浅谈办公室文书档案的收集与归档

孙玲芳

摘 要：我国现代化建设的过程中，受到市场经济体制的影响，行业之间的竞争极为激烈，在这种情况下美术馆为了发展，纷纷进行了管理上的创新，对管理模式和管理方法进行了创新，加强了美术馆的内部控制，优化内部管理，制定更加科学的发展战略。在美术馆的管理工作中，办公室管理也是其中十分重要的工作，办公室的管理水平会影响到美术馆内部业务的正常开展，对于美术馆的内部管理也会产生重要影响，而在办公室管理工作中，文书档案的收集与归档是其中最基础的工作，但是目前很多美术馆都没有对其进行足够的重视，使其在开展过程中存在很多问题。所以本文就以美术馆的办公室为例，对办公室文书档案的收集与归档工作进行探讨。

关键词：办公室；文书档案；收集；归档

办公室是美术馆内部处理业务和提供服务的重要部门，办公室的工作会对美术馆的业务正常开展和发展，产生重要影响，办公室管理工作的水平也会影响到美术馆的内部管理水平。在办公室的工作中，文书档案收集与归档工作是其中最基础也最重要的工作内容，通过该工作能够对美术馆以往和当前的所有业务活动以及出现的问题进行记录和整理，并对其进行有效的保管，方便美术馆管理者在后期进行利用。但是办公室的文书档案收集和归档工作还是一份十分枯燥的工作，在该过程中，工作人员可能会由于工作枯燥，导致工作积极性降低，责任感降低，从而引发一系列的问题。因此对于美术馆来说，需要加强对办公室文书档案收集与归档工作的重视。

1 办公室文书档案收集与归档的重要性

1）有利于办公室其他工作的开展。办公室的文书档案管理工作是办公室工作中十分基础的工作内容，也是办公室职能的重要体现，通过开展文书档案的手机和管理工作，能够为办公室其他工作的正常开展提供便利，从而推动办公室其他工作的高效开展。在美术馆的办公室工作中，回收档案的收集与归档工作，主要是对美术馆内部艺术品资料的收集和归档，这是美术馆内部管理工作中的重要环节，也是美术馆办公室的主要工作内容，在完成该工作之后，工作人员才能够有更多的精力处理办公室的其他业务，使办公室能够正常运行。

2）记录单位的发展历程。办公室文书档案的收集和归档，主要是对美术馆的发展资料进行收集归档，收集更加全面的发展资料，对其进行整理，能够更好的记录美术馆的发展历程，这些资料中包括了其创始阶段资料、艺术品资料和人力资源资料等，而办公室在对这些资料进行归档整理的过程中，就是对美术馆发展历程的回顾，从而为工作人员的资料查阅和使用提供便利。美术馆的办公室文书档案管理工作，在正常开展之后，就能够对艺术品的相关资料进行分类整理，这样在后期进行美术馆内艺术品的维护和管理时，就能够根据整理的文书档案资料准确找到艺术品，并对其进行针对性的维护。

3）为管理者的决策提供依据。办公室的文书档案中包括了美术馆的发展历程和业务状况，这些资料比较详尽，在对其进行收集和归档之后，领导层在进行决策时，就能够通过对那些能收档案的分析，掌握美术馆的实际运行情况，从而制定科学的决策。

2 办公室文书档案收集与归档存在的问题

1）重视程度不足。当前美术馆的文书档案收集与归档工作中，最首要的问题就是领导对其的重视程度不足，当前很多美术馆对于办公室文书档案工作都并不重视，认为美术馆在发展的过程中，提高经济效益是发展的首要目标，而办公室的文书档案收集与归档工作，却不会直接创造经济利益，所以很多领导就对其进行了忽视。目前美术馆的办公室文书档案收集与归纳工作中，管理者并没有建立完善的办公室文书档案管理工作的规章制度，很多的文书档案资料仍然以纸质资料的方式呈现和保管，工作的信息化程度比较低，对这些文书档案的整理归纳频率也比较低，导致了文书档案资料保存比较混乱，在查阅和使用时，难以准确找到需要的资料。

2）管理人员的管理意识差。目前我国很多的美术馆的办公室文书档案管理人员，对于这些文书档案的管理意识仍然比较差，认为管理工作的内容就是在档案室内进行清理和文件整理，对于文书档案管理工作的认识不全面，找不到工作的重点，导致了文书档案保管不到位。目前美术馆到办公室文书档案管理工作中，由于管理人员的工作不到位，使得其中很多的文件档案出现了破损和丢失，重要文件和其他的常规文件混合在一起进行保存，主次不分，使得美术馆工作人员在调用文件时出现效率低下的情况，影响美术馆其他工作的高效

开展。

3）工作不全面。美术馆的文书档案收集与归纳工作中，工作不全面的问题也是其中比较常见的问题，美术馆内的文书档案主要是馆内艺术品的资料，这些资料的来源比较广泛，而且数量繁多，这要求工作人员花费更多的时间和精力，可是美术馆内部的办公室文书档案收集与管理工作的工作人员人数相对来说比较少，使得工作人员在工作的过程中会面临十分巨大的工作压力，难以有效保证管理工作的质量和效率，使得文书档案收集和归档工作不全面。

3 美术馆办公室文书档案收集与管理的策略

1）强化文书档案工作人员的管理意识。在美术馆办公室文书档案收集归纳管理工作中，想要切实提高管理工作的质量和效率，就必须要强化办公室的文书档案管理人员的管理意识，要让工作人员认识到文书档案管理工作的重要性，加强其对文书档案管理工作的认识和重视。美术馆可以定期开展文书档案管理的相关讲座，聘请专业的文书档案管理专家对工作人员进行教育和培训，提高工作人员的工作专业能力和素质，还要组织对其的培训，提高其业务能力，更新其工作理念，提高其专业技能。当前美术馆的文书档案收集和归纳工作中，计算机技术的应用不断增强，该工作的信息化水平提高，所以美术馆的领导还需要加强对工作人员的信息化培训，使其能够掌握并熟练应用各种专业化的技术开展工作。

2）完善办公室文书档案收集归纳制度。高效的办公室文书档案管理工作需要有完善的制度作为保障，所以在美术馆的办公室文书档案管理工作中，相关的领导首先需要对相关制度进行完善，对其中的工作内容、工作目标、工作原则和工作人员的规范等进行明确，使工作人员在工作的过程中，能够得到有效的约束，保证工作的规范性。另外，制度中还需要对文书档案的相关管理工作进行规范，对文书档案收集工作的要求进行细化，保证工作的有序开展，也方便文书档案的后期查阅和使用。

3）创新文书档案收集管理模式。21世纪以来，，美术馆的发展出现了很大的变化，传统的制度大多得到了创新和发展，所以在进行办公室文书档案收集和归纳时，也需要对其管理模式进行创新。美术馆的领导者需要对相关的文件进行创新，对办公室文件檔案管理工作的原则和管理模式进行创新，针对当前美术馆发展的新形势，对于文书档案管理工作中的常见问题进行分析，增强管理模式的科学性和有效性，对办公室的文书档案收集和归纳工作进行辅助，保证美术馆办公室文书档案收集管理工作的有效开展。

4 结束语

文书档案管理工作是现代美术馆办公室的主要工作内容，对于美术馆的发展至关重要，因此在当前的办公室管理工作中，需要对文书档案的收集和归纳工作进行创新和完善，促进美术馆的管理工作

发展。

参考文献

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