企业如何有效防范员工欠款成为坏账的风险

黄革珍

摘 要：企业的发展离不开员工，员工在业务开展过程中必定会因各种事由向企业借款，随着公司的不断发展，需要借款的事项和金额也会不断 增加，要想防范借款坏账的产生，必须要完善企业的内部控制制度，强化风险意识，加强员工的职业道德培训及诚信管理机制的完善，必要时还要运用法律手段，有效防范或化解企业员工借款出现坏账的风险。

关键词：有效防范 员工欠款 内控制度 信用管理 坏账风险

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）05（c）-078-02

企业在生产经营过程中，无可避免地一些员工因公务用途向单位申请临时性的借款，员工借款种类一般包括：差旅费借款、项目周转金借款、零星采购借款等；有些公司为了体恤员工，体现人文关怀，还会对家庭存在经济困难的员工给予一定额度的个人困难借款；甚至有些企业为了留住人才，为骨干员工买车买房提供无息或低息借款等。

大家都清楚，公司的发展离不开员工，而员工素质的优劣，也决定了公司发展前景的好坏，然而我们必须看到，企业中员工的素质参差不齐，严重考验企业与员工之间的信任程度。如果企业中一些员工向公司借款后，一旦还不起或不想还，便突然不辞而别，改变住址和联系方式，玩失联，即使企业走司法途径，亦会因各种各样的原因，最后不了了之。这种情况下，欠款已形成了企业的坏账，倘若其他员工争相效仿，不仅会给企业造成经济上的损失，还会造成很壞的影响（坏账是指企业无法收回或收回的可能性极小的应收款项。由于发生坏账而产生的损失，称为坏账损失）。

因此，如何安全有效加强员工借款的治理，防范和化解员工欠款成为坏账的风险，避免给企业造成经济损失或不良影响，提高企业资金使用率，降低企业经营风险，这已成为企业管理中的又一项重要任务，也是必须解决的现实问题。

1 企业员工欠款坏账形成的主要原因

1.1 企业内部控制制度不能有效执行，缺乏内部控制检查或监督失败

现在企业的领导都很重视规章制度，大小规定一大把，但是内部控制制度是否得到有效执行，是很多企业存在的问题，很多出问题的案例不是因为企业制度缺乏，而是说一套做一套，致使有明文规定却未能严格遵照执行。主要原因是制定的制度不合理或过于理想化，从而使操作性弱或不具备可操作性。

另外，企业也缺乏对制度执行进行监管的机制，对内部控制制度执行情况既没有进行检查监督，也没有制订相应的奖惩措施，致使内部控制制度成为一纸空文，而企业员工执行起来也有种“上有政策下有对策”的感觉。

1.2 忽视对员工诚信档案的建立，放松对员工的素养要求

新员工入职时，大多企业一般会要求把员工的基本信息记录在册，一般包括员工姓名、性别、年龄、籍贯、家庭住址、政治面貌、学历、所在部门、职务等，而人力资源部门最多核对一下员工的身份证和学历证书等面上直观可见的信息，而对其他信息往往就不再进行核实，而对后续的信息变更等动态管理更少之又少，等需要时调出这些信息特别是住址或联系方式时往往已经失效而无法使用。大多数企业往往也只注重员工在创造经济效益的体现和考核，忽视对员工的诚信或失信行为的评价、考核和记录，放松对员工的品德素质的要求和培养，这也是造成员工欠款成为坏账的主要原因之一。

1.3 不相容职务没有相分离，人员或岗位之间失去监督

有些企业为了减少用工成本，特别是小企业，往往一个员工身兼数职。货币资金是最容易出现舞弊的一项资产，如果不相容职务没有分离的话，很可能出现挪用或侵占公司货币资金，并通过伪造单据等来掩盖自己的舞弊行为。我国财政部在发布的《内部会计控制规范》中，就提出了“不相容职务分离”的这个问题。所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。所以，贯彻不相容职务分工的原则，是内部控制制度的建立和实施的保障。遗憾的是，直到今天，仍有许多企业没有意识到这一问题的严重性，或虽然意识到了却不以为然或报侥幸心态，低估了其可能造成的严重后果。

1.4 企业清理欠款工作职责分工不清晰，奖惩不分明

企业没有把清理欠款工作落实到具体部门和个人，借款人所属部门、人力资源部和财务部门之间不能很好的配合，这也会给企业带来坏账发生的风险。对责任部门或人员的奖惩规定不健全，一旦发生坏账损失，往往只提出处理意见，很少探究发生的真实原因，也不追究责任人的责任，使隐藏的各种问题难以得到曝光和解决。长此以往，不但打击了企业员工的积极性和责任感，更助长了歪风邪气，造成企业坏账发生频率和数额增加的风险。

1.5 企业管理人员缺乏经验，过度依赖业务人员，致使企业对业务的开展失去控制

企业管理人员对业务缺乏经验，对业务缺乏可行性分析，无法对企业现有的资源和资金进行有效的配置或调配，造成对业务人员过于依赖的被动局面。对于业务人员提出的借款金额也缺乏经验和客观判断，只关注如何借钱和花钱，业务实施过程也缺乏反馈和监督，也没从加强管理角度定期或不定期去清理借款，致使企业长期大量资金滞留在外，不但影响企业正常的生产经营活动的开展和资金的有效使用，还会使部分业务员钻空子，出现挪用或侵占公司资金的现象，最终造成无法归还借款的后果。

1.6 企业追讨欠款成本高，债务人违法成本低

在我国现行法律体制下，因欠债不还而申请仲裁、上法院，甚至向公安机关报案的现象比较普遍，但往往案件受理耗时长，成本高，有时即使案件赢了也无法收回款项，这种现象司空见惯。在这种情况下，企业追讨欠款成本高，债务人欠款不还，违法成本低，这也是造成企业坏账的主要外部原因。

2 企业防范员工欠款坏账形成的主要措施

2.1 完善企业的各项规章制度，确保切实有效执行

（1）根据企业实际情况，建立合理切实可行的内部控制制度，让每一条制度都能落实到实处并相互牵制相互作用。

（2）建立健全授权管理机制、责权利清晰且不相容职务相互分离、预算控制、内部报告控制等，对潜在的风险进行防范和监控。

（3）建立有效的人才选拔和平等竞争机制，能者上庸者下，选贤任用发挥最大的效能。

（4）建立内控制度执行效果的监督机制，实行岗位或工作轮换制度、同一笔业务安排两人以上共同参与、加强财务对业务过程的控制等措施。

2.2 完善企业的员工诚信管理机制，并与绩效考核挂钩

（1）完善员工基本信息。关键岗位必须做背景调查后才能录用，并对所有在职员工做动态化管理，保证所有的信息都是实时有效的。

（2）建立员工诚信档案。用于企业对员工在实际工作表现记录在册，并制定相关制度，对员工守信或失信行为进行评价、考核，并跟调薪升职等挂钩，以加强企业信用体系建设，增强员工的诚信观念。

（3）加强员工的职业道德培训。加强员工的职业道德培训十分有必要，培训过程中，结合企业文化培养员工爱岗敬业的主人翁精神，同时要培养员工的荣誉感和诚信度，树立员工正确的人生观、世界观和价值观。

2.3 对各业务或员工借款进行借款总额核定管理，增加员工风险防范意识

为了最大限度减少员工借款坏账损失的发生，根据不同的业务性质，对员工可借款额度进行核定并总额控制，并严格执行在约定时间内清还，同时计入员工诚信档案。对于新业务借款亦要按公司的内控制度严格执行，绝不能因为是新拓展的区域或项目就盲目地鼓励或放松，对于异常的事项要及时预警。

2.4 企业定期公示员工借款情况，并与企业考核机制挂钩

（1）企业财务部应定期将员工借款情况进行公示，公开接受员工监督，对于造成逾期还款的业务部门和相关员工，企业应当在内部以恰当的方式处理，予以警示，防范坏账损失的发生。

（2）企业应制定内部催收款项的责任机制，将款项的归还情况与内部各业务部门的绩效考核挂钩。对于造成坏账损失的业务部门和责任员工，企业应当按照考核机制进行处理，以儆效尤。

2.5 建立企业坏账准备金制度，避免隐匿潜亏

根据国家相关规定，企业应建立合理的坏账准备金制度，并严格按照制度在报告期内足额计提坏账准备，避免坏账损失隐匿了企业的潜亏。

2.6 加强企业法律意识，必要时运用法律手段追讨欠款

我国现阶段，国家法律制度也在日益发展与完善，企业如果出现员工恶意拖欠借款，必要时可运用法律手段追讨，将不法分子绳之以法。日常管理中，企业应注意借款的相关证据完整准确归档，并关注事项的法律时效，以免失效。

3 结语

综上所述，企业发展过程中收益和风险是并存的，要想从根本上解决企业员工借款而产生坏账的风险，企业必须加强自身的制度建设，采取适当的措施及有效的管理办法，使企业在生产经营管理过程中，及时发现风险，化解危机，降低坏账损失，增强企业的竞争力以实现企业的战略发展目标。

参考文献

[1] 池卫强，蒋永明.浅析企业坏账损失产生的原因及防范措施[J].當代青年，2015（7）.

[2] 李瑞科.货币资金管理存在的问题及对策[J].产业与科技论坛， 2009（10）.

[3] 财政部.内部会计控制规范[Z].财会[2001]41号文.

[4] 财政部会同证监会，审计署，银监会，保监会.企业内部控制基本规范[Z].财会[2008]7号文.