浅谈新建应用型本科院校档案工作的建设与管理

李健峰

（山东农业工程学院，山东 济南 250100）

一、新建应用型本科院校档案建设与管理工作的必要性。

（一）历史沿革的必要性。高校即是我们口中的大学，它的档案是指在院校几十年的甚至上百年发展历史中积累形成文件、表格、图书、实物、器材、影像资料、建设图纸、基础性数据等等多种具有保存价值和研究价值的资料总汇。它映射出一个学校的发展轨迹和历史沿革，同时也客观反映了这所学校办学水平和综合实力。

（二）本科评估的必要性。应用型本科院校的核心在“应用”上，同时近年来升本的院校又都是新建。“新建”和“应用”是关键词，也表明该所院校还在等待教育部的本科院校合格评估，“革命尚未成功，同志仍需努力”，全校的前进步伐不会减速，反而会加速变革和发展。在这个过程中，档案工作能不能为院校发展提供强有力的支撑和动力是一个大课题。档案资料是一个学校教学质量、综合实力和社会地位的客观记录和真实凭证，他们的完整性和真实性对本科院校的合格评估工作起到了至关重要的作用。合格评估的进行也将推动一个学校的档案建设与管理工作，为其带来难得的发展空间和机遇。迎接合格评估工作中最重要的材料支撑就是真实且完整的各类档案资料。所以。加快推动新建应用型本科院校档案建设与管理水平提高，发挥好档案工作的支撑和服务属性，为合格评估交一份满意答卷，是当前新建应用型本科院校的重要工作。

（三）校园文化发展的必要性

任何一所高校经过几十年的建设发展都形成了自身独有的校园文化。体现在学科建设、校园文化、校园建设、人文沿袭等等方面，不论哪个方面，展现其内涵实质特点的主要依靠各种档案资料。通过图片了解一个学校的建设史，让人们看到一草一木的变化；通过论文等学术资料，让人们看到一个学科建设的进步和过程，方便后人们学习前人的经验来推动学科发展；通过学生们的各种保留资料和人文资料，让人们看到一个人的成长和一个学院的变迁……以上种种都是校园文化的组成，这也成为一个高校展示自身形象的良好载体。

（四）新时期党建工作和巡视审计工作要求的必要性

在我国高校工作是在党委领导下进行的，党建工作的重要性不言自明。过去有一段时间，高校党建工作有些放松，形式大于内容。自党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央对高校党建工作提出了新要求，全国高校都认真贯彻执行。每一个党员都及时认真的学习中央各项指示精神，定期过组织生活。各个高校各支部都按照校党委的要求做好学习记录和会议记录，定期把各种党建档案资料汇集整理及时归档。切实把党建工作的内容做足做实。

自十八大以来，党中央、国务院开展了定期巡视和审计工作，加大了对违纪违规行为的处罚。各高校党委及校行政的各项工作也因此走上了规范化道路，做到规范用权、科学管理。对每一项工作的决议和商议过程都做到了有档可查。校内各部门也把日常工作档案资料的完整性保存作为一项工作来对待，以备日后检查审计用。这样一来，对推动高校健康有序的发展起到很好的推动作用。

因此，档案资料在一所学校的发展历程中是不可或缺且十分必要的。

二、新建应用型本科院校档案建设与管理的问题及现状分析

（一）人员方面。档案工作理应由专门的管理人员进行专职工作，只有这样才能“管的清楚，理得明白”。但目前的情况是各高校普遍是人员兼职，专职人员少之又少。仅有的几个专职人员往往仅存在学校层面，各二级学院和各处室基本上都是由兼职人员负责，有的相当一部分档案就放在部门领导的柜子里，别人谁也见不着。当然，这与编制紧张及年轻同志不愿意从事档案工作有很大关系。如果从制度上片面要求所有档案由专职人员管理似乎也不现实，因为没有哪个单位愿意专门拿出人来去做所谓“没大有什么事的工作”。档案人员不专业、不固定是制约新建应用型本科院校发展的瓶颈之一。

（二）制度方面

制度建设在任何一个单位都是一个老生常谈的问题，从来不忽视却又从来不重视。新建应用型本科院校关于档案管理的制度多多少少都有，很多都在墙上挂着。但是制度与实践脱节，很多制度还是专科学校时的制度，生成本科以后依然沿用至今，没有多少同志去思考如何与时俱进，改进老制度使之优化成为应用型本科院校的档案管理制度。制度过时了，不适应新形势等于没有制度。

（三）认识方面

新建应用型本科院校因为是从老专科学校发展而来，往往都有几十年的历史，档案资料复杂，千头万绪，按照高校评估合格的要求管理档案，需要巨大的人力物力投入，才能做到科学归档、规范建档、便捷提档。因为工作复杂，工作量大且相对枯燥乏味，多数同志不愿意深入到这项繁杂琐碎的工作中去。档案工作的隐含性强，不具备像教学科研、基础设施建设那些工作的显性特点，档案管理工作往往是辛苦自知外人不晓。很多档案工作人员存在工作不出成绩混着干的心态，总觉得这份工作可有可无，交差就好。院校工作重点一般都在学科建设、硬件建设上，对档案建设与管理不是很重视。档案工作做得好是一个积累过程，日日积累，定期整理，档案的完整性才能得到体现。很多院校到了教育部评估专家组快来的时候才临时抱佛脚，抽调人员加班加点搞突击，档案的整理停留在“应战”层面，而不是一个学校发展的基础性层面。

（四）领导方面。在高校工作中领导的决策很多来源于对过往工作的解读和积累，领导调阅档案资料找依据、找老办法是常有的事。这就促成了部分高校领导把档案工作的要求停留在了找得到、丢不了、保管好的层面。领导要求不高，从事档案管理的同志自然也不会用高标准来规范自己的工作。只要做到领导需要时找得到就好，把档案没有丢失作为一大工作标准。因此，新建应用型本科院校各级领导对档案建设与管理工作的认识不足造成了档案工作水平没有与时俱进。

（五）系统性方面

新建应用型本科院校在办学定位和教学质量上的要求是突破性和高标准的。那么在档案管理与建设上的工作标准也应该是具有突破性和高标准的。然而目前现状是在校级层面的档案工作起点高，领导重视，人员编制完整且整体素质高，软硬件基本都符合要求。然而在二级学院合下属部门层面无论在人员配备、软件服务、硬件设备、领导重视程度上等等方面都达不到档案规范科学管理的要求。在档案系统上来说，校级档案管理基本上与二级学院和下属部门的档案管理是半脱节状态，可以说是各管各的。档案管理不成体系将出现档案资源利用率低下、重复存档、档案查找不方便等问题。档案工作是一个条线，资源整合，系统性管理和使用是现代化档案建设与管理的关键所在。

（六）外部环境方面

本文所指的档案管理工作外部环境是指单位层面和社会层面对档案工作的认识及常见评判。现在各高校中较为普遍的就是对档案工作认识不到位，往往将一些年龄比较大的，工作不上进的、领导不喜欢的或者学历不够高的同志来从事档案工作。在社会层面大家也都把档案管理工作看做“清水衙门”评判为不重要岗位，从事档案工作的人员也往往被视作单位里面不重要的角色。在这样的外部环境下，客观上造成年轻同志不愿意从事档案管理工作，形成了档案工作人员年龄普遍偏大，学历普遍较低，职务普遍不高的局面。

（七）硬件建设方面

档案资料的存放要求干净整洁、不潮湿、避光、地点相对稳定等。现在各高校的情况不一样，但总体上学校层面较好，大多都有专门的档案室和档案柜来保存各种档案资料。只是在档案室的地点选择上存在差异，有些还不够科学。更多的问题出现在各下属学院和部门的档案存放上面，很多没有专门的档案室和档案柜，与其它合并使用。档案资料保存的好与不好，跟硬件设施有直接关系，硬件到位必然事半功倍，反之则鱼目混珠，自受其乱。档案资料必须放的好、找得到，当前新建应用型本科院校的档案库硬件建设工作还有很长路要走。

三、推动新建应用型本科院校档案建设与管理的路径

（一）培养专业档案管理人员队伍

当前，各个新建应用型本科院校较之以往专科院校时期都有了脱胎换骨的进步，尤其在学科建设上引进和培养了大批高素质人才，唯独档案工作人员队伍的提升落在了后面。这项工作应当尽快提上议事日程。可以通过人员岗位流动、对外岗位应聘、内部档案工作人员能力提升培训等方式解决目前队伍建设问题。让愿意干，有能力，对档案工作认识到位的同志加入到档案建设与管理这项工作中来。把那些兼职做档案管理工作的同志纳入到统一的档案管理能力提升培训体系中，造就一个专业的档案建设与管理人才队伍。

（二）修改和制定规范化的档案工作制度

档案工作的各项规章制度和规范，是档案岗位人员必须遵守的工作守则，新建应用型本科院校应该依据其改建升本之后的学校定位、建设理念、发展方向制定出切合自身现实条件的档案工作制度和规范。务必做到条例清晰，职责明确，便于执行和落实，具备操作性强的特点，撇弃制度条文的假大空和陈旧性。让从事档案建设与管理的同志“看的明白，干的精准”。为了更好的激发档案工作人员的工作积极性，还应当制定出台相应的奖励机制，不论是从荣誉上还是职务职称晋升上对档案工作中表现优异的同志给予奖励。同时，每年进行考核验收、评比评定对档案工作中不合格的同志给予相应的处罚。有奖有罚，赏罚分明才能带动这支队伍的工作积极性，从而提高档案工作效率，做到科学规范。

（三）建设档案工作中的领导责权制度

能否充分认识到档案管理工作的重要性、能否具备档案工作意识、能否带动档案工作人员队伍干好本职工作，是评价一个单位主要领导和分管档案管理工作领导的重要指标。通过建立单位领导档案工作权责制度，明确领导的责任和权利义务，进而让院校各级领导从思想上充分重视档案工作的重要性，行动上严格执行国家对档案管理的各项制度规范，以身作则，自上而下的带动整支档案工作队伍高效规范的工作。

（四）建设具有时代性、全局性的规范化档案工作体系

鉴于档案管理的历史沿革性、周期长、多个部门分散管理的特点，应当打造建设一个符合现代大学特性，全校统一调配管理的全局性规范化档案工作体系。作为全校档案管理的领导机构，校级档案管理部门对全校的档案工作负总责，实行总监督、总指导、总调度。各二级单位的档案管理室要具有全局观，听从指挥，各负其责，既要保管好本部门的各种档案资料，又要积极配合全校统一的档案协调工作。这样档案资料不论保存在谁那里都能发挥出最大的作用。从而避免档案资料进了柜子就石沉大海，不同部门各过各的小日子，没有互通有无的情况。

（五）推动电子档案信息化平台建设

原始档案的存放，分门别类收纳入柜，可能很多年不会再去动它，甚至有可能因为查找不方便而出现需要时找不到的现象，这样的档案资源就失去了利用价值，虽然在柜里却与丢掉无异。将常规档案转化为电子档案，录入电子平台是目前广大院校普遍正在做的事情，有的学校进度快些有的学校进度慢些。但真正做到全校和二级部门的档案资料全部实行电子化管理，建立档案大数据库统一在一个平台上使用的高校目前还寥寥无几。造成这种局面往往不是硬件的问题，二是认识的问题。

随着各高校校园局域网建成使用，将档案数据库一体化平台与校园办公自动化融合已摆在新建应用型本科院校的面前。校园局域网、办公自动化、档案大数据库有机结合在一起，将使档案的利用效率大幅提升，推动院校整体办公效率的提高，及时高效的为行政工作、教学工作、科研工作、学生管理工作提供更便利的业务支撑。

（六）强化宣传和制定激励机制，提升档案工作形象。

多年来对档案工作的舆论导向是不客观和轻视的，由此造成了高素质人才和年轻人不愿从事档案工作。要改善这一局面，一是首先从宣传教育上入手。通过宣传教育的引导作用，要让所有教职员工认识到档案工作的重要性和不可或缺性。还要让大家有一种理念：必须是素质高、手勤心细的同志才能干好档案工作，而不是业务能力低、学历低同志的养老院。要让正在岗位上的档案工作人员从内心深处认识到这个工作的重要性并喜爱它。二是其次要从职务晋升和职称评定上对档案工作人员予以倾斜。要让干的好的档案工作从业者有奔头有前途，领导打造出一个有希望的工作平台，平台上的人自然就有一种只争朝夕的工作劲头。职务能进步，职称能升级，自然就会吸引更多优秀年轻同志加入到档案工作队伍中来。

（七）设立档案工作培训的长效机制

不论档案工作的硬件条件多好，电子化信息化平台多么先进，工作人员的能力和责任心永远是决定档案工作成败的决定性因素。培训=培养+训练。通过培养加训练档案条线的领导和工作人员让所有相关人员熟悉档案业务流程和相关法律法规，认识其必要性和重要性，增强他们的使命感和责任心。培训不仅仅是提高工作水平，通过加深对档案建设与管理的深层次了解，使受训人员提高对这份工作的执着与热情，让他们干一行爱一行。

档案管理者培训也不是一蹴而就的临时行为，应当建立长效机制，每年固定时间集中培训至少一次。在培训内容上注意把握好与时俱进，注重关注年轻同志的心理动向，有针对性的开展业务能力和爱岗敬业责任心的培训。在培训班上要以老带新，既传承老办法好经验又发掘新苗子，不断培养和训练才能使档案管理者这支队伍保持长久的活力。

（八）建设新型档案库房和档案保存设备。

档案资料的存放不是三年两载的事，要有一个长期保存并保证其有效性的硬件条件。好的档案资料要能保存几十年甚至上百年时间，做到随时能查阅，保存不变质，做到这些前提就是要有一个好的档案保存条件。现代化的档案室成为新建应用型本科院校必不可少的基本条件。良好的档案室要求避光、干燥、整洁、防潮、无噪声污染等条件。目前不少高校的档案室还是因陋就简调剂出的普通房间，有的直接用过去教室改成档案室，明亮的光线不宜于档案资料的保存；有的档案室甚至还设在地下室这样潮湿的地方，一旦暴雨导致进水后果不堪设想。除了档案室，专业的档案保存设备也是不可或缺的，现在有些院校还在用不专业的档案柜，很多还放在普通的铁质或木质柜子中，既不方便查找也不方便保存。因此，投资建设现代化、标准化的档案室就成为提升档案建设与管理工作的必然路径。