改进新形势下乡镇和部门档案工作的若干思考——以浙江省泰顺县为例

吴明双

泰顺县财政局（财政支付中心）

乡镇和县级部门与人民群众距离最近，服务最直接。做好乡镇和部门档案工作，对于保障人民群众充分利用档案、服务地方经济社会发展，具有十分重要的意义。随着全面深化改革的不断推进，特别是新一轮机构改革的顺利完成，档案工作涉及的领域更广阔、内容更丰富、需求更多样，地位和作用越来越重要。

1 存在的主要问题及表现

1.1 领导不够重视

新一轮机构改革给乡镇和部门档案机构、业务建设带来十分不利的影响。由于机构、编制有限，大多数乡镇和部门没有设立档案机构、配备专门档案业务人员，多是文书兼职档案员，而且人员调换频繁，导致多数单位档案工作停滞。有些单位领导不够重视，没有形成档案和业务工作“一盘棋”，没有将档案工作纳入年度计划和考核体系，没有做到与业务工作同部署、同落实。学习宣传法律不够到位，依法管档治档意识不强。

1.2 业务能力欠缺

大多数兼职档案员的文书，工作任务繁重，无法抽身参加省市县举办的各类档案业务知识培训，业务知识匮乏，法规意识淡薄，特别是档案数字化人才匮乏矛盾突显。业务科室人员档案意识不强，对业务工作中形成的档案视而不见，不及时整理归档。多数乡镇和部门没有将档案法律法规、业务知识纳入理论中心组学习等平台，党员干部出现“缺档断档”问题。

1.3 资源配置不足

大多乡镇和部门档案管理制度不健全，一些单位档案制度挂在墙上，一些单位档案制度不全面、不完善，没有根据新法规、新要求及时修订。档案硬件配置不齐全，大多单位没有档案库房，有的档案库房也做办公用房，密集架、光盘柜、整理台、档案梯等装具装备不全，不能满足工作需要。还有的单位，会计档案、业务档案、科技档案等散落在各业务科室，没有集中统一管理。

1.4 档案管理脱节

大多乡镇和部门由于工作忙，人手紧，档案整理比较随意，没有在规定时间内整理归档。有些单位委托中介服务，文书档案由中介公司上门取件，容易出现文件丢失。有些单位没有定期对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题没有及时处理，更没有建立检查和处理情况台账。

1.5 信息化建设滞后

随着数字化改革的不断深入，各信息化系统广泛运用，比如公文处理系统、财务管理系统、非税收入管理系统等等，极大方便了业务办理和管理，减轻了工作压力，提高了工作效率。但目前各系统间形成了信息“孤岛”，信息资源无法共享。乡镇和部门档案信息化工作滞后，各信息化系统与档案馆信息化系统还没有实现互联互通、资源共享共用。

造成上述问题，主要有以下几个方面的原因。

一是政治站位“不够高”。没有从讲政治的高度重视档案工作，工作中缺乏责任感和使命感。

二是工作理念“有偏差”。有的领导特别是主要领导，认为档案工作可有可无，没有抓具体业务成效来得快。

三是学习宣传“走过场”。有的虽把档案法规列入中心组学习会、党员读书会议程，但仅是书面印发或标题学习，没有真学真懂。

四是资金投入“铁算盘”。有的乡镇和部门少有经费投到档案工作，有的还把有限的档案业务经费挪作他用。

五是推动落实“有惰性”。当前许多乡镇和部门单位抓档案工作十分被动，有的存在“不见文不办事”现象，有的收到文件后还不主动认领任务。

2 做好乡镇和部门档案工作的对策思考

2.1 强化政治担当

紧紧抓住乡镇和部门班子领导这个“关键少数”，推动领导干部带头学习宣传新修订的《档案法》，带头执行落实《档案法》，提高政治站位，切实扛起责任。要把档案工作纳入本部门事业发展规划和年度工作计划，落实分管领导，至少配备一名专职档案员，加强督促检查，及时研究解决档案工作中遇到的实际问题。坚持着眼当前、立足长远，按照《档案法》等的精神，进一步修订健全档案工作制度，推动档案工作规范化、制度化。科学合理核定档案工作经费，将档案资料征集、安全保密、信息化、服务利用、教育培训、设备购置和维护等方面的经费列入财政预算，并随财力增长而增加投入。

2.2 压实主体责任

县级层面要将档案工作列入乡镇和部门年度绩效考核，列入纪委巡查和一把手离任审计内容，进一步压实主体责任。要建立健全档案工作领导机构，协调处理本部门档案工作重要事项。要建立档案工作责任制，层层压实责任，依法实行责任终身追究制，切实把档案工作扛在肩上、落在行动上。对没有设置档案室的单位，要压实办公室的管档治档责任，加快档案规范化、信息化建设。要建立档案责任清单、岗位责任清单，实行档案工作清单化管理，高效服务党委政府中心工作。要健全档案工作长效机制，完善档案安全检查常态化机制，推动档案工作与业务工作共同推进、融合发展。

2.3 加强业务锻造

档案人员要积极参加《档案法》和其他法规的学习培训，提高档案人员的法制意识和法制观念，履行好“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命。要积极派送档案人员参加档案主管部门举办的各类业务培训，培养档案人员的专业能力和专业精神，打造一支与重要窗口相适应的档案干部队伍。要强化档案人员的政治引领，持续引导他们深入学习习近平新时代中国特色社会主义思想，特别是学习对档案工作“三个走向”重要指示精神，锤炼忠诚、干净、担当的档案干部队伍。要引导档案人员积极参加档案专业技术职称评审，主动参加专业技术人员继续教育，提升档案工作专业化水平。

2.4 创新方式方法

坚持档案工作与县委中心工作保持“同频共振”，紧跟省市县重大决策部署、重大项目建设、重要民生事项，以创新方式开展档案收集整理归档，切实发挥档案为民服务的作用。要围绕深化数字化改革和“最多跑一次”改革，加强与推进政府数字化转型的对接，把归档纳入在线政务服务的基本环节。要支持配合档案主管部门利用新一代信息技术，建设一体化、智能化档案管理形态和服务智慧城市有机统一的智慧档案。要创新档案管理模式和手段，从组卷装订到服务利用，尽量缩短立卷归档周期，减少繁杂环节。创新档案管理服务方式，借助各种多媒体技术，提供代查代抄等特色服务，变被动查找为主动传递服务，推动馆际交流和资源共享，为社会提供更多更有传播交流价值的高质量的档案精品。

2.5 推动信息化

修订后的《档案法》新增了“档案信息化建设”“监督检查”2个专章，为档案工作创新发展、信息化建设提供了充分的法律依据。要将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，建立档案数字化常态机制，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。要将档案工作纳入浙江政务服务网建设内容，统筹考虑，同步推进。建立健全政务服务网电子文件同步实时归档与接收机制，确保政务电子文件和电子档案规范管理、安全可靠、合法有效。