数字化档案管理工作的实践与探讨

陈莉

摘 要：信息网络技术和计算机技术的迅速发展将人类推入了数字化时代。在当今这个竞争激烈的市场经济时代，档案管理的各项工作必须与时俱进，跟上时代发展的步伐，才能够确保在激烈的竞争中稳步发展。档案管理工作在全局工作中发挥着重要的作用，档案资料不仅是原始凭证和原始记录，而且可以为今后工作的发展提供可靠的数字依据。因此，分析数字化档案管理中存在的实际问题，并研究加强数字化档案管理的有效策略，对于的稳定、健康、持续发展具有非常重要的意义。

关键词：数字化档案；安全管理；应用措施

随着信息化时代的快速发展，各种计算机技术以及电子信息技术的应用使得很多工作的信息化程度都逐渐提高。在档案管理中，数字化档案成为档案管理的一种新模式。档案管理模式也由传统的管理方式向现代化进行转变。但是数字化档案的应用的过程中还是存在一些安全问题。本文浅述的数字化档案在应用过程中的安全问题以及相应的应对措施。

1 电子信息档案管理系统构建的原则

1.1 自动化原则

其主要涉及的是自动生成类的文件，例如，涉及档案局自动生成类型的文件，其涉及了档案采集过程、档案整理过程、档案存档及利用方面，档案局对这些数据进行充分挖掘后就能够实现档案的自动化利用和管理。

1.2 规范化的原则

对于档案局来说电子信息档案是存在安全隐患问题的，非常容易出现串改的显现，所以为了保证电子信息档案的完整性、真实性、可靠性才能够有效的解决安全隐患的问题，所以在构建管理系统的时候就需要将档案的功能需求、档案的管理结合起来进行电子信息档案的规范化管理，进而去提高电子档案的使用价值。

1.3 一体化的原则

为了提高档案局档案管理的一体化管理，从而保证档案的真实、完整及可靠，使得整个电子滇西档案形成完整的生命周期，有效的避免电子信息档案管理当中可能出现的一些意外性的因素。

2 人事档案数字化管理的现状

2.1 技术更新换代较快

人事档案的数字化管理对计算机系统、技术以及软件的依赖性是较大的。在实际情况中，计算机系统升级速度非常快、计算机技术的更新换代也较快，使得计算机软件、硬件系统之间很可能会出现不匹配的情况，使得部分文件无法有效读取，当人们需要调取相关资料的时候，则会导致资料不全，无法获得精准数据，影响了人事档案管理的效率。

2.2 档案信息管理安全问题

在信息化时代，數字化管理方式为管理工作带来很大方便，但是其中也存在着一定的档案信息管理安全问题。在网络背景下，大量的电脑病毒已经对数据安全造成威胁。虽然电脑中都会安装杀毒软件， 但是并不能够完全阻止计算机病毒的入侵和传播。此外，电脑黑客恶意攻击也会导致信息数据的缺失和丢失，导致人事档案数字化管理数据的安全性受到了非常大的考验。

2.3 信息数据的维护

人事档案管理所涉及的信息数据较多，通常都会有纸质+电子版共同管理。两种方式共同管理所产生的效果较好，但是其中也存在着一定的问题。比如：传统纸质的人事档案信息中，若是有改动，则改动的痕迹会很明显，很容易查找到修改的地方。但电子版管理中的数据若是进行修改，则不会留下改动痕迹，很难保证数据的可靠性，若是有心故意改动，则很难查看出来，这对数据的精准度来说是一个非常大的威胁。

3 事业单位数字化档案管理的对策

3.1 事业单位的档案整理

事业单位的档案整理工作环节涉及的工作内容比较多样，在这一环节需要做好一些基础性的工作，不仅仅包括对原始档案信息的拆除，而且要对一些存在破损现象不能够实行扫描的档案信息实行专业化的修复，随后需要进行交接登记单的填写，要对档案资料文件的开始页码以及结束页码进行细致的记录，准确地记录档案资料信息的总页数，完成档案原始资料的扫描之后需要进行重新装订，保证档案信息的完整性以及真实性。

3.2 档案扫描与图像处理

档案扫描工作是单位数字化档案管理工作的重点，首先需要选择合适的扫描方式以保证工作效率，随后要合理化地选择色彩模式，针对不同的档案原始资料的情况进行不同方式的选择，对于扫描的分辨率要进行明确，这是保障图像的清晰以及完全，提升图像应用的效果水平，要在保障图像清晰度的前提下可以依照不同的情况实行图像的压缩，能够最大限度地降低存储的容量，随即进行扫描工作的细致登记，以方便进行查阅。与此同时，针对图像的处理环境，更是要引起高度的重视，对于图像进行纠正偏差、去除污渍以及裁剪拼接等处理。

3.3 数字化成果管理

事业单位的数字化档案管理工作的一个重要工作内容就是数字化成果管理，这也是为了保障档案信息的安全以及完整，能够方便以后进行档案信息的查阅以及检索，需要进行网上检索的工作环节，进行制作单位的电子标识处理，依照不同的情况进行能够下载以及无法下载的数据格式运用，全面提升事业单位对于数字化档案信息的管理水平。

3.4 对数字档案的应用系统结构进行管理

数字档案的管理中，一般是采用三层Bs/的系统结构进行管理的，即在管理中有三层防护，首先是防火墙设置，其次是应用系统的身份认证，最后是数据库的安全管理。对应用系统进行安全管理时，要加强应用过程中的权限管理。系统中的用户的权限以及角色往往是根据其工作、操作流程等进行区分的。一般有管理用户、业务用户以及一般的浏览用户。对于不同的用户类型要进行不同的权限设置管理。比如管理用户是负责整个系统的整体运营的，可以设置一些日常维护、用户自定义等相关的权限，对于业务用户一般可以设置录人、修改、统计等相关的业务权限，而对于浏览用户，一般是设置相关的浏览权限，不能进行信息修改删除。通过在应用过程中对不同的用户进行权限管理，可以极大地提高其安全性。

4 结语

随着科学技术的进步，档案管理的数字化是发展的必然趋势。每一位档案工作者要有紧迫感，树立创新意识，努力学习和掌握现代科技知识，提高自身能力，全面提高的数字化档案管理水平。

参考文献

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