精细化管理在工程档案管理中的应用

刘杰

摘 要：目前，我国工程项目日益发展，很多大型工程建设的实施与完工不仅仅会给一个企业带来深远影响，有时也关系到国家、社会的兴荣。工程档案管理顺应时代发展，在管理过程中引进精细化管理模式，可对工程建设项目的发展起到很好的推动作用，同时也带动企业的科学发展，形成企业独特的管理模式，促进工程技术的不断发展与进步。

关键字：档案管理 精细化管理 工程档案

工程档案管理是工程建设项目发展中极具重要意义的环节，它包含内容广泛，从工程建设初期搜集资料开始，至工程建设项目收尾竣工，可能持续时间长达数年，每天所产生的数据、信息都会作为档案资料保存，这样所涉及范围之广，内容之细，是其他工程管理工作所未有过的，因此，需要应用特殊的管理模式处理，这样，较为先进的精细化管理模式恰恰能解决工程档案管理所面临的困境。但在我国，工程档案管理中应用精细化管理模式，依然存在一些问题，本文针对这些缺憾，提出一些参考性意见，以供各工程单位加以借鉴，促进我国工程建设的良性发展。

1 工程档案精细化管理中存在的问题

1.1 企业管理体制落后，管理意识不足

精细化管理模式起源于日本，众所周知，这个民族的严谨工作态度值得每个国家和企业学习。“精”与“细”实质上是将这种严谨的工作精神带入到企业，让员工秉承这种优良作风，认真做工。目前，我国工程档案管理中，依然存在传统档案管理意识，纸质保存，放置不理，当用时仅仅应付了事，未能体现档案的有序存放。这其实源于企业对工程档案管理意识薄弱，没有建立良好的保障机制，管理不到位。精细化管理模式的引进，让传统工程档案管理人员举手无措，在未能掌握精细的标准及管理技术的前提下，工程档案管理工作仅仅流于形式。

1.2 工程档案搜集力度不够，档案信息未能建立连接

工程档案信息数量大，涵盖内容广，仅仅依靠搜集，简单堆砌，这样只会形成繁琐的日常工作，例如信息之间不建立有效连接，信息与信息之间断点，这种情况目前依然在工程档案管理工作中出现；随意抽查，不即刻分析与处理，所有工作都将会无效。档案管理的关键即档案数据与信息，数据与数据之前必须要建立连接，否则无法对档案形成完整认识，单单分析数据，没有连接的解析是无法促進工程档案管理工作继续发展。目前，精细化管理模式并未改变这种现状，在日常管理过程中，档案管理混乱，搜集力度薄弱，处理档案信息错误，精与细的意义变成了繁琐与低效，工程档案管理呈现出混乱局面，也在一定程度上影响了工程建设的步伐与举措。

1.3 精细化管理模式监管不够

由于工程施工项目内容繁多、程序复杂，部分单位将精力集中于施工而忽略了对档案的管理，存在档案精细化监管观念不足的问题和现象[1]。这种现象集中表现在人才与技术的缺失，学习精细化管理模式的前提是工程单位认识到这种管理模式可以帮助我们的工程档案管理改进以往的传统模式落后的状态，这种模式能推动档案管理工作进步，帮助工程建设良性运作，而不是对外宣称精细化管理是一种优良举措。监管不到位，造成档案管理工作仅仅是纸上谈兵，不具有可操作性，运行中也便出现了混乱局面。监管人员不能对档案进行有效归类与总结、建档，专业知识的缺失使得监管不力。

2 针对工程档案精细化管理中存在的问题提出的解决措施

2.1 企业应给工程档案管理人员灌输精细化管理意识

精细化管理是企业管理在规范化基础上提出的进一步要求，日本国的这种管理模式被引进到我国数几十年，很多行业都在应用精细化管理。这种管理模式有它独特的价值体现，精与细是我们做工作应持有的一种态度，工程档案管理中应用精细化管理是明智的，首先必须要做的就是给管理员工灌输精细化管理理念，为什么要对档案精细化，如何对档案管理精细化，怎么样改进管理模式，为工程档案管理所用，让员工从理念上接收精细化模式，才能更好应用这种管理模式。

2.2 将精细化技术应用到档案管理上

当企业员工树立了精细化管理理念，各项工作才能有条不紊开展。首先表现在资料搜集上，精细化技术基于前期的工程假设与调研，搜集有效市场调研资料，对工程建设开展提供了数据支撑。其次，归纳已有资料并建立档案科目。分类汇总这是中期工程档案管理内容，精细化技术的引进，会将资料编制成树状图，上下条目之间建立连接，保障了信息效用性，应用筛选技术是精细化管理中不容小觑的重要环节，信息筛查使得条目清晰，最后，处理信息与反馈信息。不断调整精细标准，信息与信息之间有效传递，有助于工程建设顺利开展。

2.3 提升监管人员素质，建立保障机制

精细化管理模式在工程档案管理中应用，监管很重要。力度强，势必会将精细化模式深入人心，乃至形成一种企业文化。监管不到位，流于形式，信息处理有误，不利于工程建设。因此监管力度加强，依靠企业管理阶层建立有效促进机制，培训监管人员掌握精细化管理要求，监管工程档案管理人员的日常工作，如定期检查制度。可供参考日本“6S”精细管理模式，细化日常工作并且为每项工作粘贴标签，把无效信息删除，这样便呈现出有序、整洁的工作环境，各项工作位置一目了然，工作人员操作简单方便，定期委派监管人员检查、抽查，直接建立奖惩机制，检查结果与绩效工资挂钩，这样就保证了精细化管理模式在工程档案管理中强制实施。

3 结语

工程档案管理工作不同于其他管理工作，它是一项长期工程，从工程建设初期搜集资料到后期竣工，都需要我们在日常管理工作中，增强企业与员工的管理意识，发挥精细化管理模式的优势，改进一些精细化管理技术，完善定期检查监管制度，建立企业奖惩机制，保障工程档案管理工作有效进行，只有这样，才能确保工程档案精细化管理的制度化、规范化和科学化水平[2]。

参考文献

[1]许华萍.试论精细化管理理念在新建医院基建工程档案管理中的应用.企业科技与发展[J].2013（07）

[2]赵娜.精细化管理在工程档案管理中的应用.档案管理[J].2018（02）