加强医院兼职档案员队伍建设的几点思考

李红娟

常山县中医医院

1 档案工作网络中的兼职档案员队伍

一个单位要做好档案工作，必须有组织保证，建立档案工作网络。医院也是如此，必要时应成立档案工作领导小组，负责领导和组织协调全院档案工作，制定规划、计划，决定工作进程，协调各方面关系，研究解决档案工作中的重大问题。同时要明确档案工作主管部门，一般是医院办公室。建立综合档案室，明确机构编制，配备档案室工作人员。在各部门指定兼职档案员。

其中，领导是关键，档案人员是基础。

首先，领导要重视档案工作，为档案室开展工作提供必要的条件，进行有关协调工作。

其次，部门的分管领导也应重视本部门的档案工作，负责本部门档案工作的组织协调。如果部门分管领导“本位主义”严重，不配合全院档案工作，不支持兼职档案员的工作，就会妨碍全院档案的集中统一管理。

再次，专兼职档案人员要认真负责，积极作为。

在这个网络中，枢纽单位是综合档案室。综合档案室负责全院档案的集中统一管理和对各部门档案工作的业务指导。工作基础在各部门，各部门的兼职档案员作用很重要。档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用、编研八大环节中，收集和整理是首要和基础环节。也就是说，只有经过收集和整理，才能形成档案，确保档案的完整齐全、真实准确、系统有序。这两项工作首先是由兼职档案员来完成的。因此，文件材料是否形成、形成是否规范、各类档案的收集是否完整齐全，分类是否科学、案卷质量是否达标，都直接影响全医院档案工作的水平。如果没有一支过硬的兼职档案员队伍，档案工作肯定是做不好的。

目前，兼职档案员的年龄、学历、专业结构层次差别很大，其特点是兼职任务多，日常工作繁杂，从事档案工作时间少，专业知识缺乏，岗位变动频繁，难以专心做好档案工作。由于档案工作效果难以立竿见影，不易引起领导和同事们的重视，而常被其他工作挤掉。他们默默无闻地做着烦琐的档案收集、整理工作，却又不被别人理解与支持。

2 加强兼职档案员的素质培养

2.1 领导重视，积极创造条件

医院及各部门领导要重视关心支持兼职档案员的工作，在政治进步、职级职称晋升、工资福利待遇提高等方面关心关爱兼职档案员，想方设法为兼职档案员开展档案工作创造条件。加强职业教育，鼓励他们树立专业思想，充分调动其工作积极性，增强档案工作的责任感、尊崇感、荣誉感。

2.2 加大宣传，增强档案意识

增强档案意识不但要加大档案宣传力度，还要注意形式的多样化。例如为使《档案法》更加深入人心，我院先后举办了两次《档案法》知识考试，把《档案法》及有关宣传材料发到每一个兼职档案员和部门分管领导的手中，做到人手一份。不定期地在院报上登载档案知识，并通过院报及时报道档案工作新动态。通过广泛深入持久的宣传工作，全院干部职工普遍对档案和档案工作有了新的认识。形成了档案工作统一领导、分级管理，档案集中管理利用，一级抓一级，上下齐努力的良好氛围。

2.3 开展培训，提高实操能力

我院定期举办档案业务培训班，对兼职档案员进行集中培训。针对兼职档案员日常工作繁多、工作变动频繁、新手多、专业水平低等特点，有目的地开展档案业务培训。首先要循序渐进，加强档案专业基础知识教育和基本应用技能的培训，适当减少纯理论知识的介绍，缺什么补什么，急需什么讲什么，切实提高业务水平。针对不断更换的新上岗兼职档案员，要进行档案管理的基本知识和基本技能、实际操作方法的培训。针对不同门类档案的实体管理，要进行教学档案、党政管理档案、实物档案、多媒体档案等专门档案的业务培训。

但是如果培训方法不当、要求不严，学习后不复习又不实践，到用时又不会，影响工作顺利开展。因此，对于一年一次的归档整理工作来讲，档案室指导人员应当不厌其烦，每年应在归档整理前组织一次专门业务培训。在培训方法上，可以采取“模拟启发式教学法”，就是先举例教学，再模拟实践，后启发引导。改变过去那种在培训班上满堂灌、照本宣科和平铺直叙的讲课方法。要通过大量的实例，讲述归档整理知识，在兼职档案人员对归档整理工作具有感性认识的基础上，让他们根据实例进行模拟归档整理，指导人员根据实例进行综合，结合不同部门档案的特点进行启发性引导，使兼职档案员能够根据本部门情况掌握文件材料的收集、分类、排列、编目等工作程序和基本要求，全面掌握归档整理的方法和技能。

2.4 深入部门，解决实际问题

档案室设立指导热线电话和电子邮箱，可以更方便快捷地解决广大兼职档案员工作中的问题，有效地缓解归档整理工作压力，提高工作效率。档案室指导人员要经常深入各科室，在从分类、组卷到拟写案卷标题等业务环节都主动进行帮助，解决疑难问题，面对面、手把手地指导。开展经常性的业务指导，不但使原有的兼职档案员能按要求独立完成每年的归档整理工作，而且能使新兼职档案员较快地掌握基本技能。

2.5 突出重点，加强业务指导

综合档案室及时指定专人跟踪指导医院重点项目、重大活动和突发事件档案的归档整理工作，积极主动联系归档文件材料的相关事宜。特别是对于医院多个部门共同组成的临时工作小组和专项活动形成的文件材料，综合档案室及时进行归档范围制定、归档文件整理的指导和培训工作。做到特殊事件特殊对待，最大限度地做好各项重点项目、重大活动和突发事件档案的业务指导工作。

2.6 强化考核，引入竞争机制

为调动兼职档案员的积极性，应当在工作中引进竞争机制。比如我院综合档案室在每年一次布置归档整理工作的同时，也把《检查评比标准》下发到每个兼职档案员手中，将归档整理工作细化，一边兼职档案员自觉对照评比标准中的年度工作内容、质量要求、完成时间、评比标准、得分、扣分等具体项目按表操作，自我评分。在此基础上，组织有关人员对各科室归档整理工作进行总结评比，在全院档案工作会议上进行表彰奖励。多年来，我院归档整理及总结评比工作已经程序化、制度化。它有力地促进了科室归档整理工作的开展，增强了各科室兼职档案员之间的竞争意识。每年1—3月份，各部门兼职档案员就积极主动地与综合档案室取得联系，自觉做好归档整理工作。他们有的为了保证质量，不怕麻烦，不怕辛苦，主动加班加点，甚至带病坚持工作，绝不影响全院归档整理工作进度。

建立健全医院兼职档案员队伍是一项细致的工作，需要领导重视、各科室积极配合、各兼职档案员大力支持，以及综合档案室的努力。应当把学习、宣传、贯彻、落实《档案法》，增强兼职档案员的档案意识，全面提高兼职档案员的政治素质和业务素质。只有这样，才能培养一支热爱档案工作、业务过硬的兼职档案员队伍，使整个档案工作网络有序、高效地运行。