区划调整机构合并背景下的档案处置——以杭州市上城区市场监督管理局为例

印爱平

杭州市上城区市场监督管理局

区划调整是根据行政管理、经济发展和城市发展的需要对行政管理区域进行的划分与调整，而我省现行城市发展正处于这个阶段，有必要进行区划调整和机构合并，这对我省城市的发展有着深远的影响。2021年杭州区划调整，原上城区与江干区合并，成立新上城区。相应地，原上城区市场监督管理局与江干区市场监督管理局合并，成立新上城区市场监督管理局。本文结合实际，谈谈区划调整机构合并背景下的档案处置问题。

1 档案处置的原则

1.1 切实加强组织领导

涉并单位成立档案处置工作领导小组，由调整合并后的主要负责人担任组长，组织精干力量做好档案处置的各项工作。相关工作细化，把握时间节点，做到档案处置与机构调整合并工作同步推进。我局一直把档案工作作为市场监督管理工作的重要组成部分，由各科室负责人、办公室具体抓好资料收集工作，保障档案完整安全、管理工作的落实。

1.2 明确处置档案范围，把握档案归属和流向的原则

在此方面，《机关档案工作业务建设规范》和《归档文件整理规则》等标准规范对档案分类管理做出了具体要求。可以按照文件属性，将我局档案分为三大类。

第一类是党群类档案，包括党群工作资料、宣传教育资料、表彰处罚记录和群团活动记录等。

第二类是综合类档案，包括行政会议记录、规划方案、计划总结和政策法规档案等。

第三类是职能类档案。我局有综合监督科、法规科、行政审批科、信用监督科、市场广告合同监督科、质量监督科、食品安全协调科、食品生产流通科、特监科、标计科、知识产权科、药械科等19个职能科室。这些不同类别的档案分别产生于我局不同科室，需要对其进行统一归档管理，按照上述类别的划分方式，合理进行档案归档、保存和利用。同时，由于机构合并，部分职责重新界定部门，档案变动需做到收集齐全、整理规范、清点准确、交接完备。2019年，商务局、知识产权局、发改局的一部分职责划入市场监督管理局，新增动产许可等档案。同时，营商环境的进一步优化，使得企业数量大幅度增加。针对这一情况，我局将区行政服务中心档案室的3000余卷食品经营许可档案搬迁到区局档案室，有效缓解了档案库房紧张局面，完成相关档案创建、交接工作。

1.3 加强档案安全与保密工作

2019年8月，按照规定，经过公开招投标，我局确定由杭州仁和档案技术有限公司承揽全局档案服务工作，并与其签订了档案的代理服务协议和保密协议。对档案服务外包承揽企业的管理，我局坚持合法原则、安全原则和可控原则，坚决杜绝丢失和泄密隐患。同时，落实计算机技术人员认真做好网络安全措施，做好数字档案安全保密工作。

在数字化场所管理上，设有独立的扫描加工场所，用合适的物理方式对未封死的接口进行处理。扫描加工场所安装实时监控装置，由档案室工作人员实行全程监督，目前未发现档案数据丢失和泄密情况。

我们还根据数字档案实际内容，设置了条目和原文网上查询利用级别，并根据查询用户的需求，设置了用户网上查询权限。

此外，我局还专门制定了《电子文件归档制度》《档案数据安全保密制度》《档案数据网上查询利用制度》《档案数据管理维护制度》《档案数据和信息设备维护使用制度》等，确保保密工作责任到人、落实到位。

2 档案处置遇到的问题

2.1 档案归属流向的确定问题

原有的机构、部门合并之下档案的去留已提上日程，馆藏空间有限，短时间内无法将所有的档案都移交进馆，只能暂放在各个部门保管。而部分部门拆分、合并或者重组后，各个部门的档案是跟着原科室走还是并入新科室？有些部门科室拆分后，档案要不要拆分，能不能拆分？对合并的科室，原本是两个区两个单位的档案、原来分属于两个不同的全宗，能简单地搞“1＋1＝2”吗？还有原上城、江干两个单位原有全宗号的标识、新全宗号的启用等等。

2.2 电子档案归档难

相对于传统档案管理，现在推行的电子档案管理实现了无纸化和一体化办公，信息数字化能够使档案信息更加方便快捷地服务于工作，也是对纸质档案原件的有效保护。但是由于电子文件本身的特性，目前存在多元数据数字格式、多元操作系统和多元办公处理软件，这些都会影响电子文件的归档工作。

2.3 人才队伍建设相对落后

档案管理思想、模式以及相关硬件设施的转型升级，必然要求档案工作人员工作能力和专业水平的跟进。这就需要档案管理部门重视对档案管理专业人才的培养，要求其不仅具有先进的档案管理理念和认识，还应具备相关档案管理软件设计和系统维护的专业技术。

3 解决档案处置问题的对策

3.1 “一对一”型档案处置方法

此次区划调整我局主要涉及各个科室的拆分、合并，对于区划调整前原立档单位档案作为一个独立全宗，而区划调整中两个单位完全对口，调整后职能没有变化，只是单位名称和全宗号发生了更改的，规划为“一对一”类型。我局结合实际情况，在调整过程中属于“一对一”类型。调整后，单位相关名称进行更改，为杭州市上城区市场监督管理局。已完成的监管、投诉案件的档案，移交上城区市场监督管理局归档编号。由于原江干区下沙片归属新设立的钱塘区，相关人事档案应移交钱塘区市场监督管理局立档。未完成的案件隶属于钱塘区的，相关档案移交新管辖机构跟进更新归档。

3.2 档案管理技术的保障

依靠先进的信息技术手段，开展档案日常管理，积极引进云计算、大数据和人工智能等技术成果，为提升档案管理工作水平提供技术支持。我局档案室统一采用杭州市上城区（原江干区）数字档案室软件系统，建立档案全网数据库、多媒体数据库、档案影像录入专题数据库。目前我局按照数据库规范，建立各类档案的电子目录，总量为138940条，保管期限30年以上的文书档案、会计档案、科技档案、实物档案、照片档案、新媒体档案、业务档案已完成数字化的数量为105092卷3686件，扫描811.8万页，档案数字化率达到90%以上。

3.3 引进专业人才，加强队伍建设

加强电子政务专业人才队伍建设，是做好电子文件管理的重要保障。一手抓电子政务专业人才的引进，一手抓原有工作人员的培养，力求人才队伍能够在知识结构和能力素质上都适应并满足电子政务的要求。建立完善的人才教育培养制度，建立规范的技能水平认证制度。不断提升各级领导干部和各级政务部门工作人员电子政务应用能力，将电子政务培训教育内容纳入公务员继续教育的主干课程，结合实际需要编制培训资料，使培训具有较强的实践性和实用性。