合素质

管理人员是档案管理工作中与档案接触最为密切的部分，其综合素质的高低关系着档案管理工作的是否顺利。因此，加强档案管理工作势必要提高管理人员的综合素质。为此，要加强档案管理人员的培养以及专项教育。并对相关工作人员进行业务培训，面向全职工作人员时要加强管理、档案等知识的培训，而面向兼职人员则需对其业务方面进行培训。使其可尽快进入工作状态，保障档案管理工作的顺利进行。其次，政府、机构等可时常举办学习班，为管理工作人员提供学习的空间，并需根据新时期的要求，从档案管理工作的意义出发，进行现代化管理工作的基本教育，并加强管理人员对信息技术的应用能力。此外，需加强其思想及业务的建设，加强管理人员的横向交流，利用多种形式对其进行鼓励，使其掌握新本领，学习新知识，并扩宽其工作思路，掌握现代化技能。从根本上提高管理人员的综合素质，使档案管理工作趋于规范化、制度化发展。

3 总结

为了推动档案管理工作的现代化发展，加强档案管理工作进程，需要不断提高档案管理人员的综合素质，并加强各级人员对档案管理工作的重视程度，利用丰富的现代化科技创新管理工作手段，以此完善工作体系，实现档案管理工作的现代化发展。

参考文献

[1]门伟丽.关于加强新形势下档案管理工作的思考[J].科技创业月刊，2010，23（8）.

[2]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东农业工程学院学报，2005，21（3）.