提高县政府办公室档案管理工作效率的探讨

翟建勋

摘 要：在当前信息时代背景下，将网络信息技术合理的应用在办公室档案管理中逐渐的被人们所重视，这不仅仅有利于资料的保存管理，同时对于业务部门的各种工作开展也是有着积极的促进作用。基于此，本文主要针对县政府办公室档案管理工作效率的提升进行了详细的分析。

关键词：提高；县政府办公室；档案管理；工作效率

随着社会不断的发展，网络技术也是随之迅猛的发展起来，并且成为一种时代的特征，在社会各个领域中都是得到了广泛的应用。县政府办公室档案管理要想更好的顺应经济社会不断发展的需求，需要将电子信息化管理的优势充分的发挥出来，合理的在管理过程中应用网络信息技术。县政府办公室档案管理工作的主要目的就是为了保持各种档案的完整性，方便人们的检索，进而将档案价值最大程度上发挥出来。

1 加强县政府办公室档案管理的必要性

相比较于不同单位的办公室档案管理，县政府办公室档案管理的性质以及内容都是有着极大的不同，并且档案重要程度也是有着非常大的差异。县政府中很多档案属于内部机密文件，直接关系到各项利国利民业务的顺利开展，往大了说就是直接关乎到国计民生。作为管理人员，首先就得加强做好档案管理及其相关保密工作，对于一些机密级别比较低的认识档案文件都是得交由专门的管理人员妥善保管，以此来有效的避免因为档案资料的泄露或者是丢失而导致工作的被动[1]。例如办公室档案文件资料是对基层业务工作的指令性和指导性文件，是基层人员开展工作的思路和方法，对于他们的工作有着指导性的重要作用。如果丢失泄露，那将直接导致他们的工作不能够正常的开展。而在当前信息时代背景下，要想更好的提升档案管理工作效率，方便今后的查阅，将网络电子信息技术合理的应用在县政府办公室档案管理中十分的有必要。如果需要查找以前项目计划资料或者是员工资料，直接应用模糊检索和高级检索就能够快速便捷的找寻出来了。此外，还可以应用远程网络进行查询和管理新闻资料库，更大程度上发挥出档案的作用。同时，在应用网络电子信息化档案管理的过程中，可以应用设置权限的方法来对档案的应用和阅读设置权限，以此来实行分级管理。这样不仅仅能够详细的记录好查阅和调用档案资料的各种情况，同时还能够有效的保护好一些比较重要的办公室档案资料。

2 提升县政府办公室档案管理工作效率的有效措施

2.1 积极的完善县政府办公室档案管理制度

要想做好县政府办公室档案管理工作，那首先就得提升县政府中主要领导人的重视程度，积极的完善档案管理制度。单独创建档案存放资料室，然后将各种资料有序的费类别的存放好，同时每一份档案上都写明标签，以便今后的查找应用[2]。在存放档案的过程中，尽可能不要将其存放在低楼层中，同时还得对一楼门窗进行加固处理，以此来更好的保障档案安全。对于一些政府内部重要文件，则是需要单独进行存放，并且还得定期的更进档案保密的期限。结合档案时间的推移和机密程度，对其进行一定的密级升高、降低，或者是直接解密等操作。对于一些已经不需要再保密的文件，则是应该及时的整理出来，然后重新进行存放。在这个过程中，全程都得有着两个以上的工作人员来完成，这样可以起到相互监督的作用。此外，在档案存放楼层，应该安装全方位的监控设置，以便遇见突发情况更好的进行

调查。

2.2 重视档案管理人员的专业水平

作为一名合格的县政府办公室档案管理员，应该结合社会发展以及时代的进步，定期或者不定期的开展专业的培训，以此来不断的提升档案管理工作人员的专业素质以及保密意识等。对于他们来说，进行保密法制教育十分的有必要，同时县政府其他成员也是需要清楚的认识到档案管理工作的重要性，进而协助配合好他们的工作[3]。通过对档案管理人员不断进行相关的法制教育和专业的档案管理业务培训，将会极大的提升他们档案保密意识以及法律意识。在实际的档案管理培训过程中，还应该重视档案管理人员专业性的培养，以此来使得每一位参加培训的档案管理人员都能够独立的掌握档案管理操作技能以及各种重要的合理思想，促使县政府办公室档案管理工作效率得到整体的提升。

2.3 合理的应用网络电子信息化開展县政府办公室档案管理

在档案管理中应用网络电子信息化技术的时候，电子化处理的方式主要是由集中立卷发展而来的。通过这种方法不仅仅能够将县政府内部各种资料根据不同类别分类管理好，同时还能够有效的整理好一些比较复杂的档案资料，补漏办公室中类档案资料。并且还不会导致办公室档案长期的堆积，这样不仅仅在很大程度上提升了档案管理工作的效率，同时还及时的整理好了公司档案文件，促使档案资料检索变得更加的方便快捷。此外，当前管理人员在原有文件中插入新文化的时候也会十分的方便。相比较于传统县政府办公室纸质文件管理的方式来说，网络电子信息化的管理方式展现出更高的工作效率，同时还十分的方便快捷，极大的提升了办公室档案管理工作编排整理等各项业务的准确性。

2.4 加强县政府办公室档案管理人员的责任意识

在实际的县政府办公室档案保密管理工作中，领导层必须得合理的制定责任制度，以此来将保密工作落实到个人[4]。除此之外，县政府单位领导还得密切的关注档案管理工作，保证每一个员工都有着属于自己的工作内容，不断的提升他们的保密责任感。在平时的档案保密工作中，还得实行严格的奖惩制度，对于一些因为失误而造成严重事故和影响的工作人员应该进行相应的惩罚，而对于一些工作表现优异的管理人员则是应该给予一定的奖励。同时，还应该积极的采取各种措施来激发档案管理人员的工作积极性，以此来充分的发挥出每一位档案管理人员的潜能，促使县政府办公室档案管理工作效率不断的提升。

3 结语

综上所述，随着我国国力不断的增长，县政府办公室内部运行管理体系也是随之不断的完善起来，而档案管理作为县政府办公室内部管理中非常重要的一项环节，提升其工作效率十分的有必要。而这首先就得加强档案管理工作人员的责任意识，合理的应用一些先进、新式的管理模式，这对于县政府办公室档案管理工作效率的提升以及各项工作的正常运转有着极大的促进作用。

参考文献

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，09（5）：171-172.

[2]于宁宁.创新办公室档案管理工作提高单位内部工作效率——谈如何改进办公室档案管理工作[J].办公室业务，2013，13（13）：271-271.

[3]程然.浅谈如何提高办公室档案管理的工作效率[J].西部皮革，2016，38（2）：167-167.

[4]钱萍.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016（6）：46-46.