F省公办本科高校印章管理制度若干思考

练 泓

高校印章是高校身份与权威的体现，具有代表学校进行意思表示的法律效力，在学校的管理以及参与其他社会政治、经济活动中起着举足轻重的作用。[1]我国国务院1999年10月出台的《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》是为进一步规范和加强国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章管理，就国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章的制发、收缴和管理做出了相关规定，其中对印章的样式和制发、收缴规定较为详尽，而对各国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章的管理只规定了“国家行政机关和企业事业单位、社会团体必须建立健全印章管理制度，加强用印管理，严格审批手续。未经本单位领导批准，不得擅自使用单位印章。”[2]造成我国公办本科高校印章管理制度缺乏指导性强的上级文件依据，各高校的印章管理制度水平参差不齐。笔者通过因特网及同行交流对F省19所公办本科高校印章管理制度进行了搜集、整理，发现目前仍有7所公办本科高校未出台印章管理制度，余下12所公办本科高校制定的印章管理制度的水平也有较大差距：简单模糊规定的有4所，近3年制定或修订的7所。

一、F省公办本科高校印章管理制度中存在的主要问题

(一)印章管理人职责规定松散、不明确

不同公办本科高校印章管理制度规定中对“印章管理人”的称谓略有不同，大部分表述为“印章管理人”，但也有表述为“保管人”、“监印人”。不同的表述反映出对印章管理人职责的不同要求。

作为印章保管人员，其首要职责就是保管印章，对于印章的管理使用只字未提或只要求坚持原则，并按规定手续用章。而作为监印人，其职责要求监印人员亲自用印，认真审核，慎重用印。

印章管理人的职责内容较为丰富，具体归纳为：首先要妥善保管，存放和使用地点均在该单位办公室内，平时印章随用随锁，同时要不定期进行保养，确保印文清晰。其次要严格审核和执行学校规定的用印审批手续，认真审阅有关材料，了解用印内容，核实审批人签字。最后要规范用印并做好登记归档工作，印章落处恰当、端正，印迹清晰。用印情况需逐一登记，用印留存材料要定期整理、立卷归档。但不同公办本科高校就其核心职责有着截然不同的认识或者说是较为模糊的认识，即印章管理人的审核要求是形式上的校核还是内容上的审核。

(二)印章审批人员范围规定多样化

各公办本科高校就印章审批人员范围的规定存在以下三种情形：第一种印章审批人员范围采用分类列举式，就各审批用印事项直接规定对应的审批人员；第二种印章审批人员范围为分管(主管)校领导和经其授权的业务职能部门负责人，就常规性业务材料事项，由业务部门负责人向分管校领导提出授权申请或者直接规定业务部门负责人有权审批；第二种印章审批人员范围为分管(主管)校领导及经其授权的校办主任。

(三)印章审批程序规定存在层级区别

各公办本科高校因权力下放程度的不同，在印章审批程序中体现为两种模式：第一种模式为由用印申请人所在部门或者申请事项业务部门负责人审核后，依照学校印章管理制度规定的审批人签字同意后，到印章管理人员处用印。

第二种模式为由用印申请人所在部门或者申请事项业务部门负责人审核后，经由校办主任审定，可直接到印章管理人员处用印或需提交校领导审批后到印章管理人员处用印。

(四)印章管理责任规定较为笼统

大部分公办本科高校的印章管理制度中都有提到“因印章管理或使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分，造成重大损失的，追究当事人及单位负责人的经济和法律责任”；少部分公办本科高校只明确“凡批准手续不全的，一律不能用印，违反此规定所造成的一切后果，由监印人员负责”；也有极少数公办本科高校的印章管理制度未规定相关责任，而直接适用国家法律法规：“对伪造、变造印章或使用伪造、变造印章者，要依照国家有关法律法规查处”。

二、F省公办本科高校印章管理制度科学化、规范化

(一)印章管理人员职责统一化

公办本科高校的印章管理人员通常是高校办公室科室负责人或者保密人员，对其职责的明确完善有利于印章管理的有序进行。笔者认为，公办本科高校的印章管理人员首先是保管人，他应该妥善保管印章，适时对印章进行保养；其次是印章使用监督执行人，他应该严格执行印章使用审批决定，认真校核审批人签字意见与用印内容的一致性，即形式审查用印材料；最后是印章使用守护人，逐一将用印情况进行登记，并保存重要用印材料，做好及时归档工作。

(二)印章审批人员范围明确化

各公办本科高校印章管理制度所明确的印章使用审批人员及权限范围应充分体现高校不同领导层级的权力范围：基本保证了分管(主管)校领导对其分管(主管)事务范围的决定权力，同时考虑效率、简政放权原则，赋予中层领导特别是职能部门负责人一定的审批权。同时，高校事务繁多，职能部门的常规性业务也会随着学校事业的发展发生变化，因此，在公办本科高校印章管理制度中原则规定印章审批人员范围时，也需结合实际，针对不同审批事项适时列出审批人员范围并经一定程序予以确认公布执行。

(三)印章审批程序科学化

高校印章具有代表学校进行意思表示的法律效力，作

为权力顶层的校领导意志已经能充分代表学校决策，除需领导集体决策事项或已授权职能部门负责人决策事项外，用印审批权应自然归属分管(主管)校领导，无须再由校办主任再行判断，同时，校办主任本身岗位工作繁重，时常不在办公室，不能及时处理用印申请事务，将给用印申请人带来极大的不便，造成服务效率低、官僚作风严重的不良影响；并且设置存对权力归属的再判断，也不符合现代管理的制度化、规范化要求。公办本科高校的印章管理审批程序与印章审批人员范围紧密相关，因此，就现行公办本科高校印章管理制度中存在的两种审批程序模式而言，笔者主张采用依照学校印章管理制度规定的审批人签字同意后直接用印模式。

(四)印章管理责任具体化

印章管理是由一系列行为构成的，不同行为人都应对其行为负责。各公办本科高校现行的印章管理制度对责任的规定都较为笼统单一，没有很好地分析印章使用管理过程中不同行为人的行为要求。笔者认为根据权责统一原则，有必要就用印申请人、用印审核人、用印审批人及印章管理人的责任作出较为明确的规定。

用印申请人应对其提供的用印材料真实性负责，对提供虚假用印材料申请用印的，承当相应责任；用印审核人应根据自己的岗位职责认真审核用印材料，避免影响审批人做出不利于学校的决策判断，对疏忽大意、不负责审核造成审批人错误决策的，承当相应责任；用印审批人应客观审批，对滥用手中权力强迫印章管理人用印的，承当相应责任；印章管理人应妥善保管印章，严格执行审批程序，对因保管不当、用印审批手续不齐全予以用印的，承当相应责任。

总之，高校的印章管理是一项十分重要的工作，不仅关乎学校声誉和各项利益，而且与广大师生的实际工作需求也密切相关。公办本科高校有必要建立健全的银盏管理制度，明确印章审批管理权限和责任，确保印章管理的科学化、规范化、程序化和制度化。

[1]陈小山,和希顺.浅谈高校印章的管理与使用[J].科协论坛,2008(8):102～103.

[2]国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定(国发[1999]25号)[EB/OL].http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/mrlm/201011/t20101115_62739.html,1999-10-31.