高校人事档案信息化对高校服务策略的影响

赵子叶

[摘 要]现代化网络发展飞速，日新月异，人们的生活、工作方式有了极大的变化。因此，高校的人事档案管理已经不能仅仅停留在人力管理的落后方式层面，要进行根本性的转变。选择对高校相适应的档案信息策略，对高校人事档案工作效率提升，更好地发挥人事档案对高校发展的促进作用，具有积极的作用。基于此，本文分析高校人事档案信息化对高校服务策略的影响。

[关键词]高校；人事档案；服务策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.103

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）20-0-02

1 研究背景

在档案管理实践中，人事档案信息化建设是当今非常重要的内容。在信息科技的推动下，各行业的信息化程度越来越高。高校档案是国家档案的重要构成部分，涵盖了教学、科研、文书、会计、基建以及人才等各种内容。传统的高校人事档案管理手段比较落后，管理效率比较低下，不能有效适应当今高校的发展，也无法实现档案资源的优化利用。在高校人事档案管理活动中，充分应用现代信息技术，能够提高档案管理水平，实现档案资源的合理利用，从而更好地服务高校发展，推动我国人才强国战略的发展。在此背景下，深入研究高校档案工作的科学管理方式，具有积极的理论与现实意义。

社会发展促使各行各业不断改进和提高。作为高校，其发展也必然伴随着人事档案信息化的进步而发展，二者相辅相成。高校人事档案信息化的使用效率、回报效益呈反比，预期功能未被实现，预想效果无法达到。究其原因，制约高校人事档案信息发展的重要原因之一是许多基础性的工作没有做到位、不扎实。

2 高校人事档案信息服务策略选择

从产生本质来看，人事档案是在人事管理中形成的文字性的记载，可为社会、经济发展提供参考依据。我国传统的档案载体为甲骨、竹简、绵帛以及纸张，随着科学技术的迅猛发展，档案载体逐渐变为光盘、图片、录音、录像等。传统纸质档案材料容易损毁，导致档案的文献价值被破坏，更重要的是，纸质档案的编研周期比较长，资料时间跨度长，查询难度比较大，仅靠人工检索和调阅，无法充分满足当今快捷、便利的需求。现代档案载体使档案实现了无纸化，而且在管理方面也更加方便，可以快速进行调阅。对于高校来说，其人事档案记载了高校创立、发展过程中的各种数据信息，体现了高校丰富的发展历程。高校人事档案是信息的一种，其依附于一定的载体，是国家档案管理的重要内容之一。在高校人力资源管理过程中，关于人事的相关信息都会发生很大变化，因而会产生很多的档案，这些档案内容记载了职工的基本信息以及学历学位、职务与职称变动、薪资等，在实践中对其进行开发和利用，可有效实现档案信息的价值，推动高校实现健康、良性发展。信息化管理可以提高人事档案信息收集和利用效率，使之为高校教育教学的发展提供良好的支持。因此，高校在人事档案管理实践中，应解放思想，积极引进相关的现代化管理手段，实现人事档案管理创新发展和创新利用。

从整体来看，各高校人事档案信息化存在很大差别，管理信息化程度都不相同，他们之间的差异决定了每个高校选择的不同服务策略。总之，高校应该加强对档案信息服务策略选择的重视，主要表现在以下方面。

（1）服务具有双向性的特征。随着教育改革的不断深化，高校之间的竞争也越来越激烈。高校人事档案室的主要职责是给科研工作、后勤保障、职称晋升以及薪资变动等提供服务，不但要保障日常的人事档案需求，还应该跟随时代的发展以及高校工作中心的转变而不断变化，这样才能保障高校人事档案工作的顺利开展。目前，很多高校发展建设的首要任务是实施内涵式发展，这更加考验了人事档案管理的手段，促使人事档案信息化发展，使其能够被学校所用。除此之外，人事档案也為科研评估提供基本的数据支撑。在职称晋升、工资调整时，人事档案也具有至关重要的作用。这是对高校档案管理和人事管理的共同要求。相关法律法规中没有对高校人事档案馆和综合档案室进行区分，实际上这是一种进步的表现，对加快高校人事档案工作具有非常重要的作用。

（2）服务要具备主动性和创造性。当前，主动性、系统性和有效性不够是高校人事档案信息服务存在的主要问题。“服务主动行”作为管理理念运行了数年，但实际行动与理念成反比，工作重点依然是传统服务。被动式服务会降低档案信息的完整性、系统性，从而无法体现出档案以及档案部门的社会价值和功能。

高校的人事档案信息服务工作要对社会上服务部门的经验进行充分借鉴，使服务流程更有效率，更具可操作性，从根本上提升高校人事档案的服务质量。面临不断更新的人事制度，高校人事档案部门也应与时俱进，不断更新，不断提高档案管理部门的服务水平，充分发挥档案工作在高校发展中的重要作用，以不断提高高校人才培养的质量，推动科研工作的开展，进而帮助档案工作者实现自身的价值。

（3）服务手段现代化。人的生活与工作方式受网络技术日新月异的影响而不断变化，当前人事档案信息管理以及服务工作都遇到了一个共同问题，即网络化。网络化后，档案信息服务的效率和质量都能得到了极大的提高，满足人们网络办公的需求，为档案信息管理工作提供便利。随着信息技术和网络技术的不断发展，人们对网络的依赖性越来越高，由此可以看出，传统的工作方式已不可能重新回到人们的实际生活中。由此也可以看出，离开了网络，档案部门就无法跟当前的社会接轨，同时自身的某些功能也会受到限制，不能发挥其最大作用。档案部门对社会的认知度与接受度较低，如果再故步自封，不跟上时代的进步，不转变工作方式与服务方式，将会给档案部门的声誉造成损失，也会影响档案部门的工作。

工作思维的封闭性成为制约档案部门网络信息化建设的主要原因。全球化趋势带动了社会各个领域的发展，因此，不论是高校，还是社会上的其他部门，都必须要走可持续发展的道路。当前，我国很多行业和部门都改革了工作方式，实现了较快的发展。endprint

（4）对服务重点进行明确。当前，高校人事档案管理工作实现了个性化的服务，主要工作包括两项核心内容，分别是人才培养和科学研究。在具体实践中，高校相关人员要建设数据库，存储基础档案数据，促进档案管理水平的提高。

3 加强高校人事档案信息化建设的对策

目前，由于受到多种因素的影响，高校人事档案服务尚未形成有机的评价机制，面对新的需求，缺乏积极有效的解决措施，服务质量一直提不上去，开展业务主要依靠老一套的传统模式和管理者的主观意念。为了更好地落实人事档案信息服务工作，高校要制定有效的策略，使人事档案的信息服务质量得到有效提升。

当前，高校在构建评价体系时，可以充分借鉴相关部门的档案管理经验，对档案服务体系进行不断调整和改进，构建一个符合学校实际情况的档案评价体系，从而提高档案服务评价的规范化程度。档案服务评价体系主要包括以下内容。

（1）服务流程：服务流程应符合国家相关法律、法规，并确认其规范、可行。除此之外，还要提高工作的效率。

（2）制度保障：构建科学、完善的制度体系，对制度的合理性进行充分考虑。此外，还要考虑制度是否具有激励性，是否具有操作性。

（3）服务手段：分析服务方式的适应性、合理性以及先进性，对使用和查询过程的便捷性进行分析。

（4）服务的有效性：对服务的及时性、系统性进行分析。

（5）评价信息采集：是否建立了服务评价信息采集体制。

4 结 语

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，是国家重要的信息资源。高校人事档案信息化建设是人事档案事业发展的需要，高校人事档案管理应与时俱進，加强基础设施建设、标准规范建设、安全保障体系建设，提高管理人员的业务能力和技术技能水平，以适应信息技术时代人事档案管理的发展需要。随着时代的发展，社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，高校只有勇于开拓，不断进取，以时俱进，做好档案信息资源的开发与利用，才能在社会主义建设中增强自己的吸引力和竞争力，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，才能在信息社会的发展中不断进步。

主要参考文献

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