对电算化在财会管理中的体现和运用的探讨

李瑞红

摘 要：随着信息技术的发展，电子计算机的功能愈发强大，应用空间不断扩展，财务领域也将电算化视为主要发展方向。本文将首先对电算化的主要特征进行介绍，并进一步分析传统财务管理模式中存在的问题，以体现出电算化的使用路径。同时也将依据这部分使用路径，提出电算化在财务管理中的运用策略。财务管理的主要职能，是计量生产要素与资金流转。而生产要素与资金流转，是维持生产与运营的基础条件。

关键词：电算化 财会管理 体现需求 运用策略

中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）11（b）-0110-02

1 电算化的主要特征

电算化是利用电子计算机取代人工运算与信息传输的新型财务管理模式。其主要特征可别概括为3个方面：一是以网络传输为信息流动渠道。电子计算机是电算化的主要工具，在现实环境中，电子计算机通常会与互联网结合使用，因此网络化已成为电算化的主要特征之一。二是运算速度大幅提高。电子计算机的运算能力远超人脑，利用电子计算机运算财务数据可使会计部门的工作效率大幅提升。三是工作场景发生转变。会计工作的主要内容会围绕财务数据展开，而电子计算机同样会以数据为工作介质。这一特征的重叠，使得电子计算机逐渐成为会计部门的主要工具，电子界面也逐渐取代了传统的工作场景。

2 传统财务管理模式存在的不足

2.1 财务统计周期过长

传统的财务管理模式中，财务统计周期普遍较长。例如，企业的财务报表通常会以年报、月报等形式呈现。其中年报会突出体现企业的盈利状况，而月报则主要承担税收、人工开支等环节的对接工作。在互联网环境下，市场环境瞬息万变，企业需要得到更为及时的财务数据。但依靠传统的会计统计方式，财务统计周期难以缩短。传统的统计方式，需要依靠人工传输数据，各部门在统计、整理数据的过程中，必然会消耗一定的时间。同时财务部门也需要对各部门上报的信息再次审核，这一过程也将耗费一定的時间。同时传统的财务管理理念，更加关注信息的全面性，因此在制作财务表格的过程中，财务管理人员会将财务数据集中到统一的表格中。这一习惯将使财务人员难以及时分割某一时段的财务数据。

2.2 财务管理效率较低

传统财务模式的管理效率较低，引发这一问题的原因主要有两个方面：其一是纸质办公用品的影响。传统的管理模式中，纸质票据是财务管理工作的主要依据。但审阅纸质票据需要消耗较长时间，办公效率必然会受到影响。同时纸质票据的保存与提取也较为繁琐，在调阅过往信息的过程中必然会消耗时间与人力成本。二是各部门之间的财务格式往往不够统一。例如，生产部门的财务申报格式会围绕生产需求设计，而销售部门的财务申报则较为复杂。在统计这部分数据的过程中，财务部门需要重新分类各项数据，并将其录入到新表格中。这一问题也将对财务管理效率带来负面影响。

2.3 财务管理职能单一

受到传统观念与管理技术的双重影响，传统财务部门的管理职能较为单一。传统的财务管理理念，将财务部门定位为“账房先生”，并将其工作职能，局限在数据统计与资金流转的环节中。受到这一理念的影响，财务部门的专业知识无法得到全面发挥，在投资、融资等环节中，财务部门的参与程度相对较低。同时传统的财务管理技术也不够先进，财务人员需要在数据审计以及资金流转等工作付出大量的时间，以至其无法将精力用于其他领域。管理工作必然会消耗人力成本，而财务工作流程更加繁琐，依靠传统的财务管理方式，必然要占用更多的人力资源。受此影响，财务部门难以参与到其他工作中。

2.4 结算管理效率低下

结算管理涉及到企业的资金流出，是财务部门的主要职责。有鉴于此，财务管理部门会针对上、下游企业的财务支出开展严格审核，内部的财务流动也将受到多重控制。例如，在部分企业中，申请差旅费的申报手续需要通过部门主管、财务主管、专管副总经理、总经理等多项审核流程。这样的管理模式，不仅会降低结算效率，也将对员工的情感造成伤害。而在关联企业的财务结算中，对应企业同样需要接受多重审核，人力资源被严重浪费。随着市场经济的发展，我国企业规模不断扩大，其所面对的资金结算也极为繁杂，依靠传统的结算模式，不仅会耗费自身的管理成本，也将对合作企业带来影响。

2.5 财务监管存在漏洞

传统的财务监管模式存在诸多漏洞。首先，在现实环境中，纸质票据极易被违规串改。例如，在差旅费申报等环节中，申报人员可通过增报支出的方式，获得超额收入。这一问题不仅难以审核，也将对企业风气带来负面影响。其次，在采购等环节中，采购支出也无法获得监管。例如，采购人员以7000元的实际交易价格购置生产耗材，并以500元的价格购得面额为3000元的增值发票。利用所购发票采购人员向财务部门申请10000元的报销金额。由于财务部门无法长期跟踪采购工作，因此其只能依据公允价格评估申报数据。但公允价格较难准确统计，在现实环境下，实际采购价格通常会低于公允价格。

3 电算化在财务管理中的运用策略

3.1 通过电算化缩短财务统计周期

传统的财务管理模式中，财务数据的统计周期较长，现代企业的实际需求难以得到满足。针对这一问题，财务部门应当通过电算化技术，构建新型的财务信息统计模式，以帮助本部门获得及时的财务数据。例如，财务部门可在基层部门设立数据收集系统。该系统应由电子计算机与财务输入系统共同构成。基层部门的工作人员，可将当日发生的财务数据及时输入该系统内。通过这样的方式，基层的财务数据将以对应的表格形式，及时上传至财务部门。同时财务部门可设立财务数据库，各部门的财务数据将被集中其内，企业的财务人员可依据自身权限提取对应的数据，并依据实际需求定制所需要的财务报表。通过这样的方式，财务部门将掌握到当日的财务信息，企业的不同需求都将得到对应的数据支持，财务管理的有效性将得到提升。

3.2 利用电算化提升财务管理效率

“信息孤岛”与纸质办公材料，是影响财务管理效率的主要因素。针对这部分问题，财务管理部门可利用电算化技术，构建无纸化办公系统，并统一信息格式。近年来，无纸化办公系统得到了广泛关注，其主要特征是将计算机作为数据载体，从而形成与纸质财务凭据并行的财务管理体系。例如，财务部门可将纸质凭据中的财务数据重新输入到计算机中，在确认无误后就可将纸质凭据长期保存。在日常的使用过程中，财务管理人员可通过计算机系统管理、提取财务数据。同时在外部对接的环节中，财务人可依靠電子发票等工具，向外围推行无纸化办公。通过这样的方式，财务管理效率将得到提升。在解决信息孤岛问题的过程中，财务部门可打造覆盖全企业的电算化管理平台。通过该平台，各部门的数据录入格式将得到统一。

3.3 依托电算化丰富财务管理职能

受到管理技术与传统观念的双重影响，传统财务部门的管理职能相对狭窄。针对这一问题，财务部门可依托电算化，提升自身的管理技术，并改变传统的管理观念，从而使自身的管理职能得到扩展。首先，电算化的应用可提升财务数据的统计效率，财务部门的人力成本也将得以节约。在此基础上，财务部门可利用节约出的编制，增设管理会计职能。管理会计可通过经济学与管理学视角，分析财务数据。通过管理职能的融入，传统的财务报表将得到对应的分析，本部门的管理问题与经营问题也得以呈现。其次，财务部门的可利用大数据理念，帮助企业优化投资方案。传统的投资方案中，企业负责人通常会承担方案的设计工作，但企业负责人的财务知识通常较弱。针对这一问题，财务部门可在网络中搜寻与投资项目相关的财务数据，并通过管理会计对其进行分析，从而使企业获得参考信息。

3.4 透过电算化实施财务结算管理

通常情况下，企业财务结算管理的流程较为复杂。针对这一问题，财务管理部门可通过电算化系统，构建财务信用管理体系，从而在结算环节中实现信用管理。例如，财务管理部门可为合作企业设立信用账户，在该账户中，合作企业可获得一定的信用额度，在信用额度内，其可随意支取结算资金。而财务管理部门可利用电算化体系，定期审核合作企业的结算需求、信用程度等项目。通过这样的管理模式，财务管理部门无需对每一笔资金开展严格的审核，管理成本将大幅下降。同时财务管理部门可依据合作企业的合作情况，为其设定诚信等级。诚信等级越高的企业，将获得更高的信用额度。在这一体系内，财务部门的管理项目将转变为合作企业的诚信度，而合作企业将更倾向于主动遵守规则，二者之间的配合将更加紧密。

3.5 借助电算化完善财务监管体系

传统的财务监管模式仍然存在诸多漏洞。针对这部分漏洞，财务管理部门可通过电算化，完善财务监管体系。例如，针对采购资金难以监管的问题，财务部门可建立远程支付系统。当前微信、支付宝等支付工具已经得到了广泛应用，结算的便利性大幅提升。财务管理部门可借助这部分结算工具，为采购人员设定支付账户。在具体的使用中，采购人员应在议价结束后，向财务管理部门做出汇报，并由财务部门再次向供应商确认采购金额。之后，财务部门可开通采购人员的支付权限，并向其账户汇入对应的资金。在这一过程中，财务部门将与供应商建立合作机制，并可直接支付货款。

4 结语

电算化在财务管理中的运用路径，可被概括为5个方面：一是通过电算化缩短财务统计周期，从而使企业获得及时的信息支持。二是利用电算化提升财务管理效率，并逐渐统一财务申报表格。三是依托电算化融入管理会计职能，从而使数据分析更加全面。四是透过电算化实施财务结算管理，从而使结算效率得到提升。五是借助电算化完善财务监管体系，并与采购部门建立协作机制。

参考文献

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