省级公共图书馆编目业务外包工作探析——以山东省图书馆为例

蔡廷建

(山东省图书馆，山东济南 250100)

工作方法研究

省级公共图书馆编目业务外包工作探析
——以山东省图书馆为例

蔡廷建

(山东省图书馆，山东济南 250100)

本文通过对山东省图书馆开展编目业务外包近4年来所产生的实际问题加以总结，并从事前预防、事中控制、事后处理三个层面论述了这些问题在实践中的解决方案，对有意进行编目业务外包或已实行却有相似问题的公共图书馆有十分现实的借鉴意义。

公共图书馆 编目业务外包 数据质量

1 引言

上世纪90年代，图书馆编目业务外包在欧美一些发达国家被广泛应用并日趋成熟，随后，我国高校图书馆将这一业务引入，取得良好成效。但对于公共图书馆，尤其是省级公共图书馆，编目业务外包是从近几年刚开始摸索施行，目前还处于探索完善阶段。

当前我国公共图书馆存在着编目人员不足与每年采购新书数量剧增，图书编目成本陡增与编目工作效率低下，读者对图书时效性的需求与文献处理时间滞后等多方面的矛盾，而编目业务外包对解决上面几个矛盾的优势十分明显：首先，能够节省图书馆人力资源，提高编目工作效率；其次，对于编目人员短缺、采书量巨大的大中型图书馆来说可以极大地提高编目速度，避免图书积压，缩短图书上架时间；再次，承包书商负责图书的加工及编目，解放了图书馆原有编目人员的部分重复性机械劳动，从而使他们有更多的时间从事更高层次的业务研究工作。[1]因此，编目业务外包目前已成为图书馆编目业务工作的一种趋势。不过，编目工作作为图书馆的最主要专业技术岗位之一，技术含量非常高，图书分编质量的好坏决定着整个书目数据库的规范性、完整性和一致性，更直接影响到文献资源的共享效果和图书的使用效率。假如编目业务外包后，承包商做的编目数据质量差，那就需要图书馆再投入大量的人力、物力、财力对他们的数据进行二次审校、修改及加工，业务外包也就没有了意义，如何有效地制约和帮助承包商提高编目数据质量才是业务外包工作的重中之重。所以，作为一名编目业务外包已经实施了四年的省级公共图书馆的编目工作人员，我想把这近四年来我馆业务外包工作中出现的问题以及我们的成功解决方案跟大家做一下交流与探讨。

2 当前公共图书馆业务外包工作中存在的问题

我馆自2014年开展编目外包工作，至今已有近4年。自开展外包工作以来，山东新华、青岛新华、江苏凤凰、浙江新华、北京人天、辽宁北配、湖北三新、山东中教等多家承包商曾中标工作。新购图书积压问题至2016年12月底已经彻底解决(2016年我馆新购中文图书8.8万余种，实现当年全部编目上架，不再有历史积压)。而在编目上架速度加快的同时，很多问题也随之产生。

2.1 承包商编目人员自编的数据，质量问题较多

2.1.1 复种查重途径单一，很多复种没有被查重出来

复种的查验需要在查重时多途径进行查重，仔细辨别，分清复印、修订与不同版本的区别。复种查重不出来，被当作新种或者不同版本而不同版本又被当作新种编目，就会产生新的种次号，修改后容易给种次号库造成空号，同时在分配馆藏时，也会造成典藏部门对同一种书，存有两个或多个复本。在我馆刚开展业务外包的2014至2015年期间，外借、典藏、阅览部门经常会不定期送返采编部一些复种图书，其中九成以上都是被当作新种著录所致。在通过与外包编目人员交流沟通之后，确定最终原因都是由于查重途径单一化，只做ISBN号或者题名或者责任者的查重，而几乎很少多种途径综合查重。

2.1.2 设置中自动生成一些多余字段

按照《中文图书机读目录格式手册》规定，200字段要求客观描述著录对象，所有数据必须取自规定信息源——题名页，不确定的信息，置于方括号[]内，不能产生其他信息。[2]在我馆使用的ILASSIII系统中，200字段中@f、@g子字段的著录，与7字段关联，设置自动生成时，如果7字段做了著录，200字段中的@f、@g会根据7字段自动生成。在自动生成的过程中，@f子字段会根据7字段自动生成责任者的生卒年、性别、职业、职务等不该在200字段著录的内容，@g子字段会生成一些题名页中没有的信息，生成一些多余字段，造成对编目著录规则的破坏。

2.1.3 多卷书著录不符合要求

对于多卷书的著录，通用做法是依照全书的整体内容为分类依据，采用最大上位类统一著录，集中归类，以便于排架时集中存放。[3]我馆采用的是：相同种次号加冒号，后面跟多卷书的卷次，如果不分卷次，则先著录的卷册为1，后面的依次排序。外包人员在编目时，如果对多卷书查重不仔细，或者对图书卷次疏漏，就会产生新的种次号而没有跟随之前的多卷书取号，这样就会导致多卷书分散存放，同时也造成读者检索查询图书的不便。同时我馆要求对多卷书做字段5401#@a多卷书，以反映多卷书的完整性，而书商在著录时经常漏做此字段。

如上图为本馆一条MARC数据，200字段中分卷册次@h及分卷册题名@i两个子字段表示本书为多卷书，而由于编目人员对图书卷次疏漏，造成905字段索取号为新生索取号，没有按照多卷书做集中著录，540多卷书字段自然也被遗漏。

2.1.4 丛书著录问题

丛书与多卷书不同，除非某些特定丛书需要集中著录，一般不要求做集中著录，而是做225字段丛书记录。根据我馆ILASSIII系统著录要求，当225字段指示符为1时，表示该丛书题名不作检索点，故不需要产生4字段，对应头标区的记录状态及执行代码为nam0。当225字段指示符0或2时，表示该丛书题名需要作检索点，并连接该丛书其他层次图书，对应头标区记录状态及执行代码应为oam2，同时产生4字段连接丛书最高层记录。而从我们统计的外包人员2014年图书编目审校单中看，有关丛书225字段、4字段及头标区的问题，出错率最高，占所有编目错误总数的42.6%。

2.1.5 书商数据来源不同造成产生许多不符合本馆格式的数据

由于历史原因，图书馆自动化管理系统还没有统一，而不同系统之间数据结构及字段的设置不同，对数据和记录进行处理的功能模块也不尽相同，从而造成了数据间兼容和转换的困难，给书目数据的共享带来了障碍。我馆采用ILASSIII系统，在200字段中正题名@9汉语拼音应紧跟正题名，7字段中责任者@9汉语拼音也要紧跟责任者。

而书商所用的编目数据来源非常多样，如aleph、汇文，金盘，丹诚，北邮等系统的数据都可能会被用到，许多系统采用的是@9汉语拼音不紧跟题名与责任者或者产生@A而不是@9，书商在套录数据时不了解本馆要求或者不仔细审校套录数据，就会产生很多类似错误。

2.2 图书加工过程中突显的问题

图书加工业务主要包括贴磁条、盖馆藏章、贴条码、贴书标等。虽然这些工作没什么技术含量,但是如果做不好，却容易造成图书排架不美观，查找困难，送错馆藏地点，甚至会给图书带来一定的安全隐患。常见的加工问题有：

(1)磁条缺失或者外露，导致安检设备形同虚设，造成图书安全隐患；

(2)馆藏章加盖位置不规范甚至漏盖；

(3)条码没贴在指定位置，有些贴的歪斜折叠，导致外借部门扫码困难；

(4)书标位置不统一，同书不同标，甚至张冠李戴，造成排架不美观甚至无法通过检索系统查找到该书在书架的具体位置。

2.3 外包编目人员专业技术水平不高,流动过于频繁

编目工作的专业技术性很强，不仅需要图书分类法、主题法、文献编目法的专业知识，也需要长期的工作经验和认真负责的工作态度，而当前随着各种新兴学科的不断兴起、各学科相互交叉渗透，使图书的主题内容纷繁复杂，更需要编目人员有广博的知识，和对主题法、分类法的娴熟应用，才能真正胜任编目工作，保证书目数据库质量。

目前我国图书承包商的实力、信誉、队伍建设水平参差不齐，很多承包商为节省成本，聘用没有任何专业背景的人员进行数据加工，这类人员上岗之前没有经过必需的专业知识培训，对分类法、主题法、机读目录格式也不了解，甚至对于一些没有数据的图书直接按照在版编目数据进行编目录入，造成编目数据不规范，书目质量低下，严重影响书目数据库建设，导致很多图书在数据库里成为影子图书，无法利用。同时，由于这些编目人员工资待遇不高，整体年龄比较年轻，对于工作没有长远打算，辞职跳槽的高频率导致他们流动性很大，很难成为一名对编目工作熟练的合格的编目人员。

3 我馆编目业务外包中所突显问题的解决方案

针对以上编目外包工作中的各种问题，我馆从制定编目外包计划时起，就从事前预防，事中控制，事后处理三个层面着手建立问题解决机制。

3.1 编目业务外包事前预防措施

为了保证中标承包商的技术实力与服务水平，增强其编目团队的编目能力，保证编目外包后书目数据库的一致性、规范性与完整性，方便读者能够快速准确地检索书目，使编目外包业务能够顺利有效的开展，我们做了以下工作：

3.1.1 认真考察、竞标产生图书承包商，签订外包合同

目前每年参与我馆竞标的图书承包商有四五十家，他们的成立时间，公司规模，技术实力，员工素质，公司信誉，社会影响，服务水平以及承包经验等等各不相同，各种大小公司良莠不齐，选择正确合适的承包商是业务外包工作成败的基础。

每年4月份两会结束，财政拨款额度确定之后，我馆根据拨款额度，制定图书采购需求，将需求交付招标公司，招标公司则从文化行业专家库中抽取5人以上单数专家组成评标小组，我馆将上一年度中标承包商的服务评估报告交由评标小组作为一项重要参考，最终竞标产生4家承包商，签订图书外包合同。合同内容涉及外包业务的时间跨度，内容，外包数量及质量要求，风险与控制等，并明确双方的权利和义务以及由于单方面破坏合同内容需要承担的相应处罚措施。

3.1.2 对承包商的编目人员进行岗前编目培训

我们将我馆的一些特定的编目规则和要求，图书采购的原则，采购数量，馆藏分配原则及馆藏系统建设，图书加工细则，著录细则，包括分类、主题标引，ILASSIII必须字段等都打印出来，装订成册，附于合同之后，交由中标承包商用作编目人员的岗前培训。

待承包商培训完编目团队并进驻我馆之后，再由我馆专业编目人员对外包人员进行一些必要的有关采编流程、打印书标等具体工作的指导。在外包编目人员工作区域张贴省图书馆采编部《编目工作条例》《采编部业务流程图示》《图书物理加工细则》，引导他们对我馆的采编工作有一个总体认识，使他们在处理承包业务时有章可循,有规可守。同时，外包编目人员与本馆编目员同在一个大办公区域工作，外包人员如有疑问，可以随时向本馆编目员问询。

山东省图书馆图书物理加工细则

3.2 编目业务外包事中控制措施

事中控制是指按设定的标准去衡量计划的执行情况，并通过对执行偏差的纠正来确保计划目标的正确与实现。我馆把做好事中控制作为编目业务外包工作的重中之重，在承包商编目团队的工作中能够做到与他们实时交流沟通，及时审校整改，具体的措施有：

3.2.1 每个承包商固定1-3位业务水平较高的编目人员

由于编目工作是一项需要长期工作经验的技术性工作，要求编目人员的岗位必须相对稳定。而每个公共图书馆的馆藏和书目著录都有自己的特殊要求，比如，有自己独特的藏书体系、特色馆藏等，有自己的分类编目细则、索书号确定方法等，服务范围和对象也都有所不同。[4]因此不是外包编目人员在短时间内能够理解和掌握的。

我们在每个书商进驻之后，通过对一段时间内外包编目人员工作的考察以及书商的推荐，要求每个书商固定1-3位业务水平比较高、对本馆外包业务比较熟悉的编目人员，尽量减少变更和调换，以保证外包团队工作的稳定性。

山东新华和我馆在同一城市，业务往来较多，外包四年来，由于其长期以来良好的工作表现及信誉，每次竞标都能得到认可并出色完成当年度任务。其中十分关键的就是，他们有3位工作人员长期固定在我馆从事编目工作。这3位工作人员在我馆尚未实行外包政策之前，就一直在我馆采编部做一些辅助性工作，对我馆采编业务较为熟悉，从新书入馆拆包到最终的加工送书，都能独立承担，并能提供额外增值服务，所以在每年度工作完成之后的评估报告中都能得到最优评价并推荐下年度继续合作。

3.2.2 对外包编目人员的书目数据及时进行审校

编目业务外包以后，图书馆的编目人员虽然解脱了部分繁重的体力劳动，但是却更多地承担了监督、引导和控制、管理的责任，需要对编目外包工作进行全程监控管理，利用图书验收批号甚至直接利用图书实体进行书目审校，审校内容主要包括：各字段的著录是否符合MARC机读目录格式标准，复本及不同版本的查验，多卷书是否集中归类，本馆规定的一些特殊字段是否漏录等。[5]

我馆规定：在编目完成之后，打印书标之前，外包编目人员按照验收批号将书目数据交由我馆编目人员进行审校。审校过程中，我们将每条数据出现的问题记录下来并直接修改(修改索取号除外)，然后填写图书审校单，写明出现的问题和原因，修改方法，注意事项等，并及时反馈给外包编目人员，避免同样的错误再次发生。审校完成之后，才可以打印书标进行图书加工。

3.2.3 配合承包商，共同搞好编目外包业务

省级公共图书馆通常建筑面积较大，我馆业务外包之后，在原采编部办公室的基础上大力扩充采编办公面积，将二期书库楼一层全部纳入采编，拆除隔断，使办公面积达到900多平米，同时，加大对外包工作的支持力度，新增3台电脑、2台打印设备，增加办公桌椅，使原来四家外包商只能轮流安排单家错时工作的办公环境，改善为可容纳三家外包商同时工作。办公环境改变后，外包团队与我馆采编人员同在一起工作，送审方便，实时交流更方便。

同时，采编部专门为外包人员申请办理了餐厅临时餐卡，解决他们的就餐问题；还为其中部分开车人员办理了临时出入馆手续，解决他们的停车问题。只有尽力解决好外包人员的后顾之忧，使他们能够没有顾虑，舒心工作，才能共同把编目业务做好。

3.3 编目业务外包事后处理措施

为使承包商能够在服务中积极主动地避免错误，重视外包服务质量，同时弥补因当年度错误过多而对图书馆造成的损失并能够对下一年度的外包业务提供良好的借鉴与参考，我馆采编部门制定了容错-纠错机制，并对中标承包商实施了严格的服务评估制度。

服务评估是检测承包商工作质量的重要参考指标，因此，在每期外包业务即将完成时，都要对承包商的工作按照合同协议进行科学合理的评估，根据完成的工作质量来给承包商评分定级，并直接同购书量、结款以及续约挂钩，警醒承包商重视外包业务质量。为此，我馆采编部建立了图书采编容错-纠错机制，制定山东省图书馆《编目质量控制办法》《编目差错量统计方法》和《图书编目审校单》，容许外包团队在一定范围内的出错率，及时纠错并有效防止后期犯同样错误。

而山东省图书馆图书承包商服务评估制度，则是定期评价外包业务的实施效果及服务合同的履行情况，我们设计了山东省图书馆图书承包商服务评估报告表，每年分两次对每家承包商做出当年度的服务评估，并交由评标小组，作为下年度竞标的重要参考。对经常出现问题而不改正的承包商提出警告或者延迟结款时间、降低信用等级，对考核测评不合格的，取消第二次合作或者下年度中标的机会。

山东省图书馆承包商服务评估报告表

年度：2016 承包商名称：********

服务项目执行情况结果分项评分采访信息服务(2分)按需提供书目信息EXCEL/MARC格式是否同时提供是否满足需求书目信息推送书目信息响应是否迅速书目信息是否定期推送订单信息订单是否复核订单反馈是否及时组织现采是否组织组织是否顺利1.5编目数据(2分)编目数据规范编目数据质量良好或一般图书与数据同步是否同时到馆1.5到书率(1分)到书时间是否按时到书到书率情况是否存在塞书、多配、错配现象0.5全加工服务(3分)加工服务能力加工人员业务适应程度加工效率是否规定时间完成加工内容加工人员管理是否服从管理加工人员稳定加工人员是否稳定1.5承诺服务(2分)合同承诺优惠条款优惠条款是否全部兑现2.0总体评价得分:7.0评估反馈如下:1、按时提供完整的书目信息,数据发送及时,能够满足需求。书目信息响应迅速,但没有定期推送。订单复核及时,准确细致。全年组织现采一次,业务交流会一次,收到较好成效。2、编目数据能够随书到馆,但数据质量一般。3、全年送书二批,到书率有待提高。第二次到书率严重低下,追加多次订单才得以完成合同金额。在配送方面发生配错现象,且整改非常缓慢。4、加工人员不稳定,没有完全服从管理。业务适应能力欠佳,无法按时完成加工内容。能够按要求完成增值服务。5、经与招标合同对比,优惠条款承诺服务全部兑现。总体评价:服务态度非常好,但其内部衔接不太充分。在合同要求的主要内容上,仍需细致解读。

备注：本评估报告满分10分，由采编部出具。

4 结语

虽然目前省级公共图书馆编目业务外包工作中还存在一定的问题，书目数据库建设质量也有待提高，但编目业务外包作为图书馆界业务发展的一种新型模式，是提高图书馆服务质量和工作效率的一条有效途径，也是21世纪图书馆业务发展的必然趋势。我馆编目外包业务实施以来，新书上架的时效性与图书编目差错率都有明显改善，从新书到馆之日起至新书上架时间基本能控制在20个工作日以内，而图书编目审校单中差错率的对比更加显著：承包商自编数据差错率从2014年初次外包时39.54%下降到2016年下半年的6.23%，承包商编目人员也渐趋稳定，相信只要我们图书馆人不断更新观念，勇于探索总结，制定出适合自己馆特色的外包方法与策略，就一定能引导图书馆编目业务外包工作进入一个良性发展的轨道。

〔1〕 周莉.图书馆编目外包未来走向探析[J].图书馆建设，2012(6):81-84

〔2〕 邓福泉.对责任说明规定信息源的正确理解与著录[J].图书馆工作与研究，2013(8):70-72

〔3〕 张娟.丛书与多卷书的分类和著录[J].图书情报导刊，2016(5):29-31

〔4〕 严素霞.公共文化服务体系下的高校图书馆编目业务社会化管理[J].图书馆工作研究，2015(12):3-5

〔5〕 李秀.Interlib系统下公共图书馆采编业务外包服务利弊分析[J].重庆电力高等专科学校学报，2016(3):56-58

AnAnalysisofCatalogOutsourcinginProvincialPublicLibraries——TakingShandongLibraryasanExample

CaiTingjian

This paper summarizes the practical problems arising from four years’ cataloging outsourcing in Shandong Library, and discusses the practical solutions from three aspects: beforehand prevention, in-process control and post processing. This paper could provide reference for the public libraries that intend to outsource cataloging business or have similar cataloging outsourcing problems during the implementation process.

Public library; Cataloging outsourcing; Quality of data

G254.3

A

蔡廷建(1985-)，男，山东大学图书馆学专业，本科，山东省图书馆采编部助理馆员。