规范开展基础业务工作是档案管理现代化的前提和保证

岳胜男

摘 要：本文从我国档案事业的现代化进程出发，围绕着我国档案基础业务现状分析档案管理现代化中的不足，从而围绕档案管理现代化的角度总结档案管理基础工作规范化的措施，全面提高档案管理的科学性。

关键词：档案管理；基础业务工作；规范化；优化策略

档案管理事业的现代化对档案基础业务工作提出明确要求，只有顺应档案工作的发展形势，加强档案管理制度建设，依托专业技术人员做好具体的档案管理工作，才能满足档案事业需要，实现档案资源的有效共享。

1 档案管理现代化的概念解析

1.1 档案管理现代化的前提

档案管理现代化是围绕着档案管理信息化、标准化、制度化提出的概念，要求档案管理工作符合现代业务工作需要，能够适当信息化的档案管理工作环境，提供必要的档案管理保障条件，有效的纠正档案管理中的错误，满足档案的针对性应用需要。首先，应当具备必要的先进的档案管理工作设备，可以最大限度的延长档案使用寿命和发挥档案的数据信息化功能。其次，保证档案可以在现代信息化环境中得到有效传输，要求满足档案信息公开共享的需要，可以更好的服务于广大用户群体。第三，真正意义上的现代化档案要求做到档案数据信息资源的快速收发，满足海量档案存储的需要，可以实现对基层运转信息的全面收集，并且可以在快速检索的基础上发挥档案数据信息的辅助应用价值。

1.2 档案管理现代化保证

提高档案管理现代化工作水平，在规范开展基础业务工作的过程中要着力为档案管理现代化提供保障。首先，提高档案数据信息的运行安全保障，注重在安全环境下实现档案数据信息的快速传递与有效共享。其次，开发稳定的档案数据信息运行系统，打造优化的档案数据信息的应用平台，从而满足数据信息在微媒体自由环境下的高效个性化服务。第三，根据用户的个性化需求，满足用户的智慧化档案检索需要，围绕着大数据、云计算机与人工智能技术的趋势，不断提高档案管理的规范性，促进基础档案业务工作的全面升级，提高档案的管理运转效率。

2 档案管理现代化的主要问题

2.1 现代化意识不足

档案管理现代化工作的主要问题体现在档案管理现代化意识不足方面，基础性的档案管理工作方式传统，没能在日常档案管理工作中构建现代化运行机制，不能结合具体档案管理业务提高档案管理工作的效率。首先，档案管理人员的现代化意识不足，档案管理部门领导没能重要现代化工作，不能围绕着现代化档案管理需求完善新型档案管理工作制度，不能构建科学的档案管理事业发展方案，对档案管理工作的重视不足，忽略了新形势下档案管理工作价值。其次，档案管理工作的专业性不强，档案管理人员的现代化意识薄弱，档案管理工作方式较为传统，没能在提升档案管理专业技能能力基础上，促进档案管理向着标准化、信息化、职业化方向发展。第三，档案管理事业的成本较高，档案管理工作的耗时较长，效率不足，不满足日益广泛的档案使用需求，现有的档案服务与档案业务需求有差距，影响了档案使用效率。

2.2 专业技术人员匮乏

规范化开展基层档案管理业务，需要提高基层档案管理人员的标准化意识与信息化水平。当前部分档案管理人员的思想陈旧，档案管理人员的信息化操作能力水平较低，档案管理人员不适应大数据、云存储与信息智慧化供给时代的档案管理需求。首先，档案管理人员思想陈旧，对新型的档案管理系统不适应，不能围绕着数字化档案信息进行数据挖掘检索，不适应数字化时代的档案管理需要。其次，基层档案管理体系不健全，档案管理人员的专业性不足，当前基层档案管理工作缺乏专业的技術人才，未能形成专门的档案管理团队，现有的档案管理人员不满足多层次规范性档案管理工作的需要。第三，基础档案业务开展不足，档案管理业务存在短板，档案管理工作重管轻用的思想普遍存在，档案管理工作规模化集中档案收集、装订与审核方面，还未能围绕着档案数据使用构建完善的体系，档案管理人员普遍不具备现代化环境下的服务意识，因此影响了档案应用价值的发展与档案事业创新。

2.3 管理制度规范性低

提高基础档案业务的规范性，需要构建可行且明确的档案管理工作运行制度，但是基层档案管理的制度化水平较低，档案管理制度修订不及时，档案管理制度与相关业务工作的衔接不足，档案管理工作没能跟上业务工作的改革需要，影响了档案工作对业务工作的辅助促进作用。首先，有些档案数据信息资源的挖掘不足，没能提高档案数据信息的使用价值，档案管理工作运行效率与现有业务工作的现实需要不匹配。其次，当前档案共享机制不健全，数字化档案体系建设不完善，基层数据信息类型复杂，数据信息的兼容性差，影响了数字档案信息的使用。第三，还有的基层档案管理硬件不足，缺乏必要的规范性档案管理设备与手段，档案管理工作受客观条件制约，因此影响了档案管理工作水平，没能达到促进档案管理快速发展，提高档案管理效率目标。

3 档案管理规范化的建设策略

3.1 加速基础业务科学化

提高档案管理工作的规范化水平，通过规范化的档案管理机制实现档案管理现代化的目标，需要形成科学的档案基础业务运行机制与操作标准，提高规范化的建设水平。首先，全面加强档案资料的清查工作，在去粗取精的理念下消除档案管理方面的隐患，注重加强原始档案数据信息的清查，在准确建立档案管理制度的基础上，对档案进行科学分类、标准化存储，全面清查档案冗余，保证所有档案文件的质量，从而为数字化档案发展做好准备。其次，努力实现案件的规范化处理，注重形成文件管理规律，加强档案数据信息内部联系机制的建设，全面加强案卷的规范化管理，在加强新组卷管理水平的基础上实现优化馆藏、围绕着计算机管理实现档案数据信息的再加工，从而满足未来现代化档案建设需要。第三，进一步规范档案的录注工作质量，实现计算机录注统一管理，在开发统一管理系统的基础上提高档案数据的标准化水平。有效消除各单位档案管理的差异，全面提高档案规范性和一致性。第四，统一档案管理的分类标准，在确保档案管理完整性的基础上，按照国家的相关规定，以及尊重行业特征的基础上实现档案的分类管理，进一步明确档案管理分类细则，按照一致标准实现档案数据信息的科学分类，从而提高档案的标准化、规范化管理质量。

3.2 推进档案管理现代化

促进档案事业的快速发展，在做好基础档案建设的工作同时，还要逐步的渗透现代化的档案管理工作理念，创新提高档案管理的科学化发展水平。在优化档案管理各个环节的基础上，明确重点，找准切入点，促进档案事业的全面改革。首先，形成科学化、规范化档案管理工作程序，按照循序渐进的原则，在明确档案管理事业发展规划的基础上，促进档案管理信息化的综合有序推进，围绕着档案利用率的高低，核心档案数据、社会利用率高低等进行档案整理和开展数字化工作。其次，加快分级著录工作，明确分级著录工作原则，在科学分级的基础上，对重要文件与反映问题庞杂的档案主题、内容、特征进行科学处理，从而减少著录条目，节约档案整理时间，人力物力，提高档案著录工作效率。第三，完备档案目录，在著录的过程中充分的考虑索引需要，保证档案的人名、地址、时间、卷号、分类号可以发挥检索作用。第四，用关键词代替主题词，从题名、文件名、作者名等进行标识，从而提高计算机对档案的批量处理能力，更好的提高档案检索效率。

4 结论

规范开展基础档案业务工作，需要在具体的档案管理法规的约束下，提高档案管理工作的效率，构建完善的档案管理工作体系与发挥现有的档案管理人员作用，按照国家制度要求，提高档案管理工作

质量。

参考文献

[1]赵妍.扎实开展基础工作是实现档案管理现代化的重要保证[J].黑龙江档案，2014（04）.

[2]姬海琳.规范开展基础业务工作是档案管理现代化的前提和保证[J].黑龙江档案，2018（02）.

[3]周惠花.加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].山西档案，2010（S1）.