档案数字转型视角下的企业档案管理工作研究

史波君

宁波市轨道交通集团有限公司

现代信息技术的快速发展，为推动档案信息化提供了技术支撑。而档案数字转型是企业档案工作的重要内容。推进档案数字转型，在提升企业档案管理效率，挖掘和利用档案数据的重要价值等层面具有重要的现实意义。目前，国内企业正积极有序地推进档案数字转型，档案管理水平和档案管理质量得到了显著的提升。数字时代，企业如何有效地推动档案数字转型建设，促进企业档案管理工作水平的提升，成为当下的重要研究课题。为加快企业档案数字转型，应当着力从制度、人力、信息化技术、信息安全等层面进行全方位探索，推进企业档案管理工作的数字化、智能化和高效化开展。

1 档案数字转型对企业的重要性

档案管理是企业管理工作的重要构成部分。对企业而言，档案数字转型的重要性集中体现在以下4个方面：

第一，档案数字转型可以有效地帮助企业节约日常管理所耗费的人力成本和空间位置。同时，档案数字转型也可以提升档案查阅效率，既可以提升查询者的满意度，也可以减少不必要的成本支出。

第二，档案数字转型可以揭示现代企业发展趋势，充分利用现代信息技术和大数据技术，对档案信息进行集中管理，形成全面完整的档案信息系统，促进企业档案管理水平的有效提升。

第三，档案数字转型可以拓宽档案信息的使用范围，提升档案的使用效率，充分发挥档案信息的作用。

第四，档案数字转型可以实现对企业档案的更好保护，防止篡改档案等违法违规行为的发生。

2 档案数字转型视角下提升企业档案管理工作质量的路径

基于档案数字转型对企业的重要性，对于档案数字转型视角下提升企业档案管理工作质量的路径，有以下建议：

2.1 构建完善的档案数字转型管理制度

在档案数字转型工作中，企业必须构建起完善的档案数字转型管理制度。具体而言：

第一，建立起契合企业档案管理工作实际需求的数字档案管理制度。例如，保密机制、查询方法、日常管理体系等。在多种类型的规则、条例的制约下，档案数字转型工作有可参照的依据，才能实现长效、稳健发展。

第二，建立起有效的档案工作者安全意识教育制度。在网络社会下，企业档案管理需要高度重视信息安全问题，因为网络社会信息传播效率特别高，较易产生宝贵档案资料泄露的风险。这便要求企业第一时间采用恰当的应对举措，防止信息外泄产生重大不良影响。

第三，建立起规范化的档案数字转型管理制度。企业应利用规章提升管理工作者实操的规范化水平，确保各种防护举措落到实处，防止发生病毒软件侵入的状况，从而实现档案数字转型管理实际效果的提升。

2.2 建立起角色分明的操作权限，保证数字档案信息的安全性

在档案数字转型工作开展期间，企业应当把信息安全置于关键位置，采用有效的举措确保档案储存信息的安全。档案管理工作对档案的安全性和保密性有较高的要求。因此，企业在档案数字转型工作中，应当注意如下几点：

第一，按照用户实际情况确定操作权限，用户只能打开和自身权限相对应的档案资料，并配置启动日志，将系统操作的时间与内容等自动记录下来。在这个方面，应当注意权限设置的全面和合理，确保所有的档案资料都进行恰当的类别划分，在保障用户浏览和使用需求得到满足的同时，保障信息安全。

第二，健全档案管理安全防护体系。增大安全系统构建力度，有效运用多种技术防护举措，配备视频监视、智能化火灾消防设施等安全防护设备，以及电磁防护、计算机监控等多种安全系统，确保纸质档案数字转型转化设施、档案数据等处于全面的保护之中。例如，可以引入具备较高防御水平的电子签章、口令、密钥等，确保档案信息使用的安全性，保护企业的商业秘密。

2.3 推进企业档案数据库建设，实现档案数字转型的高效管理

企业档案数据库是确保数字化时代下档案工作顺利进行的重要平台和支撑。企业在建设档案数据库时，应注意如下几点：

第一，构建企业档案状态信息库，旨在将企业新产生的信息加以归纳、梳理，且依托计算机和互联网完成信息传输与储存，依托档案状态信息库搜集重要的档案数据。该数据库有利于对信息进行管控，区别新档案与原有档案，为获取有效档案信息创造便捷条件，还有利于企业档案管理工作者工作量的减轻，让其能够抽出时间对档案信息进行梳理，把档案精准储存到相对应的档案库。

第二，构建企业档案目录信息库，这直接影响到企业数据库构建与检索系统的实践运用。目录信息库构建应当依据有关要求与标准将档案资料信息加以目录编制，且把其导进档案管理平台，依托计算机对资料进行筛选、分类、梳理；依照企业档案资料类别划分依据与日常管理工作规章，在档案管理平台构建电力项目准备阶段资料、数字化施工图、纸质资料等目录信息库，且依据档案的特点将数据库类型进行划分，构建相应的数据库表。为确保档案运用人员能够快速搜索到所需内容，提升档案检索效率，应当依据国家三级目录构建规范修订所有的目录表格，对字段的类别与长度、档号规范、顺序排列准则等进行设计，然后和三级目录相关联，从而提高信息检索的精准度。

第三，构建企业档案信息共享平台，实现企业档案的高效率利用。企业在档案数字转型建设过程中，应当注意在不涉及商业机密的前提下，逐步开发和发布档案信息共享平台。例如，将企业的办公自动化平台、业务平台、档案平台有效衔接，构成健全的信息平台，实现不同部门数据的共享，以获取更多有效档案数据，提高档案资料运用效率。同时，依托线上信息共享系统，一方面可以方便工作人员进行高效率的检索，另一方面则可以方便企业对各类档案资料进行高效率的整理和存储，方便企业内部的共享，实现档案数字转型的高效率利用。

2.4 提升档案管理人员的综合素质，助力企业档案数字转型

在企业档案管理工作中，档案管理工作者是推进档案数字转型的重要主体。因此，一定要提高档案管理人员的职业素养与专业技能。基于此，企业应当抓好档案管理人员的教培工作，提升档案管理工作者的电脑实操能力，保证其可以娴熟操作计算机。在步入数字化发展阶段后，档案管理人员应当改变观念，提升综合素养，做好档案信息安全保护工作，确保档案管理工作顺畅开展。另外，在档案数字转型期间，企业应当注意对档案管理从业者安全认知的强化，在确保方便有关人员运用的同时，不产生泄密问题。

3 结语

综上，档案数字转型能够有效提升企业档案管理工作效果，在网络社会背景下让档案管理的实际诉求得到有效满足。目前市场竞争日益加剧，企业为达成稳健经营目标，应当加大档案管理数字化发展力度，持续健全档案数据库，把档案管理机制有效落实，且培育一批专业能力突出的档案管理人才，确保档案功能得以全面发挥。