供水企业档案管理存在的问题及对策

黄 绘

余姚市自来水有限公司

供水事业是社会发展的重要基础，是国家经济发展、文明进步、人民生活水平提高不可缺少、无法替代的物质基础。完善的供水档案能够很好地展现供水事业发展的每一步，也能见证一代代供水人为供水事业发展奋斗的历史。高质量的供水档案能够为供水事业的发展和创新提供重要、有效的参考资源。高质量是高效发挥供水档案作用的前提，加强档案质量把控是做好供水档案管理工作的关键。

1 供水企业档案管理存在的问题

供水企业历史悠久，传统的企业管理方式和传统的工作理念，导致供水档案管理中存在许多不足和问题。

企业档案意识整体不强。企业员工年龄相对偏大，文化程度相对偏低，存在重实干轻记录的传统工作作风，因此很多重要的事项、工程建设等没有留下详细的文字记录，仅存在于老员工脑海里，通过言传身教的方式来传承经验。

多年来形成的传统企业管理方式，使对档案的重要性认识不够到位，认为做好业务工作是企业的重心，档案只是一项文字类工作，对于企业发展只起着微不足道的作用。有些老员工还喜欢把一些重要的资料留在自己身边，认为放在自己身边查阅比较方便。

工程建设资料一般都由工程指挥部兼职人员或施工单位人员负责收集整理，他们对档案管理工作都很陌生，只是被动性地进行资料的收集和整理，导致本该收集的资料没有收集。

档案管理队伍力量薄弱，人力物力投入不足。没有专职档案管理员或档案管理人员没有经过专业培训，缺乏高素质的档案管理人才，缺乏系统的档案管理网络层，在很大程度上制约了供水档案管理工作的发展。

2 改进供水企业档案管理工作的对策

2.1 首先要把好档案的收集关

档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础，因此必须重视并做好这项工作。保证归档资料的完整性是档案收集工作的核心要求，保证室藏档案资源结构优化是档案收集工作的重要目标，因此，档案收集工作推行标准化和规范化是供水档案高质量管理的首要条件。建立健全档案工作网络，上规模且具备条件的供水企业应设置综合档案室，配备专职档案员，负责所有档案的统一管理、综合利用；同时，配备部门兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交。明确归档范围，凡是供水工作中形成的已办理完毕、具有历史凭证和查考价值的各种文字图表、声像等不同门类和载体的历史记录，一律严格要求按规定进行收集、整理，并移交综合档案室统一保管，任何部门和个人不得据为己有。收集过程中，应坚持“宁多勿漏”原则，凡是认为有用的材料，不论其用处大小，都要收集起来。坚持围绕“用”字原则，按照归档范围，结合档案本身属性和社会对档案的需求，准确研判档案的价值和归档期限。

2.2 重点要抓好工程档案的质量关

供水工程档案的收集整理是供水档案管理中的重点和难点问题之一。供水工程是民生工程，事关人民生活、工作，因此把好供水工程建设档案管理的质量关尤为重要。

供水工程项目有立项文件、资金计划、建设许可、消防设计、用地申请、勘测环评、监理、施工等材料，来源广，涉及部门多，且工程的具体实施往往是委托相关施工单位执行，有的施工单位无专业档案管理人员，对档案又缺乏足够的认识和重视，对档案资料的收集整理一般都存在被动应付现象，导致所移交的档案往往达不到完整性、准确性的要求。

针对上述现象，供水行业业主单位应在工程建设期间明确项目档案工作的分管领导，设立或明确与工程项目建设管理相适应的档案管理机构，并指派一名专业档案人员，会同工程项目部、监理单位、施工单位、设计单位等相关部门的兼职档案员或资料员组成网络管理体系，实行统一管理、互相协作的方式。严格根据《浙江省建设项目档案管理规范》《重大建设项目档案验收办法》等规范标准，积极遵循与建设工程“同步开始、同步建设、同步验收”的原则，抓好事前、事中和事后控制3个重要环节，为档案资料收集的“完整、准确、系统、规范”打好基础。

加强事前控制，将供水工程项目档案的有关内容纳入工程合同，作为合同中的重要条款内容，明确归档文件的类型、归档范围、归档时间、文件保管期限、归档文件整理方法及归档文件所属部门责任以及数字化要求等。

加强事中控制，针对供水工程存在点多面广、战线长、参建单位多、资料员素质参差不齐等特点，定期或不定期组织专兼职资料员召开讨论交流会，分析经验，查找漏点，并进一步完善归档制度。同时业主单位所指派的档案员应经常对参建单位资料的收集、编制和整理情况进行指导，及时提出整改要求。

加强事后控制，严格把好自检整改、预验收、验收移交等各个阶段的验收关，确保归档档案收集完整、组卷合理、移交手续齐全。

2.3 注重档案管理人员的队伍建设

人才是提高档案质量的保证，是档案管理工作持续发展的基础。具有鲜明行业特色的供水档案，既是档案又是记录人民供用水演变的历史编研，完善的供水档案能有效促进供水事业的健康发展。因此，要整理好这份重要的民生供水档案，我们需要一批具有丰富档案经验又熟悉供水事业的复合型人才，及时为档案队伍输入新鲜血液。

加强对档案管理人员的专业培训，围绕依法治档、档案管理、档案利用等主题，定期对专兼职档案员开展岗位培训，积极组织或推荐档案管理人员参加各类档案技能实操比武活动，全面提高档案管理人员的业务水平。同时增加对档案员的供水业务技术的行业培训，完善档案管理人员的知识结构，拓宽档案管理人员的视野，利于档案管理人员站在供水的专业视角收集、整理供水档案，使供水档案的整理更为合理和具有行业特色。

面对新形势，供水企业及相关上级部门应建立科学的引才育才机制，鼓励档案干部和档案管理人员积极参加继续教育，鼓励广大档案管理人员晋升初级、中级、高级职称，由此造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案管理队伍，为新时代供水档案的持续发展、高效利用提供有力保证。