企业型号文件材料成套性的信息化管控研究

徐青平

摘 要：目前在企业中的使用的各系统之间存在着相对独立，各自为阵等现象。这给传统的档案工作理论、技术、方法带来了严峻的挑战。如何整合各业务系统的信息资源，建立新的电子文件归档流程和管理模式，实现跨专业、多类别、多形式的档案数据的链接组合，消除信息孤岛，使无序信息有序化、繁杂信息专业化、分散信息集中化，形成一套完整、准确、系统并能反映该型号研制全过程的型号专题档案，提升企业档案管理水平和服务效率是目前亟待研究和解决的问题。本文针对这些问题提出了自己的建议。

关键词：型号文件材料 归档 信息孤岛

1 前言

作为企业在型号研制过程中形成的各种文件材料是企业科研、生产、经营的真实记录。型号研制档案在档案保全证据、追踪产品质量、完整反映研制历程、形成产品核心竞争力和复原生产能力等方面具有不可替代的作用。建立新的以型号研制为核心的全过程型号档案管理显得尤为重要。

2 企业型号文件材料管控现状

目前大部分企业虽然都在进行数字档案馆建设，但对业务流程的变革都处于探索阶段，对电子文件材料的归档模式和要求也不尽相同，对信息化条件下型号文件材料的归档要求、归档范围、保管期限还处在分析研究阶段，如何正确界定型号文件材料的归档范围，准确划定档案保管期限，使型号研制过程中所形成的大量庞杂的文件材料的归档有章可循，有据可依，同时也为数据的安全、归档电子文件 的完整、准确、系统提供保障，是当前各企业厂所共同面临的难题。

3 创新思路、转变观念、提升平台，实现型号文件材料成套性的信息化管控

3.1 创新管理思路，构建型号研制文件管理体系

对型号文件材料的成套性进行管控，首先要由一套科学、规范的型号文件管理制度。

3.1.1 研究型号研制文件材料形成特征，完善归档范围

明确将新载体、新技术的文件材料纳入归档范围。随着产品数据管理系统在企业的引进和推广，其产生的三维数模应运而生，三维数模所包涵的信息元素比二维图形更丰富、更具体，可以立体直观的展示物品，只是三维数模无法转换成二维图形，只能以电子版的形式存在。我们应该在新的制度中明确将三维数模纳入归档范围，并积极对其归档和归档后的利用模式进行研究。

将新管理要求贯彻的文件材料纳入归档范围。随着制造技术的不断发展与进步，国家对型号研制产品的性能要求也在不断地提高，型号研制产品性能在原来必须满足可靠性、维修性、测试性、保障性、安全性的“五性”要求的基础上又增加了必须满足环境适应性的要求。将环境性等文件纳入归档范围。

将原有归档范围细化的文件材料纳入归档范围。由于产品的多样性和研制方法、管理方式的千差万别，国家及行业对型号研制文件的管理制度均为原则性、框架性的文件。我们应将原有的软件文件、目录文件、试验文件、技术报告等归档范围分别进行细化。

3.1.2 对型号研制工作业务流程进行研究，进一步明确归档责任

型号研制工作业务流程复杂、节点多，参与部门和人员多，牵扯面广，造成了文件材料形成口径更多，归档难度大。对型号研制工作业务流程，对型号研制文件材料在各研制阶段的形成过程、形成节点、形成渠道进行研究与分析，明确各阶段各部门的归档责任，并纳入绩效考核，以保证型号文件材料收集的齐全性。

3.1.3 对型号研制业务系统数据特征进行分析、研究，明确归档格式

随着信息根据的普遍推广使用，各种业务系统层出不穷，且各系统间由于业务模式的不同等原因，相对独立，各自为政，且各业务系统产生和运行的数据结构、数据格式各不相同。对各业务系统形成的数据结构、格式进行梳理，并对数据格式的统一转化进行可行性分析，明确归档格式，以保证归档型号文件材料的规范性。

3.2 更新管理理念，创建业务系统文件归档管理新模式

对传统的档案业务流程进行梳理，深入分析电子文件在每个传统处理环节所发生的变化、所起的作用，再结合电子文件及各业务系统的特点，分别设计归档方案，对业务系统进行归档流程的改造。

3.2.1 引入“前端控制”思想，完善业务系统归档流程和归档审核界面

前期虽然部分业务系统已实现文件的在线归档，但归档流程是参照传统纸质的归档流程进行设计的，有很多的被动和不合理性。如：文件在业务流程结束后有业务办理人员直接将文件归档至档案管理系统，档案人员在档案管理系统中对归档文件进行归档审核。由于归档是数据有业务系统传递给档案系统的单项数据交换，档案管理员在档案系统中进行归档审核时发现问题，无法将文件退回业务系统中相关人员进行归档信息的完善。针对这种情况我们需要适应业务系统流程审批的新形势，进行前端控制，从传统的” 事后监督”转变为“事前控制”，在各业务系统中增加归档审核环节，归档审核工作在业务系统中进行，这样归档审核不通过的文件就可以在业务系统中退回相关人员将相关归档信息填写完整后进行归档，不仅保证了归档文件和属性信息的完整性，而且可以充分发挥档案人员审核的职责和权利。同时，在业务系统中对归档审核界面进行完善，将一些档案管理员填写的属性信息在归档审核的界面体现，由档案管理员在归档审核的同时将相关信息填写完整，这样就避免的传统的归档后再在档案部门或档案系统中进行补充著录添加，减少重复工作，提供工作效率和工作质量。

3.3 创新管理平台，建设型号研制档案专题数据库

型号研制文件材料贯穿于型号立项、研制、试制、批生产、售后服务等全过程，其文件材料设计的档案门类众多，且各门类的档案管理都由自己的制度和方法，在档案管理系统中的管理设置也是按传统的管理方法分库建立，一个型号的数据不能集中直观的展示。我们需要寻求一种既能保留档案固有的分类方式，又能以型号为牵引，实现型号数据的集合，将型号数据集中、直观的展示给型号数据利用人员，形成型号研制档案成套性管理的新模式，还要保证档案管理系统中数据的唯一性。可以采用技术手段，以映射关系的方式在档案管理系统中建立覆盖型号研制全过程的型号专题数据库。先构建型号专题数据库的内容框架和数据模型，在各门类档案数据库中建立相关数据与型号专题子库相关参数的映射和转换关系；如在文件管理等业务系統中增加型号属性，使与型号有关的数据归档至相应门类档案库的同时自动映射到相关的型号专题数据库中，从二形成一套完整、准确、系统并能反映该型号研制全过程的型号专题档案，又保证了档案数据的原始性和唯一性。

4 结语

科学的型号文件材料管理体系，可以进一步明确型号资料的归档范围、归档责任，统一、规范文件材料的归档格式、归档内容，保证型号文件材料的齐全性和规范性。 “前端控制”的思想的引入，使档案人员可以及时发现归档过程中的各种问题，并进行有效的控制，可以及时监控文件材料的归档过程，杜绝重复归档和漏归，确保文件材料归档的及时性、完整性和齐全性，同时，增加了档案人员对业务系统的参与性，体现档案人员的在业务系统中的归档审核权利。型号数据专题数据库的建立，可以实现型号文件材料成套性的信息化管控，并为多渠道、多维度的展现和利用型号档案提供了一个集中、统一、便捷的平台。

最终，形成以档案管理系统为平台，以型号研究为核心，将各个相对独立的业务系统有机的连接起来，以型号研制文件材料归档范围为依据，实现多业务系统、多档案门类、多载体按形势的型号研制档案数据一体化管理，保证型号档案信息收集数据齐全、内容完整、系统、准确、有效可控，满足企业可以生产对型号研制档案信息集中、高效、可控管理的迫切需求，全面提升企业档案管理水平。