医学院校人力资源管理系统分析与优化设计研究

陈金娥

为适应医学院校的长远发展，使人事信息数据能够科学串联起来，提高信息数据的存取效率，使人事工作的管理更上一个台阶，建议引进和建设一套人力资源管理信息系统，该系统主要是面向人事处、院系领导、各职能部门、专职教师，在全校范围内建立一个信息共享、流程优化的人力资源信息管理平台，实现全校人力资源管理工作的信息化，提高人力资源管理效率，为学校管理层决策提供支撑和服务[1]。本文对此进行探讨。

1 人事管理存在的问题分析

医学院校所管理的教职员工由于身份和工作性质的不同，办公地点并不唯一、工作时间也有所不同，这就大大加大了人力资源管理工作者与教职工之间沟通工作的难度，比如：学校人事制度、工作流程、岗位变动、薪资情况、职称申报、专业技术能力情况以及绩效考核情况等各方面，现有的管理模式已经无法满足员工的高标准、多种需求。现有的人事管理方法，对职工知识水平的提升、工作业绩的提高以及潜能的挖掘和自主性发展都是一种阻碍，束缚了教职工的积极性和创造性，也不利于教师个人的发展和自身需求的满足[2]。

目前某些医学院校因为缺乏有力的管理软件，人事工作缺乏整体性、统一性，人力资源的基础数据还不够完善，各业务模块之间缺乏相应的联系，人力资源管理工作中存在重复劳动的情况，这不仅浪费了人力资源、浪费了人力资源工作者宝贵的时间，而且还无法真正地为系部、处室、院、校级领导的人力资源战略决策提供有效的数据基础。

1.1 人事业务层面存在的问题 ①人力资源管理涉及到的处室众多，一律都是按职能“条块分割”，人事信息不能得到有效集中、实时共享。②人事流程业务审批的环节繁杂，办事效率低、周期长。通常要填写很多表格资料，过程纷繁复杂，难以进行跟踪和监管。③缺少人事管理系统来辅助日常人事管理，日常的人事档案、工资等繁琐的事务性工作费时又费力，难以调动人事管理工作人员的工作积极性。例如：劳资科的老师需要根据不同的人员类别、按照不同的计税方式制作工资表、奖金表；师资科的老师需要随时跟踪各教师的专业技术能力、专业成果等，人力资源科的老师则需要根据不同的招聘需求与不同部门配合进行教师、行政人员等的招聘工作，社会保险科的老师则需要对新进员工的医疗等保险报增、报减。④各类统计报表的编制与汇总繁琐、复杂，极易出错。

1.2 管理层面存在的问题 对于教职员工基础信息，各院系、校级主管领导只能通过院、校人力资源工作者的上报结果掌握，缺乏实时性、有效性，无法在第一时间了解历史信息，对于重要岗位任免、队伍建设等重大决策的制定缺乏数据基础，影响了决策的时效性和科学性。

1.3 基层教职员工层面存在的问题 ①与切身利益息息相关的信息无法及时得到了解，比如：学校人事制度、人事工作流程等。②自身的薪酬无法及时准确地掌握，比如工资变动、福利发放、绩效考核结果等。③个人的基础信息无法实时更新，比如联系方式、学历、学位、业务进修等，进而导致无法保证全校教职员工基础信息的准确性和有效性。

2 优化设计

基于对医学院校传统人事管理模式存在问题的分析，笔者认为要彻底解决这些问题，必须借助信息系统建设来实现，从而达到管理方式的转变：

2.1 人事信息由分散管理到集中管理 为了更方便、快速、准确、全面地给各级领导、人事管理工作者提供人事信息，建立一套统一的人事信息数据库势在必行。

2.2 统计信息由手工处理到计算机处理 逐步实现统计信息由传统的手工计算转变为计算机处理，由单一应用转变为全覆盖的校园网络化应用，从而实现人事信息数据的自动生成和网上填报，大大提高人事信息的时效性和准确性，同时也大幅度降低人员成本，进而降低工作人员的负荷。

2.3 建立一套全功能的人事管理系统 改变传统业务处理的方式和速度，改善以往工作效率低的弊端。实现岗位设置、人员招聘、职称晋升、人员调动、工资调标、绩效考核、离退休操作等日常人事业务的计算机网络化管理，逐步规范管理模式，提高工作效率与质量。

2.4 业务流程实现电子化 在系统中对人事工作流程的每个环节进行追踪管理，更方便地跟进审批等业务进展，进而提高工作人员的办事效率，优化业务流程。为保障学校的人事管理信息化的落实和执行，必须借助信息化系统来实现。人力资源管理系统，是先进的软件与高速的硬件的完美结合，再加上专业化的技术人员融为一体，构成一个为人力资源服务的技术网络，是一种基于Internet的人力资源管理系统[3]。通过人力资源管理系统建立电子化业务流程平台，通过信息化平台将人事管理业务流程管理起来，然后根据管理权限对各级领导层级、人事管理工作人员和全校教职员工进行授权，在业务审批流程中，可以做到任何业务办理不受时间、地点的限制，从而达到优化整合业务流程，使得人事业务流程与学校管理的实际需求更加有效地融合。

2.4.1 打造一个信息共享的网络平台 利用人力资源系统构建某医学院校人事信息数据库，根据职能范围及组织层级，授予相应的管理权限，对人员的基本信息进行多角度、深层次、全方位的查询与分析，相关领导层级有权限对学校的人才的分配、人才状况和使用情况更加准确的掌控，从而能够进一步优化人员配置，从整体上进行组织机构设置，让合适的人安排到适合的岗位上，发挥该有的才能。同时，学校的校领导、人事处负责人、各部门负责人以及教职员工都能够利用这个平台获取自己所需要的相关信息，调动全体教职工参与校人事管理，形成一个人事协同的整体环境。

2.4.2 运用薪资系统高效完成劳资工作 人事管理信息系统构建以后，对于职务、职称的变动引起的工资变动以及每年按期调整薪级工资，按照预先定义好的模板，系统即可自动核算出调整后的岗位工资、薪级工资等，包括学校的“双肩挑”教师特殊情况也可以设置固定模板进行自动计算，省去人力大量翻阅相关的文件和标准表等，大大提高工作效率。利用人力资源管理系统，工资的调整、核算、统计、发放等工作可以通过“一键式”完成，按照工资核算相应的统计规则进行分析处理，生成各类形式的工资分析报表，并具有对工资报表等数据进行自动审核的功能。同时，普通教职工通过人力资源管理系统的信息自助平台可以查看自己的工资组成和标准，还可以结合自己的出勤情况、绩效考核结果等，核对自己的工资数额。

2.4.3 运用培训系统有效使用培训资源 以往都是各部门、各系部各自规划本部门的师资培训体系，造成资源的浪费和重复。实际上，只要统筹规划一个开放式的培训平台，由人事部门将全校所有的培训资源、培训计划进行一体式管理，并把师资培训的相关信息发布到信息平台上，让全体教职员工有选择性地去报名参加某些培训项目，最终把培训的效果及评估反馈回系统中，从而很好地完善了培训信息的收集。有了这样一套培训的信息化平台，培训的方式可以由原来传统的课堂固定式培训转化成网络培训，实现培训资源共享，很好地满足多样化、不同群体的培训需求，有效解决传统培训带来的弊端。

2.4.4 人事信息图表分析的多角度实现 通过人力资源管理系统实现对全校人事信息的全局把控，及时准确地完成各种人才状况的动态趋势分析和静态结构分析，为领导人事决策提供有力的辅助。

3 技术优化方案

3.1 业务框架 通过人力资源管理系统的支持，学校可以进行人事政策、人事制度和人事信息的共享与执行，完成干部和职工的管理与培养，实现工资发放的管理与统计，在人力资源管理系统平台建立涵盖整个学校的人员招聘、职称晋升、人员调配、工资调整、考勤、培训等业务的管理体系。实现 “流程优化、信息共享、业务协同、决策支持”的人事管理信息化目标。见图1。

图1 人事业务HR 总流程图

3.2 部署模式 人力资源系统管理分为业务和自助两种平台，业务平台采用B/S架构模式应用于人事业务工作，面向全员的自助平台采用B/S架构。

3.3 人事信息支撑平台 采用Web Service技术实现人事信息支撑平台，提供人事信息更新、人员基本信息的查询，为其他应用系统服务。例如获取该系统的用户的姓名、性别、年龄、职称级别、所在部门、工作年限等。

4 结束语

医学院校人力资源管理信息化建设是一项复杂而艰巨的工程，只有从上而下做到观念上的重视，在执行上加大力度，在监管上准确到位，从而满足人事管理工作的业务需求[4]。高校人力资源系统管理问题的真正、全面的解决需要一个长期的过程，优化人力资源配置和完善管理制度方面的探索尤为重要。本文提出了某医学院校人事管理信息系统的设计和优化方案，实现该系统后能够全面、准确、及时地掌握高校机构资源和人力资源情况，能够实现部门间业务系统的数据交换，从而实现真正意义上的资源共享。