试论提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

田晓燕

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（ 2018） 9-287-01

摘 要：办公室是企业的重要组成部门，是相关人员开展工作时的重要场所；文秘人员的主要工作是协调、服务企业和相关人员，办公室的办事效率和质量水平提升是一个企业良好发展的前提。因此，本文针对办公室文秘工作质量及水平提升进行研究，提出相关对策，使办公室文秘人员更好地为企业服务。

关键词：办公室 文秘工作 质量水平 有效策略

一、提高办公室文秘工作质量和水平的原则

作为办公室中重要的工作人员，文秘工作的开展应遵循以下工作原则：第一，遵循职业道德规范，对自身工作提出严格要求，在对待繁琐的日常工作时应耐心、谨慎，认真履行文秘工作的工作职责。第二，努力实现自身职业道德素质和工作技能的提升，有针对性地对办公室工作进行合理安排，提高工作效率。第三，坚决服从上级领导命令，做好上下级之间的协调和沟通工作，确保办公室内部工作的正常运转。如果每位办公室文秘工作人员都能遵守各项规章制度和工作要求，办公室文秘的工作质量会得到大幅度提升。

二、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

（一）加强文秘工作人员培训

企业组织机构领导要重视办公室文秘人员的工作效率，加强对文秘人员的培训内容，不断鼓励他们学习新的文秘相关知识，开发责任意识。利用信息化建设促进文秘工作效率，减小其工作压力。企业组织机构在组织文秘工作培训的过程中，要随时对其理论知识进行巩固，提高文秘工作者知识技术水平。企业组织机构培训人员要随时关注社会发展动向，如国家发布与企业组织机构员工相关的政策，提高办公室工作效率，使文秘工作者对自身工作有足够了解。培训中要经常树立文秘工作者的职业道德修养意识，提高文秘人员工作积极性。通过培训使文秘人员对自身工作产生更多兴趣，以更热情的态度协调各部门关系，遵守工作原则，在工作中具有奉献精神。

（二）设置奖罚制度

对办公室文秘工作人员设置奖罚制度，不仅可以带动工作人员的工作积极性，还能提高竞争意识，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任务。通过奖罚制度的设立，使文秘工作人员在工作过程中不断完善自我，对比工作质量和效率的高低，进行评估赏罚。企业设置的奖罚制度必须具有合理公平性，随着企业的不断发展，要及时对奖罚制度进行完善改进，以此激励文秘工作人员的工作动力。

（三）提高办事效能

工作效率是衡量办公室文秘人员的最重要指標。如果文秘人员做了许多工作，但却没有收到预期效果，那就说明他的工作效率低下。那么怎样提高办事效率呢？首先，文秘人员要以积极的态度和满腔的热情投入到每天的工作之中去。任何一项工作，只有保持对其的积极性和热情，才能保证其工作效率。否则，对所从事的工作没激情没热情，做起事来应付了事，那么工作效率就会低下。比如在为领导写发言稿时，文秘人员专业素质高，文字功底深，又积极主动，那么写出的稿子一定是高质量的。可是，如果不愿意认真去写，马虎应对，那么写出的稿子很可能不符合领导的讲话意图，影响工作效果。其次，在工作中文秘人员要树立终身学习的理念，不断进行学习，更新知识，提高解决问题的能力。社会的发展和进步，使企事业单位的思想、理念都随着发生变化。文秘人员要不断学习，了解发展方向和思路，掌握政策动态，紧跟时代脉搏，这样才能提高应对和解决实际问题的能力。

（四）充分激发文秘的创新意识

对于企业来说，创新才能生存，创新才能发展。而对于文秘人员，创新也具有重要的意义。很多人认为文秘工作按照既定程序进行就行，无关创新。但是在文秘人员的实际工作中，应该摒弃传统的低效的办公模式，而要创新出适应需要的高效的办公方式，促进办公室工作效率的提高。那么如何激发文秘人员的创新意识呢？首先，对文秘人员在办公思想、办公行为等方面的创新给予大力的支持和肯定，鼓励创新，创设良好的工作氛围。其次，领导应积极倡导并努力践行创新，工作思路和工作方法上带头创新，以身示范，以榜样的力量带动和影响其他的文秘人员进行创新。

（五）营造良好企业文化氛围，增强责任意识

企业定期要开展文化教育活动，为文秘工作能够顺利展开营造一种和谐的工作氛围，牢固树立较强的责任感和为人民服务的意识。要明白自己作为企业领导的协助者所应该发挥的作用，严格保守工作机密，不能从中谋取私利，对工作充满热情，兢兢业业，忠于职守。

三、结语

文秘作为企业领导开展工作的协助者与企业各部门的连接者，在企业的发展过程中就像鱼离不开水一样重要，工作中要帮助同事，协助领导做好工作部署，认真对待每一分工作，无愧于内心。充分扎实自己的专业知识和专业技能，加强同领导和同事们的沟通，增进感情，形成和谐的工作氛围。在这种和谐的氛围中不断拓展自己的视野。通过多方面知识的积累，不断提高自身的思想道德素质修养。

参考文献：

[1]李菲，提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2012 （7X）：214-214.

[2]竺文，关于如何提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略探究[J].商情，2014 （47）： 296-296.