无纸化医院管理

付韬，全宇

(中国医科大学附属盛京医院，沈阳市 110004)

综合性数字化医院的信息化建设不仅仅是服务医疗、服务患者，更需要高效的医院管理，而且医院管理是其中重要的一个环节。医院的信息化管理是指医院使用信息化手段支配、调整、监控、管理医院整体运行的方法[1]，它能体现出一所医院的运营能力。当今，医疗信息化是现代医院管理所采用的主要管理模式，它集中体现了医院的管理理念、行为模式和医院文化[2]。

无纸化是说在不使用纸张的前提下，利用网络资源、信息系统来实现医院日常管理。信息化是医院管理无纸化的前提和基础，有了信息化的支持，无纸化办公在医院的实际运行中成为可能。无纸化要求有更准确的申请和审批流程，有更全面的成本控制和管理监控[3]。无纸化低碳环保，可以为医院节约办公成本、提高工作效率，因此实现无纸化管理势在必行[4]。无纸化绝不仅是指信息数据的电子存储，它实际上是医院管理过程的全面信息化[5]。

1 管理目标

无纸化医院管理办公适用的业务范围有文件的日常管理、各类业务报表的整理、会议记录、排班考勤、财务管理、物品申请、请假管理、科研教学管理、医务护理管理等各个方面。无纸化医院管理要达到以下几点管理目标：

(1)真实性，数据存储和传输过程中的数据的有效性、一致性、实时性是很重要的。

(2)隐私性，各个平行的职能部门之间所处理的业务内容需要不同程度的共享和保密。依据权限不同，处理的业务范围也不同。

(3) 安全性，采用安全的信息灾备技术手段和健全的管理手段确保医院管理系统中信息的安全。

(4)全面性，医院信息化管理主要是以人、财、物为主的管理，管理过程中所涉及的各系统之间的协同关联都需要很好地集成在一起。

2 无纸化管理的实现策略

盛京医院使用办公自动化系统作为医院管理平台，着力打造出一套以医院实际情况为基础，应用性强、可持续发展、安全稳定的无纸化医院信息管理系统，以期能够真正达到运用信息化技术管理和优化办公流程。目前盛京医院已经实现了以员工为核心，以人力资源为轴线的无纸化医院管理模式，并在此基础上为各职能科室提供数据共享，优化业务流程，促进团队协作，加强沟通，从而提高工作效率，并为医院管理层的决策提供强有力的信息支持[6-7]。

医院管理上的无纸化是医疗安全和医疗质量提升的基础，盛京医院通过以下策略并结合无纸化信息平台打造了适合自身，又独具创新的管理模式。

2.1 基于工作流的审批管理

工作流是办公无纸化中一项非常重要的功能，工作流可以分为固定流程和自由流程，固定流程就是事先规定好此流程的各个步骤及各步骤的经办权限，需要填写的内容和可以跳转的步骤。工作流开始流转时各个职能科室都参与进来，按照顺序依次审批并填写意见。自由流程则比较随意，当前经办人可以选择此流程的下一步经办人是谁，也可以随时终止。固定流程的工作流在实际应用中使用最为广泛，如科研管理，根据经费使用由申请人的科室主任、科研管理部门、院长、财务报销各个科室协同审批后最终反馈给流程发起人。

2.2 以员工为核心，以人力资源管理为轴线的管理平台

人力资源管理功能与其他部门管理功能的互联性和数据共享是无纸化管理平台最大化利用数据的具体表现。职能科室在使用应用系统的功能时，都会与人力资源的数据信息发生关联，要么是组织机构，要么是组织机构中的人，要么是人的具体数据信息。人力资源管理的组织机构按照树状结构划分，临床科室都按照大类划分之后按专业再次划分，最后按照具体科室做最底层划分，人员都分别安排在具体的科室中，成为树状结构中的叶子节点。

2.3 基于人力资源信息的权限管理

医院最主要的业务还是围绕临床治疗展开的，临床工作的员工信息，例如科室、级别、职称等全在人力资源系统中。医院管理者在人力资源管理系统中可以随时调整职工的工作岗位，由于实现了人力资源管理与临床系统的数据衔接，通过数据同步也可以随时调整人员所在的科室和其相应的权限。

针对临床医疗质控管理，当需要质控的时候，通过系统的短信平台，向其推送质控短信，让医务人员可以第一时间解决出现的问题。

通过人力资源管理与临床系统的数据链接，不但能够根据医院的实际运营情况随时调整人员的分配，还能够通过临床系统的数据反向考核员工在实际工作中的绩效，双向互动有效互补，不但能够充分调动员工的积极性，还能够使医院人力资源管理上升到更实际的新高度。

2.4 数据信息的准确性与安全性

系统对信息进行实时动态监控，所有的审批流与操作，后台均留有痕迹，做到数据真实准确，数据可追溯，以此来保障系统的可靠性[8]。

系统对人员访问通过权限来加以控制，可以特定授权和根据条件来集体分配相结合的方式授权，通过设置处理业务人员所在部门、所处岗位等方面的信息来加以筛选和控制。

系统的服务器采用必要的安全措施，如双机热备、异地备份，防火墙等。因为如果全部实现了无纸化管理却没有完备的灾备措施，一旦出现故障，影响重大[9]。

3 无纸化管理的特色模块

盛京医院办公自动化系统自2005年上线使用以来，一直致力于医院管理信息化的具体实施。现在，医院已经在办公自动化系统的基础平台上开发出了科研、教务、医务、护理、党务、院务的办公流程化等一系列管理功能模块，并且随着医院实际需求的增加而继续扩展功能领域。

3.1 “短信+APP”预警

通过无纸化办公平台，医院把医院的水、电、气及相关医疗设备的信息采集起来，做到实时监控、预警，出现问题及时通过短信平台或者医院APP推送信息给主管领导及责任人。

3.2 全预算生命周期闭环管理

医院从预算的制定，到资产招标、合同、验收、入库、使用、维修、转移、报废等全生命周期动态跟踪管理，从而使医院管理者可以时刻掌握医院的资产信息，合理地调配资源，进而提升医院的整体管理水平。

资产管理的目标是实现资产预算、前期、运维和报废等全生命周期的物流、财流和信息流的闭环式管理体系架构。这样的架构促使各职能科室之间共享资产信息，各司其职补充完善数据，使得资产从申请到入库，从使用到报废各个环节的情况清晰明了，同时与财务的记账管理对接，做到物账统一。

3.3 移动办公

移动互联网时代的到来，也为医院移动办公的发展带来了契机。我院自主研发了适合医院内部管理使用的APP，即“盛京OA”。由于医院的办公平台在医院的内网管理，当员工不在医院时，对于突发工作，无法及时有效地处理。移动办公APP的出现，使各类申请、审批及信息的实时查询更加便捷，使得医院无纸化管理更为彻底，使医院的管理水平迈上了一个新的台阶。

3.4 360度考核

360度评估考核是对被评价人进行匿名评价的综合评价系统。相对于评价人和受评价人都有不同的特点。并且可以客观、全面地收集受评价人的信息并进行分析。系统通过对考评参数的设置，完成对被考评人各维度的评价数据采集、自动汇总、辅助评价等功能，有利于医院对中层干部的管理。

4 无纸化管理的优势

无纸化实际上只是一种结果的体现，它的内在意义是健全业务流程管理和过程监控[10]。与传统的办公方式相比较，无纸化办公审批速度快，可以通过电脑、手机在有网络的地方随时处理公务，由于采用了信息化流程的申请审批，节约了大量纸张成本(见表1)。以公告通知和请假申请为例，近三年我院发布公告通知1 900余次，各类请假申请12 000余次，由此可见，采用了无纸化办公能够节约大量办公成本。同时相关办公信息都电子化存储在服务器中，节省了空间成本，又有利于智能化信息查询，大大提高了办公的效率。

表1 无纸化办公后的对比分析

5 结语

医院无纸化管理依托于医院信息化的发展，基于医院互联互通信息平台的实现，以人力资源为轴线，把医院的管理环节串成一条线，实现了业务流与数据流的融合。不仅仅降低了管理成本，还大大地提高了管理效率，实现了移动、实时的医院内部管理，实现了运行于帷幄之中，决策于千里之外的管理目标，提升了医院在信息化时代的管理水平。