新时期经济开发区企业档案管理工作探析——以江苏省赣榆经济开发区为例

孙钰枝

随着我国经济社会的快速发展和改革的不断深入，各地区相继开辟和建立经济开发区，作为拉动经济社会发展的一个点或一个面，从而成为带动整个地区的经济快速发展的动力源。伴随着开发区的快速发展和全面提升，档案管理工作越来越重要。江苏省赣榆经济开发区于1993年经江苏省政府批准设立，2003年全面启动建设。经过十余年的开发建设，赣榆经济开发区快速发展，基础设施建设、招商引资、出口创汇和经济增长等方面都有了长足的进步，已建设成赣榆开放型经济的聚集区、高新技术产业的密集区、经济发展的新增长区和现代化的新城区。赣榆经济开发区档案工作也随着开发区建设的发展得到了相应的发展，已经形成了良好的发展态势。在企业档案管理上，主要从区属企业档案和区内企业档案着手，其中区属企业共35家，区内企业369家。引进项目企业入驻开发区后，管委会及时为入区企业开展档案管理工作提供策划、指导、培训，建立档案管理体系，全面加强开发区档案管理工作。进入新时期，赣榆经济开发区企业档案管理工作面临新的挑战与机遇，如何提升其管理工作是值得深思的问题。

一、赣榆开发区企业档案管理的发展概况

（一）洽谈企业的建档

2006年，赣榆经济开发区引进劲美文仪家具、神舟二期、安彩新能源、新成标准件等数个亿元以上项目。企业入驻开发区的第一步是与管委会签订合同，当档案室收到办公室转交的合同，及时为该企业设档案盒，并且与企业服务中心联系，收集有关该企业的营业执照，公司章程，法人身份证复印件，发改委立项批文等基础性的资料。如今年新签订的劲美文仪家具，目前入档材料已经有三十多件，包括管委会、捷成与北京劲美签订的合同，平面图，地块费用情况表，营业执照正副本，连云港劲美文仪家具制造有限公司产业园项目备案通知书等重要材料。随后，劲美家具又另外注册了劲美智能家居，档案室又另建档案盒，存放有关该企业的档案资料，这样做的目的都是为了便于以后档案的查找。

（二）在建企业的跟踪建档

2017年，赣榆开发区在建的项目主要有欧翔光伏农业科技园、安彩新能源、中小企业园配套项目。欧翔新能源项目于今年4月开工建设，在不足2个月时间内，建成10万平方米光伏大棚，并于6月30日实现并网发电，全部工程在2017年8月完工，档案室及时收集图片、图纸、工程报价、预算、竞标、验收、招工、投产等相关材料，这也为下一步争取省光伏扶贫工程建设政策提供相关依据，同时为企业保留第一手资料。

（三）企业档案变更记录

赣榆开发区共有400多家企业，经常会有企业进行变更，如负责人更换、地址迁移、机构撤并、职能调整、机构名称更换等，发生这些变化时，档案室会把有关红头文件、证书、会议材料、照片甚至主要媒体的报道及时收集保存下来；又如工程建设中经常会有设计变更，这种设计变更直接关系到项目投资、工程质量和功能变化等，十分重要，也是要重点收集的内容。如，今年的东霞实业就进行了注册地址的变更。

（四）企业合同的整理

在现有的永乐档案一体化软件之外，赣榆开发区管委会又为开发区配备了专门的合同管理软件，将所有与企业签订的合同全部汇总在内，包括合同签订的甲乙双方，签订的时间、合同的主要内容，主要是完成合同的履约提醒，如阶段性的付款、税收征缴以及合同到期提醒。到期的付款合同应明确支付方式及付款时间，并制定《合同履约提醒表》，交予领导，然后由财务部及时催款。该软件的利用进一步规范合同文档管理工作，提高了合同管理水平，逐步实现开发区合同管理工作的规范化、制度化、科学化。

二、赣榆开发区企业档案管理提升的必要性

（一）加强开发区档案工作,符合开发区建立完善的“小政府、大社会、大服务”新体制的需要

根据开发区的特点，建立起一个新型的经济区域档案工作体系，为开发建设和社会发展各方面工作提供服务，有利于完善开发区社会支撑服务体系，改善开发区投资环境，促进开发区经济繁荣和社会事业发展。

（二）加强开发区档案工作，符合档案工作的发展规律

长期的档案工作实践中，有这样一条经验，这就是：经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。正是总结了这样一个规律，档案事业才能保持与国民经济和社会事业同步协调发展。开发区档案工作的延伸，是符合这一规律的。

（三）加强开发区档案工作，满足了档案事业改革发展的需要。

开发区是改革的试验田，我们要借开发区这方宝地，创造性地走出一条适应社会主义市场经济体制的档案工作新路子。正是本着这样的目的，才有强大的动力，才有高涨的热情，也才会得到各方面的大力支持，才会得到各地开发区的积极响应。

三、新时期赣榆开发区企业档案管理提升对策

（一）健全档案管理网络，形成完善的工作体系

档案信息化建设是档案室的一项最基础性工作，也是档案工作迈向现代化的必由之路，同时又是档案部门落实科学发展观的重要举措。从2015年开始，开发区档案室根据区档案局的要求，结合开发区的实际情况，把加强档案信息化建设作为档案室中的一项重要工作来抓，目前已经基本上数字化办公，方便、快捷地向社会提供规范、有效的信息服务，确保做到查找、打印档案资料在五分钟之内，大大提高了服务效率。

在赣榆区档案局的指导下，经过了多年的努力，开发区档案工作步入了正规，档案工作日趋规范，健全了档案管理网络。明确一名管委会领导分管档案工作，党政办公室副主任具体负责档案工作。办公室下设档案室，配备了两名专职档案人员。办公室、经发局、财税局、规建局等一办三局也配备了专职档案员，拥有一支相对稳定、素质高、专业性强的档案管理人员队伍，健全了档案管理网络。

（二）理顺管理体系，逐步健全档案管理制度

赣榆经济开发区始终把档案工作放在一个重要的位置，近几年更加重视档案信息化建设，管委会领导审时度势在人力、物力、财力等多方面给予支持，为全区档案信息化建设夯实基础。同时，为全区档案信息化建设提供了制度保障。确保做到资金到位、人员到位、设备到位、场所到位。

为了提高开发区干部职工的档案管理意识，普及档案管理知识，专门组织档案员学习《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》等档案法律法规。结合赣榆经济开发区实际情况，完善档案工作制度,规范档案管理，制定了《赣榆经济开发区档案管理制度》《开发区档案保密制度》《开发区档案利用借阅制度》《档案鉴定销毁和移交制度》等多项规章制度。建立健全开发区档案工作制度，履行对全区档案工作的监督、指导职能，规范和提高档案管理水平。在区档案年检中，开发区年年都获得优秀表彰。

（三）加强档案基础设施建设，夯实档案管理基础

管委会领导的高度重视档案工作，开发区档案办公面积逐年增加。档案库房、办公用房、阅档室“三分开”。目前共购置服务器1台、计算机2台、投影仪2台、交换机1台、显示屏1台、触摸屏1台、刻录机1台、扫描仪1台、打印机1台、复印机1台、计算机自动控制温湿度记录设备1套，以及摄像机、照相机、电视机、录音机等多种硬件设施，极大方便数据传输与资源共享。同时，开发区专门安装了符合国家质量标准的档案密集架30组，档案库房面积达180平方米，整个档案库房使用中央空调、气体灭火系统及温湿度自控系统，并且按照“八防”要求做好档案库房的安全防护工作，从硬件设施上确保了档案的完整与安全。档案室的建成和投入使用，为开发区档案事业可持续发展提供了坚实可靠的保证。

（四）提升软实力，不断加强档案专业人员的综合素质

要不断强化管理队伍素质。档案管理工作归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展，这就要求高度重视开发区档案管理队伍素质的提高。一是培养敬业精神。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功、一孔之见，不断进行档案工作的探索和创新；二是培养独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。在此基础上敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新、有所突破；三是培养求实的科学精神。档案工作者要准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，学习总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。

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