事业单位人事档案收集归档工作思考

摘 要：事业单位如果想要有好的改革发展，就要管理好人事档案，清晰的人事档案管理是一个单位能有良好环境的基础，因此人事档案管理在单位中就有着重要的地位作用，其中收集人事档案并将其按照一定规律分类归档是管理档案的重中之重。事业单位要深入且正规的学习对人事档案收集归档的方法，并且建立一套高效的可以收集档案的系统，将人事的档案管理变成一件有专门制度规范的事业，促进人事档案管理效率可以有效提升。本文主要介绍讨论事业单位应怎样顺利高效的开展人事档案管理工作。

关键词：事业单位；人事档案；收集；归档

1 切实重视档案收集归档工作

在事业单位中，档案管理最重要的一步就是对人事档案的收集归档，它不仅对档案管理工作意义重大，更是深深决定着单位是否可以发展长远，所以档案的收集归档在档案管理中就有了不可取代的重要地位。思想高度对工作的完成情况有着至关重要的影响，所以如果想要将工作落实，使工作策略得以进一步实施，就必然要将工作人员的思想高度提升上来，深化思想认知，还要让其发自内心的重视档案的收集归档工作，思想要正确，认知要有深度，才能将工作真正落实。首先，单位领导务必学习先进的管理知识及管理思想，认真思考档案的收集归档对单位究竟起到一个怎样至关重要的作用，是如何为单位带来的战略性发展，在此基础上，就会更加重视档案的收集归档工作，也会对档案的收集归档工作提供更大的认可和支持，这种认可和支持对档案的收集归档无疑是最大的鼓励，带来的效果无疑是执行力的提升。其次，收集归档重要性的宣传同样重要，宣传给每位员工，才会使大家从心底里认识到这项工作的重要性，只有肯定了档案的收集归档的重要，大家才会积极配合收集归档，并对这项工作提供帮助和支持，大家这样合作，不仅降低了这项工作的难度，还提高了档案收集归档的效率，在这样的氛围下工作，大家的热情也必然会有所提高。

2 档案收集归档工作制度要完善

纵观古今，无论是国家还是各行各业，都有独有的制度，因为有了制度才有规范，才有保障，同理，制度对于事业单位的人事档案收集归档来说也是一种必不可少的保障手段。有了健全完善的规章制度，大家就会按规矩办事，所以为了使档案收集归档的成效有所保证，档案管理的多元化需求让每个人都满意，就一定要加强制度的建设力度、监管力度，把制度落实到各项工作的每一个角落，按要求工作，按規则办事，在制度和规范的轨道上，推动并指导档案的收集归档工作。首先要做的就是将规章制度具体化，要对人事档案的收集、鉴别、整理、保密等环节分别制定相应的规章制度，制度是为了辅助工作进行的更加顺利高效的，因此有了完善的制度，档案的信息质量才会有所保证，高质量的信息对以后的利用才是有价值的。其次，档案的登记内容要完整，转递工作要不出差错。档案的转递工作要进行的十分谨慎，首先就是要保证档案的登记过程严格遵守规定，其次在保证登记没有问题的情况下，将登记好了的档案资料严密的包装起来，然后转递出去。最后，对于档案材料来说，一定要有严格的审核制度。对收集归档的资料要层层审核，要将审核材料中的信息与档案中所记录的内容进行比对，看信息是否造假，手续是否齐全，保证从一开始，接收到的档案就是完整正确的，刚才能提高以后档案的收集归档的质量。

3 人事档案收集归档操作要规范

事业单位中从事档案管理的人员一定要掌握能够将档案收集归档做的更加规范化的技能，这对于档案管理人员来说并不是很容易，但却又很重要，所以想要掌握好这个技能首先要学会如何才能将工作标准制定的更加完美，要找出档案收集归档工作中的重点，要知道档案管理的标准是什么才能够将材料很好地收集、准确地鉴别，最后归档，各项实践操作都要严格遵守其最初的标准规定。在收集档案材料的时候要认真仔细，找出材料的规律和特点，只要档案及时收集归档，可以采用各种不同的办法来进行。还要对收集回来的档案资料进行鉴别，判别真假，实事求是，只要记录到档案里的内容，就一定要是真是可靠的，这样才能准确地展示出每个人的个人信息。其次，要提高档案归档的效率，将档案分类存放就是很好地办法，但是分类过程中，一定要确保分类的清晰有序，不能胡乱排放，要有层次的分类排序。最后，还要对收集归档的档案进行严格审核，检查档案内容是否完整，如果有所缺少，就要记录下来，返回到相关部门，重新收集，将材料补充完整。

4 信息化管理人事档案

随着社会的进步，时代的发展能够发生了，事业单位的认识制度发生了翻天覆地的变化，也走到了及其关键的位置，事业单位的进步速度越来越迅猛，也使得人事档案的收集归档工作不得不跟随其步伐快速进步，身负重任。单位发展的越快，制度越完善，人们对薪资待遇、福利待遇的需求也就越高，比如评优评奖、升职降职、工作调度、五险一金等，这些都是人事档案收集归档需要涉及的工作。如果依然采用传统的手工方式整理档案，必然会导致供不应求，不能适应现在信息化的社会背景，更不能适应现在的工作强度和工作需求，完全不能满足各行各业需要大量档案信息现况。因此，做档案收集归档的工作人员也要紧跟时代发展的步伐，学会如何利用网络完成档案的收集归档工作，使档案管理工作可以融入到网络和信息化时代中来，这样才会提高效率，事半功倍，

5 档案管理人员的综合素质要有所提升

众所周知，事业单位如果想要将要人事档案收集归档工作顺利开展，就必须要有高素质的档案管理工作人员参与其中，他们不仅要付出精力还要提供智慧，这些管理者一般需要面对的档案信息资料都相对复杂且棘手，要想要解决这种复杂的情况，把工作顺利开展，有质量的完成工作任务，就需要这些管理者业务能力强，业务素质高，对工作有热情，有责任心，可以全身心投入其中，并享受其中，否则事业单位就会得不到好的发展。所以，单位要加强对档案管理者的素质培养，这种做法不仅可以促进档案收集归档工作顺利进行，使档案都符合档案管理要求，还可以帮助档案管理者可以快速进入角色，尽早投身到工作中。所以事业单位要做出两项安排，第一，对档案管理者进行定期的培训，培训内容要围绕如何能够提高管理者的业务能力和职业素养展开，让管理者学会怎样才能提高档案收集归档的质量和效率，同时，针对管理者的责任心和事业心进行，引导其主动投身到实际工作中。第二，人才对于事业单位是刚需，不仅要留住内部人才，还要引进外部人才，强大档案收集归档工作的管理队伍，大家共同合作，共同完成任务。

6 总结

档案收集归档对于事业单位的人事档案管理来说，就好像地基对于高楼一样，十分重要且基础，它决定了档案信息质量的好坏，质量高了，档案的利用率自然也就高了。因此，如果想要让事业单位的到实际的改革和大幅的发展，就必须将档案收集归档工作放在一个无比重要的位置上，完善档案管理制度，优化档案管理策略，让档案收集归档工作可以按照一定的规章制度进行，管理者要明确操作规程，提高职业素养，利用网络信息管理档案，这样就可以高效率和高质量的完成工作。

参考文献

[1]分析事业单位人事档案管理的重要性[J]. 杨婷婷. 时代金融. 2017（09）

[2]事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J]. 陈奎武. 办公室业务. 2014（23）

作者简介

段佳能（1985-），男，彝族，云南省大理市，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。