浅议办公室行政文员的工作特点

汪雨薇 程垫丰

【摘要】本文介绍了办公室文员工作的特点及其在公司日常运转中的不可忽视的作用，并就办公室文员应具备的素质与能力提出了见解与建议。办公室行政是一个公司组成不可或缺的一部分。办公室行政文员是在行政上能帮助处理事务的人。要求能够独立操作计算机，熟练操作各类办公自动化设备。具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力。还要具有较强的保密意识，具有良好的文字组织和语言表达能力。

【关键词】行政；熟练操作；语言表达

一、基本情况

办公室行政文员负责对各类资料进行签收，整理并分类归档，来访人员的接待和安排，负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送等一系列工作。行政是一个同时服务于基层群众和领导的单位部门。需要行政办公人员具备良好的政治思想素质、文化素质、业务素质和学习素质。这样才能发挥出行政部门的工作职能。真正起到出谋划策的作用，切实推动工作单位的发展。具体的主要工作内容：对各类资料进行签收，整理并分类归档。来访人员的接待和安排。办公室文秘、信息、办公室相关档案。负责公司行政接待及会议准备工作。做好公司宣传专栏的组稿。负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。起草文件，小组内各种会议，要做好会议纪要。做好日常信息、资料处理、并做好摘要汇总，以便上级领导查阅。接受其他临时工作。独立操作计算机，熟练操作各类办公自动化设备。

二、具备良好的各类素质

（一）具有良好的思想政治素质

行政办公室本身就具有一定的政治性能，行政办公室工作人员必须具有良好的思想政治素质。这样才能确保行政办公室能够发挥出政治能力。良好的政治素质指的是行政人员需要有较高的政治观察力。对单位的政治有着高度的敏锐性的鉴别力，在重大问题能够坚守正确原则，不被表面现象所迷惑，做到一切从实际出发，结合理论来解决问题。办公室行政工作涉及到多个层面，综合政治性是很强的。

（二）具有良好的文化素质

办公室行政是一个业务综合度很高的一个部门，需要工作人员具备良好的文化素质。办公室人员需要具备专业性很强的公文写作能力，因为单位的文字材料多由行政办公室负责管理。行政办公室工作人员需要能够按照领导的要求来撰写公文材料，做出有深度的调研报告，能够反映出单位的真实情况。这些目的的实现都要求行政办公室工作人员有一定的文化素质，知识覆盖面广，才能做到在面临任何问题时都能侃侃而谈。文字水平可以说是反映一个工作人员的综合反映，是办公室人员的基本素质。

（三）具有良好的业务素质

行政办公室是一个综合部门，当然也有一定的业务性质，行政工作人员也必须具备良好的业务素质。这里的业务素质主要包含组织协调能力和公关沟通能力。

行政办公室主要的功能就是有调节的能力，能够协调各部门之间的工作关系，管理各项事物之间的内部联系，同时需要行政工作人员有良好的组织协调能力。要协调好上级领导和基层群众的关系。其次，协调工作需要团体的相互配合，需要有一个团结稳定的内部环境，办公室人员不能轻易与他人起冲突，要缩小矛盾而不是扩大矛盾。最后，组织协调工作需要保证一切工作的开展以事实为基础的工作纲领，综合不同角度的考量来实施调节工作。

（四）具有良好的学习素质

行政办公室与外部社会是有信息交流的，行政办公室工作人员必须要保持自己的学习能力，和社会的发展脚步一致。在工作中，要有一种能静下心来学习的心态。在办公室，保持一致处于吸收知识的状态。

三、工作中遇到的阻碍

（一）遇到的困难

缺乏经验，做事笨手笨脚，耽误整个项目的工作进度、缺少对企业文化的了解，而使自己显得与他人格格不入、接触到校园里从未遇上过的各种个性与品性的人，对业务和操作流程的不熟悉、对人际关系的处理、对工作压力的烦躁不安等。

（二）解决方法

遇到一系列问题以后，应该迎面而上地去解决它，并吸取和总结经验，多向领导和同事请教，控制好自己的情绪。学会宽容与忍耐，对于工作中出现的问题现象不能够处理好了就完事，要有反思的心态，不断总结工作中的优点和缺点，取长补短，这样才能保证在工作中一直處于进步的状态。在工作过程中，能够做到扎扎实实做事，抵挡住不良诱惑，超越自我，要在工作中练就自己的人格魅力。

四、办公室行政文员结语

办公室行政文员是在行政上能帮助处理事务的人。要求能够独立操作计算机，熟练操作各类办公自动化设备。具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力。还要具有较强的保密意识，具有良好的文字组织和语言表达能力。办公室行政文员必须具有一下素质：良好的思想政治素质、良好的文化素质、良好的业务素质、良好的学习素质。具备以上优秀的良好素质可以保障办公室各项工作的顺利开展，以及圆满完成上级交代的各项任务。

参考文献

[1]胡，周苗丽.企业的改革与管理[J].办公室文员在公司日常运转中的作用，2015（22）.

[2]张智丽，鑫月.上海市文员和“灰领”人才紧缺[N].中国旅游报，2004-08-13.

作者简介：汪雨薇（1997.06—），女，汉族，四川乐山人，专科，成都信息工程大学银杏酒店管理学院，研究方向：英语。