档案信息数字化外包共建风险控制研究

王磊

摘要：随着信息技术的不断发展，档案信息的数字化发展趋势日渐突出，档案信息数字化逐渐成为信息化建设的一个有机组成部分，而档案信息数字化外包则成为档案信息数字化的重要表现形式。以下就档案信息数字化外包共建的必要性及其风险控制策略进行具体的分析探究。

关键词：档案信息管理；数字化外包；风险控制

档案信息数字化业务外包是业务外包活动中的一种类型，具体是指以档案馆、档案室等为代表的档案机构，为了解决档案信息数字化难题、有效利用外部资源，通过与外包方签订合同，把可以被认为是本机构非核心业务的档案信息数字化业务全部或部分地委托给一个或多个专门的外包公司或外包中介的一种新型管理方法。在其外包共建过程中，有诸多的风险因素存在。以下就档案信息数字化外包共建过程中的风险控制策略进行重点分析。

一、档案信息数字化外包的可行性分析

（一）理论上的可行性

业务外包理论等为档案信息数字化业务外包提供了理论依据。其中，核心竞争力理论认为公司应当明确自身的核心业务与核心优势，公司可以将不属于本公司核心競争力的其它业务外包出去，这样企业就能够集中精力来从事企业的核心业务，提高竞争力。就档案工作而言，可以把档案信息数字化工作看作为档案工作的非核心业务。因此，基于核心竞争力因素考虑可以把档案馆、档案室等的档案信息数字化业务外包出去。

（二）技术上的可行性

档案信息数字化主要是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库的一项业务活动。数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等为其提供了技术支持，由于这些技术的发展与应用，档案信息数字化工作才得以进行。

（三）实践上的可行性

现阶段，业务外包实践活动日渐深入到人力资源外包、物流业务外包等领域，业务外包的实践活动促进了外包市场的繁荣与多彩。就档案信息数字化业务外包来说，我国的北京、上海等地的一些档案馆、档案室等相聚也把本机构的档案信息数字化业务外包了出去，这些地方的档案信息数字化业务外包实践为档案馆、档案室考虑把档案信京去息数字化业务外包出去提供了借鉴与参考。

二、档案信息数字化外包共建的风险控制策略探析

（一）科学合理制定外包计划

1.选择合适的外包共建企业。档案业务外包中介机构很多，需要综合考察外包企业的综合实力以及业内的评价，对企业的资质、成立年限都要考虑，可采取招标的方式选择外包企业。

2.确定外包的范围，并不是所有的业务都适合外包，在外包前先要进行分类。一是要区分涉密和非涉密的信息，只有非涉密的信息才能外包出去；二是分批次的外包，把重要的信息先行外包，完成重要信息的数字化，再逐步实现馆藏档案的全部数字化。

3.制订外包共建工作计划，需要制订一个完善的工作计划，根据计划来指导检查外包企业的工作质量。

（二）健全档案信息数字化共建标准

就档案信息数字化外包共建来说，目前还缺乏相关的管理标准。有的档案信息经过数字化转换后只有配备专用软件才能利用，否则无法提供利用。如何在保障双方最大利益的前提下，实现档案信息由传统介质到电子介质的转化，数字化档案信息的利用，数字化档案信息安全，档案网站的正常运行等都需要一个标准作为参照。在档案信息数字化外包共建中，必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终建立起一个档案信息数字化共建标准。

（三）严控档案信息数字化共建中的设备管理

实施档案整理、数字化加工工作，一般应使用本单位的设备，并根据档案的载体情况和质量状况，选择适宜的方法和设备，最大限度延长档案的寿命。采用的信息设备及其信息系统应符合封闭性和独立性的要求，禁止与其他任何网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备。须采取物理的或者技术的措施，对信息设备的相关输入、输出接口进行管控，确保接口处于封闭状态。档案中介服务机构及其工作人员因数据迁移、临时备份等工作需要使用信息设备的相关输入、输出接口时，应经委托单位批准、登记，并由委托单位管理人员在场全程监督实施，实施完毕后立即封闭接口。

确需使用档案中介服务机构设备的，委托单位应对设备进行检查，确定其符合保密规定后方可使用。数据迁移、临时备份使用的移动存储介质应由委托单位指定专人保管。全部工作结束后，委托单位应对信息设备中的全部存储部件及使用过的全部移动存储介质按保密规定处理后，再交还档案中介服务机构。

（四）优化外包后续服务协议的制定

很多业务外包共建完成后，在以后的使用过程中出现问题后外包单位就不再负责，如此巨大的业务量即使是经过严格的检查机制也难以避免出现问题，在以后的数字化档案的利用、网站的后台维护等方面都需要外包共建单位的持续支持。为了减少使用过程中的风险，需要制订外包后续服务协议，加强对后续使用过程中的风险控制。

此外，要建立完善的档案信息数字化共建监督检查机制。对外包的业务要进行持续的监督和检查，建立完善的督查制度，完成一部分檢查一部分关注外包共建企业的发展趋势，注意各种反馈信息，将风险控制在最低。

三、结语

综上，档案信息数字化外包的发展有其显著的必然性与必要性，在理论、技术以及实践的支撑下亦具备显著的可行。但是我们必须对其外包共建中的风险有一个正确的认识，并采取有效的措施对其风险进行强有力的控制，进而促使档案信息数字化外包共建得以健康发展。

参考文献：

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