试论独立院校档案管理工作中存在的问题与对策

摘 要：随着时代的发展，现今我国教育部门对于独立院校教育的重视程度逐渐的加强。基于此，当下我国独立院校应当认识到档案管理工作的重要性。在具体的管理工作中，要清晰的认识到现今档案管理工作中存在着的问题，要投入精力去寻找将这些问题一一解决的对策，从而让档案管理工作为独立院校的教育工作带来帮助。下面试论独立院校档案管理工作中存在着的问题与对策。

关键词：独立院校；档案管理工作；问题与对策

独立院校是近年来高等教育大众化这一背景下应运而产生，其目的是为了培养出契合当下我国社会主义建设需求的人才。近些年来，随着我国经济建设的发展，现今社会企业对于独立院校人才的要求逐渐的加强。因此，当下我国独立院校应当充分重视自身管理工作的升级，而档案管理工作是提高独立院校管理工作中的重要基石。基于此，独立院校应当投入精力至档案管理工作的升级中，要逐步提升档案管理人员的能力，要建立完善的档案管理制度，让档案管理的质量得到大幅度加强，促进独立院校的教学质量提升，进而培养出契合时代发展需求的人才。

1 当下独立院校档案管理工作中所存在着的问题

1.1 较为薄弱的档案管理意识

虽然随着时代的发展，现今我国许多独立院校已经开始重视档案管理工作。但是依旧有许多的院校的管理部门并没有充分认识到档案管理工作的重要性。大部分独立院校一向以教学、科研为学校的中心，秉承着传统的高校管理思维去进行教学管理，他们将管理的重点放在了提升学生们专业技能和文化素养上。领导们对于档案的看法是档案工作的目的是为了学校的评估工作服务的，只有在学校开展各项检查或评估工作时才会让档案发挥作用，评估过后档案的存在是可有可无的。由于档案工作的滞后性，导致档案工作很难做出成绩，也很难受领导重视，从而导致对档案的投入就很少，软硬件设备就跟不上学校发展的需要。此外，一些独立院校虽然采取了一定的档案管理措施，但是由于其起步较晚，并没有让管理工作呈现出系统性和全面性，这就导致了档案管理工作大幅度下降。

1.2 较为滞后的档案管理方式

现今的时代是一个科学发展迅速的时代，在这个时代中，独立院校应当采取契合时代发展需求的档案管理模式。然而在具体的档案管理工作中，许多独立院校档案部门所采用的档案管理方式较为滞后，并没有随时代的发展而改变。所谓滞后的管理方式指的是在具体的管理过程中，管理人员往往采用传统的纸质存档的方式去进行信息归纳和整合，只利用计算机来编目，对档案的信息化管理，只是做了皮毛工作。因此，在档案管理活动中，配备相应的计算机、扫描仪、服务器等硬件、软件，善加利用是大部份独立院校需要解决的问题。

1.3 兼职档案管理人员的素质问题

档案管理工作的基石和主要执行者是独立院校的兼职档案管理人员。因此，独立院校的兼职档案管理人员缺乏现代化的工作理念，对档案的管理仍然停留在传统的档案管理理念中，对高校档案信息化的发展要求，缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德，对档案信息化工作消极怠工，从而影响档案管理工作的质量。此外，独立学院的兼职档案员队伍素养参差不齐，一般兼职档案员都是身兼数职，无法把档案作为一项日常工作进行收集，而是到了时间节点上不得不去收集整理相关的材料，从而导致归档的文件材料质量、完整性都有待考证。

2 独立院校档案管理工作的具体对策分析

2.1 领导层面应当重视档案管理工作

如今的独立院校应当意识到在当前的时代独立院校想要成为契合社会主义建设需求的教育支柱，想要培养出大批高校人才，想要实现自身的经济效益和社会效益就应当认识到管理工作全面的重要性。因此，在具体的管理工作中，独立院校校领导应当充分重视档案管理工作，要投入资金去构建专门的档案管理部门对学生、教职工和独立院校的信息进行全面的搜集、归纳和整理，将这些信息作为高校教学的重要助力。此外，档案管理部门也应当注重档案管理人员的招募工作，要聘请具备专业管理能力人员入校担任档案管理工作。

2.2 注重档案管理方式的升级工作

独立院校校领导应当认识到滞后的档案管理工作并不能为档案管理工作质量的提升带来帮助。因此，在具体的高校管理工作中，教学管理部门应当投入精力至档案管理工作方式的升级中去。学校要投入资金去购置信息化设备，用来替代传统的纸质管理方式，让档案管理工作的质量得到有效的升级，让档案信息能够为高校的教学工作带来帮助。此外，学校的人事部门也应当建立专门的培训机制，对档案管理人员进行信息化培养，让他们的信息设备操作能力得到提升，让他们形成档案信息化管理意识，从而提升档案管理工作的质量，让独立院校的教学工作得到帮助。在具体的工作中，要将档案材料全文数字化，建立纸质档案和数字档案并存的工作模式，避免重复劳动，这样不仅能提高档案利用率，也能节约时间，并且可以大大加快档案信息化的进程。

2.3 注重兼职档案管理队伍的提升工作

兼职档案管理队伍的提升工作对于档案管理工作来说相当的重要，因此独立学院的档案管理部门应该在兼职档案管理员队伍建设投入精力，加强培训。不仅要对档案管理部门的档案管理人员加强专业的技能和知识的培训，还要在思想上树立档案信息化的意思，切实提高档案管理的质量。为减少重复工作，在兼职档案管理人员的培训也需要加强，特别是在档案收集整理过程中，从兼职档案员上入手，强化归档意识，在源头上做好档案归档工作。档案管理部门也应当投入精力去构建完善的激励机制对兼职档案管理人员进行全方位的激励，让兼职档案管理工作队伍具备极强的职业素养和工作动力。

2.4 建立健全的档案管理制度

目前许多独立院校的档案管理制度并不健全，在具体的档案管理工作中，这些独立院校暴露了诸多的管理问题例如管理工作杂乱无章、管理制度毫无秩序等。因此，在具体的管理工作中，档案管理部门要投入精力去构建健全的档案管理制度，对学校的档案管理进行全方位的引导和约束，从而提升档案管理工作的质量，让独立院校的教学能够获取助力。此外，档案管理部门还应当建立完善的《高等学校档案管理办法》来进行档案管理，让独立院校的档案管理人员在进行管理工作的时候拥有依照，这样独立院校的档案管理工作质量才会得到加强。

3 结语

综上所述，随着时代的发展，计算机应用的普及和网络技术的发展在独立学院档案管理中所占比重日益加强，而档案管理问题是独立院校教学管理问题中最为重要的一个环节。因此，现今独立院校应当重视档案管理工作，要注重档案管理方式的升级工作，要注重档案管理队伍的提升工作，要建立健全的档案管理制度，从而让独立院校的档案管理质量得到提升，进而为教学提供有效的帮助。

参考文献

[1]彭旗丽.讨论档案人员素质对档案工作的影响及对策[J].科技风，2015（12）.

[2]卞咸杰.探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例[J].档案管理，2017（06）.

[3]李婵娟，张彧婷.中外合作办学模式下的学生管理工作探究——以武汉科技大学国际学院为例[J].文教资料，2016（17）.

[4]程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报（哲学社会科学版），2016（03）.

[5]刘雁，张立新.试论高校档案管理的信息化建设[J].长春师范学院学报，2016（03）.

[6]孙序，于静环.民办高校人事档案管理现状与改革设想[J].成人教育，2016（02）.

作者简介

金财财，女，汉，本科，南京审计大学金审学院，教師，研究方向：高校档案管理。