医院人事档案信息化管理的问题分析

黄震蓉

摘要：信息化管理技术的普及和应用在医院管理工作中日益推广，使医院诊疗水平和办公自动化上了新台阶，也成为现代化医院管理中必不可少的基础设施与技术支撑。与此相适应的，人事档案管理仅限于纸质档案远远不够，应把人事档案和人力资源管理软件相结合，利用现代化管理理念，在实践中不断总结、摸索，探索出一条适合于本单位的人事档案信息化管理的发展之路。面对日益深化的医疗改革和人事制度改革，如何实现医院人事档案信息化管理，适应新的挑战和机遇，更好地为医院管理服务是目前各级医院所要面对的新任务、新课题。人事档案管理工作作为医院管理中的一个重要组成部分，必须具有创新意识和创新能力。医院应从实际工作出发，结合本单位的特色，改革陈旧的管理理念和管理方式，创造条件，努力实现人事档案管理的科学化、信息化，促进人力資源现代化管理，提高医院的管理质量，进一步推进现代化医院的发展进程。

关键词：人事档案 信息化管理 问题分析

人事档案是一种特殊档案，是在人事管理活动中形成的、记录和反映职工个人经历和德能勤绩综合素质的直接记载。它的作用在于为人力资源管理工作服务，是全面了解人才、选拔人才的基础，是领导决定用人的重要参考依据，也是用人单位人才开发的重要信息资源。

部分事业单位职工的人事档案在上级相关部门保管，比如目前我院事业性质人员的人事档案在区卫生局保管，合同制人员的人事档案在区人力资源服务中心托管，日常调阅十分不便。加上上级部门的档案工作量大、没有专职人员管理、人员流动性强等种种原因，人事档案资料收集不全或得不到及时整理，个人档案不完整。因此，各用人单位要重视人力资源的开发与管理，结合本单位实际建立和完善人事档案管理体系。

信息化管理技术的普及和应用在医院管理工作中日益推广，使医院诊疗水平和办公自动化上了新台阶，也成为现代化医院管理中必不可少的基础设施与技术支撑。与此相适应的，人事档案管理仅限于纸质档案远远不够，应把人事档案和人力资源管理软件相结合，利用现代化管理理念，在实践中不断总结、摸索，探索出一条适合于本单位的人事档案信息化管理的发展之路。本文就人事档案信息化管理中存在的问题及建议，谈些浅见。

1.管理意识淡薄。做好人事档案信息化管理工作必须要有领导的重视和全院各部门的积极配合。历史年代中人事档案能主宰一个人的政治前途，在那段时间人事档案还是比较受到重视和关注的。随着我国社会主义建设的重点转移到经济建设上，社会上对“档案”的概念减少，人事档案在人们生活中意义不大了，人们不十分关心人事档案。有些医院领导对人事档案信息化管理在医院管理中的重要性和必要性认识不足，认为在市场经济中医院应注重投入经费购置高精尖设备，可以立竿见效益。档案工作的作用是间接的，没有显性的经济效益，所以难以被重视。大多数单位的人事档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的现代化进程。医院内其他部门也普遍存在“人事档案管理是档案工作人员的事情，与己无关”的错误认识。

2.专职管理人员不足。实现人事档案信息化管理，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行计算机操作技术及相关软件设备的日常使用和维护，还要具有先进的管理技能和较高的文化素养。从目前现状来看，从事人事档案管理工作的人员往往半路出家或身兼多职，业务繁忙，平时也不注重档案管理知识的学习，专业管理能力和素质欠佳，不能适应人事档案管理工作发展的需要。大多数人事档案管理工作仍停留在收发、查找的阶段，缺乏现代化管理的意识和基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。懂档案管理的人，不懂计算机应用；或者懂计算机应用的人，不懂档案管理。

3.标准化、规范化有待提高。人事档案信息化管理的理论研究有待进一步加强。档案信息化管理是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体工作。专职或兼职档案人员的工作责任心不强，平时不注重收集、不清楚收集哪些资料、不及时归档、管理不善遗失或毁坏等诸多因素均会导致档案资料收集不齐全，档案信息不完整，从而档案失真，不能全面、准确地反映一个人的综合情况。

4.管理软件、设备不先进。首先，人事档案信息化管理的软件是否适用于本单位工作。目前，大多数软件公司开发的人事管理软件偏向于企业管理，并不适合医院；而用于医院管理的信息管理系统（HIS系统）着重于医疗工作，不包含人力资源管理软件，而实际上，适合医院实际、可直接运用的、现成的人事档案管理软件也很少。人事档案信息化管理不仅仅是只需要管理软件，还需配置相关设备，如有足够运行速度和存储空间的计算机、移动硬盘、扫描仪、打印机、照相机等等。这就需要医院领导的高度重视、资金投入和各方面的大力支持，更需要相关部门人员的通力合作。

面对日益深化的医疗改革和人事制度改革，如何实现医院人事档案现代化管理，适应新的挑战和机遇，更好地为医院管理服务是目前各级医院所要面对的新任务、新课题。本人针对目前存在的问题以及人事档案信息化管理应具备的前瞻性意识，提出以下几点解决思路：

⒈增强现代化管理意识。实现人事档案信息化管理，需通过多渠道、多途径地加大宣传力度，强化全院职工特别是院领导的人事档案管理意识，树立人事档案管理人人有责的观念。通过档案利用的典型事例，加深了解档案工作在医院工作中的地位和作用，认识到人事档案信息化管理的潜在经济效益，从而提高各科室及全院职工参与人事档案管理的积极性和主动性。

2.提高档案人员的素质。档案信息化管理是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终依赖于档案工作人员的素质，包括思想认识、知识结构和操作技能等方面。每位档案工作人员应具有高尚的思想品格、过硬的业务能力和严格的组织原则性。既要懂专业知识，又要懂计算机应用技术。因此，医院领导应尽快培养具有综合工作能力的档案管理人员。而人事档案管理现代化的形势也迫使档案工作者发奋工作、刻苦学习，不断更新自身档案管理知识，掌握计算机管理技能，全面提高科学管理档案的综合水平，更好地为人力资源管理服务。

⒊重视档案资料的收集。人事档案管理工作涉及的面很广，人力资源管理对人事信息管理工作的要求越来越高，医院应把人事档案信息化管理提升到重要位置，并建立健全和完善人事档案管理相关制度。平时注重收集，加强各环节管理，克服档案资料分散的弊端，保证档案的齐全完整。医院人事档案的准确性、完整性直接影响人力资源管理工作，档案记载内容的真实性、全面性直接关系人事档案的利用效果，因此必须重视人事档案资料的收集，这也是人事档案信息化管理的基础工作和重要保证。

⒋实行档案标准化管理。医院档案信息化管理不是档案的集中保管和简单上传，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、标准化、现代化的系统工程。医院档案部门应加强标准化管理，为实施、推进信息化管理创造条件。档案管理必须有章可循、有法可依，在各个环节、各个步骤，从收集、分类、整理、归纳到最后录入、统计、利用，都要做到条理清晰、目的明确，才能保证档案工作的标准化进行。因此，医院人事档案管理应严格依照国家和省级标准，结合本单位具体情况制定管理实施细则、规章制度、岗位职责和规范的人事档案收集的标准目录以及专兼职档案管理人员网络等，确保档案工作的标准化落到实处。

5.选择合适的软件设备。我院从2014年开始着手准备人事档案信息化管理工作。首先，对周边多家医院人事档案管理软件的使用情况作了充分的调研，听取了各家医院的建议。医院人员有它的独特性，人员性质、职称类别、工作班次复杂，内部岗位调动频繁，并没有完全适合我们医院且价格适中的软件。经过几家公司的软件操作功能演示，反复论证，最终选择用友软件公司。用友公司研发过成功的企业人力资源管理软件，在泰州地区并未投入医院人事管理軟件，对医院相关管理流程、制度不完全熟悉，但他们有过硬的软件开发能力。我院的财务管理系统也是他们开发的，相关数据对接和资源共享会很方便，用友在泰州有分公司，售后也能及时。

博众家之长，与用友工程师进行了几个月的反复讨论和协调，对软件进行反复修改，形成了具有我院特色的人事档案管理软件。目前涉及到组织架构、人员信息（基本情况、学历变动、职务变迁、职称晋升、奖惩情况等）、合同管理、工资薪酬、数据统计分析等几个模块，已完成基础信息工作，正式启动运行。每位职工的信息一目了然，查阅统计便捷，能及时为领导提供决策，充分发挥了人力资源现代化管理的作用。人事档案信息化管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的价值。我院以后会逐步增加考勤管理、技术档案、继续教育培训等其它模块，全面提高档案管理的现代化水平。

6.正确认识信息化管理。实现人事档案信息化管理不可能一蹴而就，是一个循序渐进的过程，也需要做大量的基础工程，如档案资料的收集、整理、扫描、复制等。在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的，档案管理现代化不代表放弃传统的手工操作。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改进，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

随着现代化科学技术的发展和广泛应用，档案工作也随之进入信息化、现代化时代，这是档案事业管理的必然趋势。人事档案管理工作作为医院管理中的一个重要组成部分，必须具有创新意识和创新能力。医院应从实际工作出发，结合本单位的特色，改革陈旧的管理理念和管理方式，创造条件，努力实现人事档案管理的科学化、信息化，促进人力资源现代化管理，提高医院的管理质量，进一步推进现代化医院的发展进程。