大数据时代背景下的档案管理探讨

张荣

摘要：当前，身处大数据时代，对于我们而言，管理数据成为所有工作中的重中之重，这主要是由于，技术发展能有力支撑数据管理工作，基于上述原因，充分凸显了数据管理的重要作用。事实上，档案管理工作也就是收集、整理、分析相关数据的过程，根据所得结果，为企业发展或者行业做好某项工作提供数据支撑。可以说，网络技术和科技的发展，直接加快了各行各业数据的增长速度，同时也大大增加了档案管理人员的工作量。要想更好的有效开展各项工作，对于档案管理人员来说，既要掌握大数据背景下的相关档案管理知识，又要提高自身综合素质。文章首先阐述了当前大数据时代背景给档案管理带来的挑战，然后具体分析了大数据时代背景对档案管理的影响，最后深入探析了大数据环境下优化和提高档案管理工作的对策，希望能给相关企业和单位提供一定的参考。

关键词：大数据时代；背景；档案管理；探讨

科技的应用和发展直接加快了数据增长速度，要想从容应对各方面挑战，就要及时有效处理相关数据，而当前最主流的信息处理模式己经转变为大数据分析。与此同时，由于环境的变化，也改变了数据管理的相关要求。在数据管理过程中，涉及到诸多类型的数据，而且数据量也非常惊人，需要对其进行深入分析，并总结其相关规律，在掌握其规律的基础上利用有价值信息进行增值。档案管理需要掌握大量有价值的数据信息，并对其进行有效运用，进而做好相关工作。

一、大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战

作为一个新生事物，大数据是社会发展的必然产物，然而，档案管理工作却有着非常悠久的历史。由于环境不断改变，在管理档案过程中，要基于自身实际，在改革中不断完善自身，以此更好的应对各方挑战。下面是大数据时代背景给当前档案管理带来的挑战：

（一）凸显了档案管理工作的重要性

大数据是一种非常重要的信息处理方式，其优势主要指的是，通过高效、精准的处理大量数据，为企业做出决策提供数据依据。同时，这种方式也存在一些弊端，在海量信息中，通常有价值的信息数量非常有限，就会影响数据处理准确性。然而，档案这种信息己经被处理过，其系统性非常明显，同时还在一定程度上限制了其范围和种类，内部包含大量有价值的信息，集中度也非常高，其指向性也较强。在档案管理工作中应用大数据技术，既能有效提升分析结果的准确性，又能彰显该项工作的重要性，最终增强档案管理工作的合理性和科学性。

（二）大数据时代对档案管理工作提出了更高要求

大数据时代对档案管理工作提出了更高要求，不仅数据量也非常大，还要进一步分析零散数据，这都无形中增加了档案管理人员的工作量。事实上，在信息量方面，传统意义和大数据背景下的要求有较大差异，而信息量的变化，也会在一定程度上改变档案管理工作的模式。利用大数据技术，可以更好地做好档案管理工作。

（三）需要专业档案管理人员作为支撑

要想在档案管理工作中应用大数据技术，专业的技术人员是必不可少的，这不仅能够增长工作的技术含量，还能有效提升档案管理人员的要求和标准，最终用于指导企业或者单位的各种决策。在传统意义上，档案管理工作主要是整理和分类相关信息，然而，在大数据时代中，档案管理工作则是基于相关档案资料处理这些信息，不管是储存方式还是结构方面，都完全不同于传统工作模式。对于档案管理人员来说，仅仅掌握档案管理专业知识己经远远不够，还要了解数据库、数据结构等知识，使自身由专一型人才转变为多技能型人才。

二、大数据时代背景对档案管理的影响

（一）对档案管理理念的影响

以往，檔案管理工作主要是整理和总结各类档案，然后再形成纸质文件交给档案管理人员，管理人员基于档案保密等级、具体情况等即兴归纳整理相关档案，这就是传统意义上的档案管理流程。然而，在大数据时代，档案管理工作的基本载体也有了较大改变，由以往的实体档案向现在的电子数据转变，档案管理人员的工作方法也有了一定改变，由以往的体力劳动转变为当前的脑力工作，要求档案管理者要掌握更高、更新的电子信息技术，也在一定程度上改变了档案管理者的管理理念。

（二）对档案管理工作性质的影晌

基于大数据时代，信息的储存方式发生了较大改变，以往是将档案存放在档案室内，如今则将其储存在移动硬盘或者电子设备内，极大地改变了档案管理工作的基本性质。换言之，大数据时代改变了档案管理人员的工作性质，使得他们由以往的体力劳动转变为如今的脑力劳动，工作负担也有所降低。然而，数据信息的大量涌入，大大提高了档案管理人员的电子信息技术要求，要求他们由更高的辨识、分类、保管电子信息的能力。总而言之，大数据时代使得档案管理工作的性质发生了较大改变。

三、大数据环境下优化和提高档案管理工作的对策

如今，我们所处的外部环境是大数据时代，作为档案管理人员，既面临着千载难逢的机遇，又需要迎接较大挑战，所以，相关单位要重视档案管理工作水平的优化和提高。

（一）提高档案管理从业人员的综合素质

对于身处大数据时代的档案管理人员来说，要不断接受行业新思想和新观念，推动档案管理的发展，促使自身综合素质的稳步提升。第一，不断更新档案管理观念，主动了解行业新动态，学习行业新知识和新理念，实现自身专业技能的提高。第二，重视专业档案管理人员的引进，能够对从业人员综合素质的提升起到积极促进作用。第三，还要定期组织专业培训和学习，使档案管理人员能够掌握行业内最新知识，并将其运用到实际工作中。

（二）在档案管理工作中引进先进理念和技术

在大数据时代背景中，要想做好档案管理工作，就要重视先进理念和技术的引进，这样才能真正实现管理效率的提升。各种类型的单位，包含政府机构、企业、事业单位等，要想管理好自身档案，与大数据公司合作是非常有必要的。在管理过程中，要基于单位实际，设计出一套符合自身发展的档案管理工具和技术。值得注意的是，在当前大数据背景下，档案管理工作并不是单独就能完成的，还要运用多种大数据技术，例如，云储存、虚拟等等，这都需要不断学习才能完成目标。

（三）建立健全档案管理监管制度

在大数据时代，档案管理工作具有较高的开放性，使得很多资料和信息都面向大众，这无形中就给档案管理工作的安全性带来了极大挑战。所以，基于大数据时代，更应该进一步加大档案管理的力度，以较高的标准来控制相关数据的准入，并加强监管各类档案信息，采用相应的措施来保护档案，减少由于操作原因而导致的泄露信息问题，或者犯罪分子利用电脑漏洞来侵入档案管理系统，实施盗窃信息行为。通过档案管理监管力度的加强，不仅能够将档案信息丢失风险控制到最低程度，还能有效保障相关档案信息的安全性。在此基础上，相关部门还要高度重视档案信息的安全性，投入一定的资金用于建设大数据，进一步做好档案管理工作，并要求专业档案管理人员要定期更新和维护相关技术，最终实现档案管理工作安全性的稳步提升。

四、结束语

基于大数据背景下，档案管理工作既面临着诸多机遇，又有很多挑战。通过上述分析，我们对此有了更为深刻的了解，也采取了提高档案管理从业人员的综合素质、引进先进技术和理念、建立健全档案管理监管制度等措施，希望能够从根本上促进档案管理工作的持续稳定发展。

参考文献：

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