网络环境对档案创新管理的影响探究

周婧昭

摘要：在互联网信息技术的影响下，各个领域都进入了网络化的办公环境。以往使用的档案管理模式和方法已经不能满足社会的发展需求，想要顺应时代的发展，档案工作就需要对管理模式进行创新，将先进的技术设备应用到档案工作中，实现对现代化信息资源的有效利用。目前的档案管理工作还存在着许多问题，影响着档案管理工作的质量和效率，档案管理部门需要将网络环境下的优势充分应用到档案管理工作中，促进档案工作的创新发展。

关键词：网络环境；档案创新管理；影响

一、档案管理工作的现状

首先，许多企业档案部门的管理人员对档案工作没有一个正确的认知，通常管理人员对相关工作知识拘泥于表面，没有对其进行深入的管理，一般都是上级部门有检查才会对档案进行整理，缺乏长期有效的管理，不能将档案资料的作用充分发挥出来。

其次，档案管理部门在开展相关工作的过程中没有建立完善的管理制度，这就无法约束工作人员在档案管理工作过程中的行为，工作人员在工作的时候行为不规范，不能保证工作的质量。而且，也没有对工作人员进行有效的管理，很容易出现遗漏或者丢失的问题，这对后续其他部门的查阅有着严重的影响。

最后，许多档案工作部门的基础设施建设的比较差，没有将先进设备应用到档案管理工作中，没有建立自动化的办公环境，这对档案工作的创新管理有着比较大的影响。档案的自动化管理可以节约人力资源的使用，也可以提升工作效率。但是在目前的工作中，缺乏专业的技术型人才，没有健全的管理手段，许多单位即使将现代化的技术设备应用到管理工作中，也無法将其作用充分发挥出来，这就会影响档案信息化、自动化发展的脚步，在信息资源越来越多的情况，无法实现资源的有效管理和应用。

二、网络环境下对档案创新管理的影响

1、实现档案管理理念的创新

在网络环境下，越来越多的技术和知识应用到各个领域，先进的理念冲破了传统观念的束缚，现代化的服务理念融入到档案管理工作的每个环节中，为后续的档案管理工作的信息化建设打下了基础。

2、提升了工作人员的综合水平

以往企业对档案管理工作的重视程度不高，选择的工作人员也不具备专业性的技术水平，在进行档案管理工作过程中，专业人员少之又少。而当前许多信息技术应用到了档案工作中，其对工作人员的能力水平提出了更高的要求，想要完成各项工作，工作人员就必须顺应时代发展，提升自身的能力水平，不断学习专业性的知识，将网络技术熟练中应用到相关工作中。只有提升自己的综合能力，对工作进行创新，才能适应当前的发展形式，将自身的能力体现出来。

3、实现对纸质档案资料的保护

众所周知，传统的档案文件大多以纸质形式存在，受纸张特性的限制，档案管理部门还需要根据不同的时节做好温湿度的调整以及相关防虫工作，以避免档案资料被侵蚀和损坏，其浪费的人力、物力和财力巨大，但是收效并不显著。随着计算机网络的高速发展，档案信息资源大范围内的交流与共享成为现实，能够通过计算机对档案原件进行电子扫描，然后将档案信息以电子文件的形式进行收藏，不仅可以使得档案信息不再受到地域限制，而且可以帮助档案管理人员实现快速浏览、使用和服务，改变了传统档案管理工作的服务内容和模式，真正达到保护档案原件的目的。

4、完善了归档方式

在传统的档案管理模式中，档案文件的归档都是采用繁琐的人工手工劳动进行的，不仅费时费力，而且工作效率十分低下。但是，通过档案管理网络化，能够用计算机操作取代一系列档案管理的手工作业，实现档案管理的电子计算机网络化管理，也能够真正实现档案管理人员的解放，使其能够简便自由地通过计算机软件进行著录档案、浏览查阅等工作，不受时空限制自主借助网络进行档案信息的检索和归档，大大改善了档案文件的归档方式，不仅实现了档案资料的分类整理和系统调整，而且有效地提高了档案管理的工作效率，为档案管理人员提供超出既有档案资源范围的服务。

5、实现信息资源共享

随着计算机技术和网络信息技术的不断发展，其在档案管理工作中的应用也越来越广泛，并能够通过采用网络软件提供的统一格式进行相关档案信息的录入、转换、整合和提取，不仅改变了档案信息使用时效性差、重要档案份数少、借阅运行繁琐、归档工作手续繁杂等缺陷，而且提高了档案信息的归档整理、分类、存放等的有效利用率，增强了档案信息的检索功能、利用效率和适用范围，利于使用人员按需浏览，更实现了档案资料信息管理的系统性、有效性和共享性。

6、创新服务手段

由于越来越多的先进科学技术在档案管理机构中的广泛应用，其对档案管理工作的现代化与网络化建设也提出了新的要求，这就需要档案管理机构更新管理手段，树立服务意识，建立完整的社会档案信息管理系统，为社会上广大的档案使用人员提供档案信息服务，实现档案信息资源的一体化管理，促进网络环境下档案信息资源共享优势的发挥。

7、促进信息资源的有效应用

通常情况下，档案信息的内容都是存放于磁盘之中，其以存档的方式减少了存储空间，也通过采用智能化检索方法为档案信息的检索提供快捷的电子档案信息查询系统，不仅包含档案目录，也全面涵盖了档案具体内容。档案使用人员可以在本机上输入需要查询的关键字，即可通过电子目录和文件在几秒钟之内找到原始的档案文件，得到内容完整的档案信息，而无需到档案管理部门进行调阅，不仅速度快，而且大大节省了档案使用者的档案取用时间，而且效率高、范围广，其检索的信息为用户使用相关档案信息提供了便捷的服务。

8、健全管理模式

通过档案管理的网络化能够改变传统的档案文件借阅、借还的登记手续以及档案归档分类、分批制作等繁杂手续，而代由计算机网络技术完成，不仅能够实现档案信息等级、检索、调阅等档案管理一体化，而且能够使得档案管理工作更加精确化和规范化，提高档案管理的工作效率和使用效率，而且促使档案管理模式向科学化的方向迈进，健全档案管理模式。

结语：

计算机技术与网络通信技术在档案管理机构中的不断普及与应用，传统的档案信息管理模式已经被网络环境下的档案管理模式所代替，成为推动我国档案事业不断发展与进步的重要动力。为了在网络环境下做好档案管理工作，就必须不断创新管理方法和手段。只有这样，才能使档案管理工作更上一个台阶，进而发挥出档案的功能和作用。

参考文献：

[1]王艳华，李晓琳.浅析网络环境下档案管理工作的安全与创新[J].才智，2015（30）.

[2]徐诗玚，刘丽莉.基于网络环境对于机关档案管理的探究[J].卷宗，2016，6（6）.