浅谈医院综合档案的开发及利用

吴达 吕丹 胡登烈

摘 要：本文针对医院档案在发展建设中的重大作用，提出开发利用档案信息资源所必需的几个重要基础环节。增强档案工作人员的服务意识与服务水平，具备良好的职业道德与职业素质，为档案资源的开发利用提供思想与知识方面的保障；完善医院档案工作管理体制，形成档案管理网络体系，建立健全档案管理各项规章制度，做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作，不断加强医院档案基础业务建设，形成室藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面。

关键词：医院档案；开发利用

档案利用是指以馆（室）藏档案资源为基础，通过一定的方式，直接提供档案为利用者服务的工作。其方式有：1）提供档案原件。即在档案馆（室）内设阅览室，组织利用者在室内阅览档案原件，或根据特殊需要，经过批准暂时把档案原件借出馆（室）外使用。2）提供档案复制件。包括以缩微胶片、静电复印件等提供利用。3）编辑出版档案文件汇编、档案史料汇编，举办档案展览等。4）综合档案内容编写书面资料（如大事记、组织沿革等）。5）制发档案证明，函复查询、外调等。

实行综合档案管理工作，目前为止形成了包括实物档案在内的党群工作类、行政管理类、医疗业务管理类（病历）、教学管理类、后勤管理类、科学技术研究类、设备仪器类、基础建设类、会计档案类、声像档案类、电子档案类、干部职工档案类共十二种门类档案，这些档案资料在医院发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用。档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。而要充分发挥库存档案信息资源的潜在作用，就必须从以下几个方面做好工作：

1 增强档案工作人员的服务意识与水平

档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到医院的重视，才能提高档案工作在医院工作中的地位。2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着医院各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，利用重点从政治、行政等方面的需要，发展到医院业务建设、科学研究、精神文明建设等方面来，这就要求医院档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握医疗卫生相关知识、科技档案（如科研成果档案、设备档案、基建档案、产品档案）及专门档案（如会计档案、教学档案、审计档案、声像档案等）方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统的服务。

2 要不断加强医院档案基础业务建设

在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。综合医院做好档案基础业务工作有以下几个方面：

1）完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及保密、鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。

2）建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性、文化性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，综合医院要在贯彻落实《档案法》的同时，结合医院实际情况，建立健全本医院档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我院结合医院实际情况，先后制订了《关于加强档案管理工作的规定》、《各种档案保管期限》、《医院档案分类大綱》、《档案分类编号标准》，建立了《档案立卷、归档制度》、《档案保密、保管、查阅、鉴定销毁、统计制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文书、教学、科技、会计、审计、音像档案规范管理制度》、《库房管理及计算机管理制度》等，为档案工作基础业务建设提供制度保障。

3 做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作

1）医院档案收集工作。按照医院《档案管理办法》、《文件材料归档范围》等的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各科室、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到综合档案室的工作。档案收集是档案管理其他业务环节的基础，收集工作的质量直接决定和影响着档案业务工作水平，收集及时、鉴选得当，把有保存价值的档案都集中在档案室，实现档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，才能使室藏档案齐全完整，内容丰富，才可以提高档案工作质量，为开发利用档案信息资源创造良好的物质条件。

2）医院档案整理。按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由零乱到系统，由无序到有序，体现档案的特点，充分反映各项工作活动的历史联系和面貌，是档案信息资源完整利用的基础。

3）医院档案鉴定工作。医院综合档案部门按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，提高了档案利用的准确率。

4）医院档案保管和统计工作。根据档案的成分和状况，采取安全的存放和防护措施，并以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的业务工作，是档案开发利用的硬件保障。

5）医院档案检索工具医院档案检察工具。记录、报道、查找档案材料的手段，是揭示馆（室）藏和查找档案的重要手段，它把“藏”与“用”连接起来，沟通档案材料与利用者和管理者之间的关系，是开发档案信息资源的工具。我院从档案资料的存储至检索利用充分发挥现代化管理手段的作用，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务，简化利用程序，编制利用范例，开展电话、信函、网络等多种服务方式等，从而使档案管理的各项服务工作落到实处。

总之，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分完成档案工作的使命，满足医院各方面的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在医院建设与发展中的应有作用。

作者简介

吴达（1979-），男，四川巴中，四川省巴中市中心医院，馆员，研究方向：档案管理。

吕丹，女，四川巴中，四川省巴中市中心医院，馆员，研究方向：档案管理。

胡登烈，男，四川中江，四川省巴中市中心医院，助理馆员，研究方向：档案管理。