网络环境下高校档案的开发与利用

黄晓云 叶苹

摘 要：随着信息技术的飞速发展，人们越来越认识到高校档案工作的重要性，也把高校档案工作带入了自动化与网络化的新阶段，使高校档案的开发利用有了新的发展平台。只有足够了解网络环境对高校档案开发利用的影响，才能充分发挥和体现它的价值，更好地为教学科研、经济建设服务。

关键词：网络环境;高校档案;开发利用

中图分类号：G273.5 文献标识码：A 收稿日期：2018-10-23

基金项目：广西高校中青年教师基础能力提升项目课题“高职院校档案信息资源开发利用的研究与实践”（2018KY1019）成果之一。

作者简介：黄晓云（1977—），女，广西南宁人，馆员，本科，研究方向：档案管理;

叶 苹（1985—），女，江西南昌人，讲师，会计师，硕士，研究方向：基建会计。

一、高校档案开发利用的意义

1.高校档案开发利用为高校工作查考提供重要依据

高校日常工作情况需要大量的统计表格、数据、文字说明和其他载体（声像、实物等）加以展现，而高校档案馆（室）除了保存大量的文字、数据记录外，还有足够的图纸、表格，如下达基建任务、征用土地、实地勘察、图纸设计、施工合同的签订到施工进度、竣工验收及各类报告等来往文书本身，是历史的真迹，能够反映学校历史的真实面貌。高校档案开发利用是检查高校教学、科研、实验设施情况的重要依据，是开展教学、科研、管理的基础，具有不可替代的重要作用。

2.高校档案开发利用为个人问题提供重要凭证

高校教职工在职称评定、工资调整等问题上为核对某一事实、证实某一规定等，就业与转岗的历届毕业生为查询利用成绩单、毕业证书、学位证书、新生录取名册等，都需要到高校档案馆（室）进行查证，同时在打击假文凭、维护学校信誉等方面，个人档案也发挥了积极的作用。

3.高校档案开发利用为高校教育教学改革提供信息

高等院校的教育教学要为了顺应高校的发展而进行有必要的改革。高校的教育教学改革离不开档案工作，档案的开发利用尤为重要。近年来，高校由于发展壮大，包括升格、合并、扩招、综合化，亟须高校整体管理水平的提升。高校档案记录着高校在发展中的发展历程、经验教训，是高校重要的记忆宝库，高校档案工作成为高校重要的基础性工作。通过高校档案的开发利用总结高校历年来的教育教学经验，对高校档案教育教学方面信息的加工、提炼得到适应高校发展的教育教学方案。

4.高校档案开发利用可以为企业提供科技和人才信息

高等院校作为重要的科研基地，每年的科研成果是相当可观的。其中一些科研成果通过申请专利或发表于公开刊物被社会所知晓利用，也有许多科研成果作为职称评定、学校评优及个人工作总结等的材料成为高校的档案，所以高校档案中科技档案占有一定的比重。这些科技档案对企业的产品开发和技术改造都是极为宝贵的信息资源。善于开发利用高校档案，无疑会成为企业巨大的科技信息库。

高等院校不仅是科研基地，也是人才教育的场所。高校档案含有丰富的人才档案，因此，开发利用高校档案可以成为一个人才信息库，不仅可以找到目前急需的人才，还可以挖掘到能帮助企业长期发展的人才。

5.高校档案开发利用有助于招生

高等院校要提高生源，吸收综合素质较好的考生来高校就读，就要做好对外宣传工作。高校档案的开发利用在服务学校外部宣传工作中具有独特的优势。一般来说，档案记载了学校办学历史的方方面面，不仅有大量的纸质档案，还有很多音像档案、图像档案、声音档案和实物档案等载体的档案材料。特别是音像、图像、实物等载体的档案资源较纸质档案更具有直感性、真实性，是高校开展对外形象宣传可利用的宝贵资源，也是高校对外宣传令人信服的宣传材料。高校可以利用多种形式介绍学校的校园面积、基本建设、师资力量、学生情况等多方面信息，让考生了解哪个高校才是最合适自己的，高校也可以通过这样的方式得到一定的优质生源，主动出击。

二、网络环境对高校档案开发利用的作用

1.网络环境的发展，促使纸质档案逐渐向电子档案过渡

纸质档案具有原生信息特点和其载体一起构成了纸质档案特有的，电子档案无法比拟的原始凭证作用。而电子档案以其现代化手段，在丰富信息存储量、输出、处理的方面有着纸质档案无法比擬的高效、快捷优势;档案信息数字化是建立数字档案馆的基础，网络的任何终端可以摆脱时空的约束，实现资源共享，随着电子政务和企业信息化的实施，实体型档案向电子档案过渡是必然的。

2.网络环境下可以对高校档案利用者进行信息需求调查和预测服务

“凡事预则立，不预则废”。高校档案部门要根据利用者的需要确定某些专题，并围绕这些专题从档案文献中选择有用的档案信息，定期、主动地向利用者提供档案信息服务，努力做到服务形式的多样化，开发方式的多样化，通过用户调查;开展定向服务、定题服务等形式，以满足利用者的需求。而网络环境正好有这样的条件。

3.网络资源为高校档案信息服务提供了新途径

为了达到高校档案资源共享的目的，在建立好主页的基础上，还要根据学校的具体情况，如建立学生成绩及档案数据库、科研成果数据库、名人档案数据库等，利用网络环境扩大信息收集范围，对信息进行过滤、组织、鉴定、传递。这为高校档案信息资源的获取和开发利用带来了极大的方便，还可以通过在线展览形式开发利用高校档案馆藏资源。以图文并茂的方式将馆藏的珍贵老照片制作成生动的网页形式搬上互联网，让广大利用者能欣赏到这些平时不容易看到的真实历史镜头。

4.网络环境实现了高校档案信息的数字化、网络化

高速的数字信息网络成为社会信息交流的主要工具，它将来自社会各方面的信息汇集、加工、传递，达到社会各领域相互交流的目的。高校档案部门必须采取相应的对策，朝着现代化的方向发展，利用网络环境将高校档案信息数字化、网络化。高校档案信息数字化、网络化具有一定的特点，档案载体和人们对实体和信息内容的管理与使用上发生了主要变化，使许多档案材料在形成时已由计算机处理，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。档案网络化后收集手段主要通过计算机网络管理来完成，档案部门可充分利用网络优势进行电子档案的收集。

5.通过校园网实现高校档案管理网络化

随着计算机网络技术在教育领域的推广应用，当前高校普遍建立了自己的校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。通过校园网进行档案信息收集与传递，提高工作效率，通过校园网提供档案信息资源，方便档案开发利用;校园网还联结因特网，实现档案信息服务社会化。

三、网络时代对高校档案开发利用的拓展

信息时代引发了高校档案工作变革，使档案信息服务成为社会发展的趋势，激活了高校档案工作。信息社会把高校档案开发利用推进了一个新的发展时期，走向了全方位现代化的发展道路。

1.网络时代对高校档案信息的收集及编研工作有了新的定位

档案信息资源的开发利用是以收集工作为基础的，在网络环境下，更是要通过网络加强对各种档案信息的收集，以多形式、多类别的网上档案信息丰富资源。档案信息的开发是通过加工，将档案中有价值、满足利用者需求和社会发展需要的各类信息挖出来。因此，编研工作是档案信息资源开发工作的重要组成部分。通过网络做好高校档案编研工作，就要全面、系统地进行馆（室）藏档案信息的分析，利用网络快速捕捉学校各部门、各类人员对档案信息需求的动态。

2.档案的自由开发利用在网络时代才得到实施

高校档案信息在网上传递，利用者可以从网上方便地查询和下载所需档案信息，不受时间和地域限制，真正享有自由开发利用权限的档案信息。把高校档案信息实现多媒体存储和海量存储，供实地开发利用和上网远程传送，使高校档案信息资源共享变为现实。现代信息网络是享有自由开发利用高校档案的主要工具，只有在当今信息网络时代，实现高校档案的数字化、上网传输，自由开发利用高校档案才能以完美的形式全面实施。

3.数字化要适应高校档案信息自由开发利用的发展趋势

走向数字化是高校档案发展建设的必然趋势，而建设数字化档案馆，其核心就是资源建设。在网络环境下，高校档案馆藏资源建设应讲求社会化、特色化、精品化和现代化。数字化、网络化技术的发展使世界面貌发生了根本的变化。人们以空前的规模從事信息的收集、贮存、输送、处理和开发利用，信息、知识已成为社会经济发展最重要的资源，必须以档案数字化、网络化来满足自由开发利用档案的要求，从容地应付社会信息化的挑战，为高校档案事业争取更大的发展空间。

4.先进的网络技术要求高校档案信息服务方式多元化

随着计算机多媒体和网络技术的日益发展，高校档案利用者的信息需求结构也发生了变化。从过去单一的文献借阅服务，转向要有联机检索和光盘检索服务，还要有信息咨询的多元化格局。高校档案利用者亦不再仅满足于印刷型文献，而是希望尽可能多地获取网络信息和多媒体信息。高校档案利用者信息需求和信息资源的多样性要求高校档案馆信息服务工作不能拘泥于传统的工作方式，必须探索基于网络环境的信息服务工作的新路子，针对高校档案利用者的需求提供全程性、全方位的信息服务，包括信息内容和获取信息的技巧、方法等多方面服务。

5.丰富的网络资源要求高校档案信息服务工作内容不断拓展

网络环境的形成扩大了高校档案可开发利用资源的范围。高校档案信息资源不再局限于本馆原有的印刷型文献信息，而是扩展到网络可检索和共享的其他服务器上的信息资源。随着网络的普及，人们的信息意识日益增强，对信息的需求和使用日益普遍，信息需求从单一型、专业型向各行各业及生活领域扩展，形成了全方位、综合化的态势。高校档案要更有效地开展信息服务工作，必须对网络信息资源进行开发和利用。高校档案的信息服务工作内容从传统的印刷型事实馆藏为主，向传统馆藏与网络信息资源并举发展已成为必然趋势。

参考文献：

[1]刘宇洁.如何加强高校档案的开发利用[J].机电兵船档案，2013（1）：43-44.

[2]刘宇洁.高校档案信息网络化管理的实施策略[J].黑龙江档案，2012（4）：72.